Compte-rendu de la réunion du conseil d'administration

Le samedi 6 juillet 2013

Administrateurs présents : Olivier Avram, Jean-Baptiste Lemaire, Sandrine Bertho, Antoine Rioux, Caroline Olagne-Vieille, David Sineau et Yves Le Blevec.

Administrateurs excusés : Pierre Brasseur, Aymeric Chappellier, Amaury François et Bertrand Delesne.

Personnes invitées : Annabelle Moreau et Sandrine Pelletier

1. Commission qualification

o Processus de suivi des qualifications hors course.

♣Depuis le début de saison, les coureurs qui partent sur leur parcours hors course sont suivis par un administrateur. L’organisation interne à la commission qualification s’affine : calendrier des qualifications en cours partagé entre les administrateurs, accès aux informations…

♣ Il est envisagé (Guide Mini 2014) de demander en plus des éléments déjà remis dans le dossier de qualification, une feuille de route avec évaluation de la météo rencontrée sur le parcours.

♣Certains coureurs prennent l’échange avec l’administrateur comme une demande de validation d’une prise de décision. Les administrateurs ne maternent pas la prise de décision, qui revient au coureur.

o Bilan des dernières qualifications hors course, rapports de mer des avaries survenues en course, en qualification hors course et en convoyage.

♣ Plusieurs coureurs ont perdu leur mini ce début de saison. Le conseil d’administration propose que ces coureurs soient entendus par les administrateurs. Cela permettrait d’avoir les informations directement du coureur en cas de demande des autorités (Affaires Maritimes, FFVoile…) cette rencontre offre également une écoute aux coureurs.

♣ Ces situations survenues cette saison montrent des défaillances, comme le manque d’analyse météo et le manque de connaissance du fonctionnement du CROSS : la demande d’assistance entraine la perte du bateau. 

2. Commission courses

o Bilan Trophée MAP et Fastnet

♣ Trophée MAP : bonne organisation générale, pas de cas particulier si ce n’est l’échouage de Tolga Pamir dans la baie de Douarnenez.

♣ Mini Fastnet : en dehors des conditions météorologiques (annulation du prologue, report du départ), la course a été une réussite. 

L’interdiction de traverser les DST appliquée par Denis est discutable. Imposée par Denis Hugues (directeur de course sur le Mini Fastnet), cette interdiction doit être discutée au sein du conseil d’administration en vue de la Mini Transat (DST du Cap Finisterre). Les instructions de course de la Mini Transat devront préciser les pénalités (mini et maxi) pour éviter les disqualifications.

o Grand Huit

Suite à la dernière réunion du CA, l’organisation a été revue par le Yacht Club de la Grande Motte, organisateur de l'épreuve. S’il y a moins de 12 bateaux inscrits, la course risque d’être annulée. La Classe a mis en œuvre tous les moyens en sa possession pour dynamiser les inscriptions. Sur les cinq inscrits, trois comptent sur la course pour finir leurs qualifications.

o Calendrier 2014

♣  Cas des courses anglaises. Selon le débriefing de David Sineau et les éléments apportés par Keith Willis, le UK Solent manque de visibilité (organisé en même temps que La Trinité Plymouth) et mériterait d’être mis en avant dans le calendrier. 

♣ Organisation des courses en 2014. Du maintient du UK Fastnet dépendra l’organisation des courses UK Solent et la Trinité-Plymouth, et du déplacement de la flotte pendant la saison. D’autres réflexions doivent être menées : dynamique du bassin méditerranéen, intégration des courses ouvertes à plusieurs supports au calendrier officiel. La Société Nautique de La Trinité sur Mer serait très intéressée par l’accueil des minis après la Pornichet Sélect.

Accepter les minis sur des courses multi-support demande une organisation particulière pour l’organisateur (respect du cahier des charges spécifique, contrôles sécurités complexes, …). Ces courses sont des belles vitrines pour montrer les minis. La Classe Mini fait partie des « stars de la course au large », les mini 6.50 ont leur place dans ces courses. La cohérence du calendrier doit être regardée.

Un événement grand public comme l’Armen Race s’adapte très bien aux besoins des minis. Le club organisateur doit être bien conscient des contraintes de l’organisation d’une course mini.

Une grande course en solitaire (comme auparavant le Mini Pavois) pourrait revenir au calendrier. Avant une course A, les coureurs n’ont plus dans leur parcours de qualification une grande course (B) en solitaire qui leur permet de passer plus de deux nuits en mer.

3. Mini Transat

L’organisation se met en place. Le village sera positionné au dessus des pontons.

Les Mini seront amarrés au Port Rhu sur le ponton principal. Le départ sera donné devant le Port du Rosmeur.

L’organisateur Douarnenez Courses est toujours en recherche d’un partenaire titre.

Rencontre avec le conservateur du Musée du Port Rhu : L’exposition sur la Mini-Transat sera inaugurée en début de la période d’accueil.

La marine Nationale mettra a disposition un patrouilleur pour suivre la première étape.

o Administrateur à l’escale de la Mini Transat :l’administrateur représentant la Classe Mini sur l’escale se déplacera en même temps que le jury, soit pour les décisions de jury et la remise des prix de la première étape.

4. Ressources humaines

o Avancement de la commission en charge du recrutement en vue du départ de Sandrine Pelletier

Le CA a débattu et porté au vote différents points relatifs aux ressources humaines. Un compte-rendu spécifique est établi et versé au dossier Ressources Humaines conservé par le Président. Compte tenu des informations confidentielles relatives aux salariés de la Classe, ce compte-rendu n’est pas rendu public.

5. Commission technique

o Rappel d’Olivier Avram sur les prises de décisions. Il est important de garder une vigilance sur les décisions prises, le travail du CA est de définir des principes sans détailler le mode opératoire et la mise en application. La créativité revient aux coureurs. Le CA travaille sur le résultat d’une décision et non sur les moyens de mise en application.

o Précision sur les circuits de pompe électrique de ballasts(suite à la relance de Lucas Montagne et le refus des raccords rapides de la commission technique). La commission technique revoit sa décision en prenant pour principe de s’attacher à l’application des régles sans prendre partie sur le matériel utilisé s’il respecte la règle.

o Bilan des sessions de jauge organisées à Douarnenez. (cf. bilan d’Yves Le Blevec). Les retours de Manu Guédon soulèvent des décalages dans le texte de jauge et dans les OSR. Problème également soulevé concernant les filières arrières. Pour harmoniser, il faudrait une filière haute au niveau des filières arrière. Une mise en application en 2014 est envisagée.

o Test de stabilité obligatoire pour les prototypes inscrits à la Mini Transat. Il y a encore une quinzaine de prototypes inscrits à la Mini Transat qui n’a pas passé le test de stabilité. Les jauges sont possibles jusqu’au 6 septembre (dernière course du calendrier officiel), une session de jauge pourrait être organisée à ce moment-là.

o Jauges en Italie (rapport d’Andrea Caracci, mesureur pour la Classe Mini italienne). Trois prototypes italiens inscrits à la Mini Transat devront être re-jaugés avant le départ de la course le 13 octobre 2013.

Avec le manque d’informations et les disfonctionnements relevés, le conseil d’administration souhaite facturer à la Classe Mini italienne les jauges refaites (150 €). 

Une réflexion sera menée prochainement sur le suivi des jauges effectuées par la Classe Mini italienne, et plus généralement sur le suivi de la Classe. 

o organisation des mesures de tirant d’air sur les bateaux de série. Une valeur est en cours de définition. La marque de jauge doit être respectée pour les bateaux avec un tirant d’air hors jauge, mais les tubes trop grands ne doivent pas être coupés (respect de la fourniture chantier) et une marque de jauge doit être posée.

Le dossier est en stand-bye, une valeur de mesure moyenne poura être transmise en fin de saison aux coureurs comme annoncé lors de l’assemblée générale.

Chantier des futurs bateaux de série. Il est important d’informer les chantiers qui produisent des futurs bateaux de série que le tirant d’air doit être respecté.

Information pour le chantier Structures (en vue de la construction du Pogo3). La commission technique souhaite alerter le chantier de certains points important (réglage safrans, tirants d’air, suivi modifications...). Une réunion sera proposée.

o validation du RG 6.50 comme bateau de série

Le 10ème RG650 a été vendu (chantier en Argentine, finition à Valence en Espagne). Le contact du chantier (Bret Perry) demande si le RG650 peut être validé comme bateau de série avant la Transat. Le dossier administratif demandé dans la jauge série est complet, la commission technique doit le valider.

o validation du Argo 6.50 comme bateau de série

Ce futur bateau de série peut être bateau de série dès la fin des qualifications imposées par la jauge série. 

6. Communication

o Mise en place d’une campagne de relations presse sur les médias outdoor. Nouvelle proposition de l’agence Links Communication. 

Rappels de cette démarche : offrir une visibilité aux adhérents dans leur projet pour les aider dans leur recherche de partenaires (cibler les PME de l’outdoor), et toucher des nouveaux adhérents (profil aventurier).

Le cœur des adhérents est essentiellement orienté vers l’aventure, vers les histoires d’hommes plutôt que sur la performance sportive et l’image médiatique de l’aventure. Une prestation vers ces nouveaux médias serait plus pertinente qu’une prestation « classique » vers une cible connue.

La première proposition reçue par Links était très étoffée, et hors du budget de la Classe Mini. Après discussion, certains points ont été revus, la proposition a été affinée :

- point de stratégie de communication pour le lancement

- mise à jour du dossier de presse
- communiqué de presse adressé à une base de journalistes ciblés
- actions auprès des médias spécialisés aventure / outdoor et plus généraliste si le profil particulier d’un skipper peut intéresser et alerter d’autres cibles. Proposition d’itw spécialisés, rencontres, plateaux télé/radio, navigations à bord…
- continuation pendant la Mini Transat (sujet à revoir).
- Participer à la « Rentrée Links », événement de rencontre avec les medias (prestation gratuite).
Budget : 4900 € HT hors frais annexe

La Classe pourrait commencer par quantifier les retombées média existantes de la Classe Mini (via l’Argus presse par exemple).

Par manque d’éléments convainquant sur la finalité de la mission, le besoin, et le budget très élevé, ce dossier est remis à 2014.

o Suivi de la Transgascogne : l’organisateur met en place une couverture media satisfaisante. Le suivi de la course par la Classe est un poste coûteux en temps (15 jours) et financièrement (frais de déplacement, restauration et hébergement principalement). 

o Stage audiovisuel d’Eliza : mettre en place l’arborescence du dérushage (tri, classement par thématique), puis écriture, puis sélection des rushs pour montage. Le bilan des déplacements de juin et la préparation de la suite du stage seront vus lors d’une réunion.

 

o Site internet : deux possibilités d’évolution : un simple « coup de jeune » ou une évolution plus développée vers l’actualité évènementielle, avec principalement l’intégration d’une fenêtre vidéo, et mise en avant du réseau Twitter/Facebook.

La mise à jour de l’actualité évènementielle est essentiellement sur la page Facebook de la Classe. Le site pourrait rester un site institutionnel, tout en mettant en avant les liens vers les réseaux sociaux. Le conseil d’administration opte pour la première possibilité avec une amélioration de la visibilité des liens vers les pages Twitter et Facebook.

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Prochain CA : les dates de 14 et 28 septembre 2013 sont proposées aux administrateurs.