Compte-rendu de la réunion du conseil d'administration

Le samedi 25 mai 2013

Administrateurs présents : Olivier Avram, Jean-Baptiste Lemaire, Sandrine Bertho, Antoine Rioux, David Sineau, Bertrand Delesne, Amaury François, Pierre Brasseur, Caroline Vieille-Olagne.

Administrateurs excusés : Yves Le Blevec, Aymeric Chappellier

Invité(e)s : Sandrine Pelletier

1. Ressources humaines

Le CA a débattu et porté au vote différents points relatifs aux ressources humaines. Un compte-rendu spécifique est établi et versé au dossier Ressources Humaines conservé par le Président. Compte tenu des informations confidentielles relatives aux salariés de la Classe, ce compte-rendu n’est pas rendu public.

2. Commission technique

- Bilan des jauges avant courses (Demi-Clé 6.50, La Trinité-Plymouth), planning jusqu’à la Mini-Transat, prestation de Manu Guédon (devis, programme)

Les jauges réalisées en début de saison (par Manu Guédon et Joêl Gâté) prennent beaucoup de temps, les conditions météorologiques n’ont pas aidé. Deux personnes sont nécessaires pour réaliser les jauges optimales. Les informations collectées à l’issue des sessions sont saisies dans la base de données des bateaux.

Le protocole de jauge sera amélioré l’année prochaine. Yves Le Blevec, Manu Guédon et Annabelle Moreau travaillent sur son optimisation pour rendre les sessions plus ergonomiques et efficientes.

Remarque : lors des dernières courses, les administrateurs ont constaté que certains bateaux de séries ont encore des safrans réglables en navigation. En 2013 la règle en vigueur dans le Guide Mini doit être respectée (article S-5-b-4 : le réglage de parallélisme ne doit pas être possible en navigation).

Mail envoyé à tous les propriétaires de bateaux de série (et diffusé sur le site de la Classe) :

Rappel de la règle S-5-b-4 : « le réglage de parallélisme ne doit pas être possible en navigation ». La commission technique attire l’attention de l’ensemble des coureurs de la pertinence de cette règle. Nous vous remercions de contrôler que vous ne pouvez pas modifier le parallélisme des safrans en navigation, avec ou sans outils. Des contrôles seront effectués à compter du Trophée Marie Agnès Péron. 

3. Commission qualifications

- Qualifications hors course : demandes de dérogation aux parcours

Rappel des fondamentaux dans les dérogations au parcours type. 

- le parcours fait 1000 milles, 

- il s’effectue en solo, à la voile,

- pas de parcours en flotte,

- contournement de marques identifiées à virer (pas de waypoint), 

- réalisation du parcours défini avant le départ. 

Au fil du temps, on constate que des coureurs demandent une souplesse dans le choix des marques à contourner. La commission de qualification étudie chaque demande, en s’assurant à chaque étude de demande de dérogation, que les fondamentaux ci-dessus soient respectés.

- Organisation du suivi des qualifications hors course : accessibilité des informations, mise en place d’une méthodologie, rappel du fonctionnement administrateur / bureau / coureur

Sandrine Bertho travaille avec Annabelle sur une organisation du suivi des qualifications hors course par les administrateurs :

o mise en ligne (calendrier partagé) des informations, accessibles 24h/24.

o vérification de la disponibilité de l’administrateur.

o suivi jusqu’à la correction.

o Lien avec le Cross ( ?).

Cas des coureurs qui partent avant d’avoir été appelé. C’est un risque pris par le coureur de ne pas être conseillé par un administrateur. L’idée première est qu’un administrateur suive un coureur, pas qu’il « materne » la qualification. Les coureurs peuvent donc partir sans avoir été appelés.

4. Commission courses

Bilan des courses passées

- Demi-Clé 6.50

Globalement, la course se déroule, mais reste fragile dans son organisation. 

La réunion préalable faite avec la Classe devrait peut-être être faite aussi avec un représentant du CNBPP, club de l’arrivée à Pornichet, et un représentant des Minahouets, club du départ à Locmiquélic. La principale crainte pour le CA concerne les arrivées. Et le manque d’anticipation d’une façon générale dans l’organisation lié à une équipe réduite. 

- Pornichet Sélect 6.50

Bilan de l’édition 2013 très positif. Bonne organisation du CNBPP, mise en place de moyens de communication efficaces, accueil des coureurs de qualité, directeur de course professionnel (Mathias Lallemand), couverture média avec un partenariat Ouest France. L’organisateur cherche à améliorer la visibilité de l’épreuve en local.

- La Trinité-Plymouth

Les coureurs étaient ravis de cette course. L’organisateur a montré une réelle motivation dans l’organisation de la course : les bateaux étaient amarrés à proximité de la SNT, des dortoirs étaient proposés aux coureurs, des efforts ont été fait par l’organisateur alors que la course tombait en même temps que le Tour de Belle Île. Bonne convivialité, la Société Nautique de la Trinité sur Mer est contente de la qualité du service de la Classe. 

Quelques remarques : certains coureurs arrivent toujours en retard (la veille du départ) pour finaliser leurs contrôles. Il a été difficile de trouver les informations pendant la course (cartographie difficile à trouver, pas de blog créé pour la course).

La course, créée en 2012 pour monter les bateaux vers Plymouth, ne remplie pas cette fonction. Les minis ne restent pas sur Plymouth pour courir le UK Fastnet comme espéré par la Classe. Le format de cette course correspond néanmoins à l’attente des coureurs (parcours, saison, durée, ambiance).

- UK Solent 6.50

Bel accueil à Lymington, le lieu est agréable. Keith Willis supervise l’organisation (comme pour le UK Fastnet). 9 bateaux au départ répartis sur 4 classements (protos/séries, double/solitaire), constat de résultats qui ne ressemblent pas à une course sportive mais plus à un « joli convoyage ».

- UK Fastnet 6.50

Constat décevant d’un service minimum proposé par le RWYC aux coureurs. 17 bateaux au départ. Aucune organisation chaleureuse, rien de festif. Les frais d’inscription sont très élevés. L’organisateur ne montre pas beaucoup son envie de continuer l’organisation de cette épreuve. La Classe doit-elle continuer à cautionner cette course ?

- Réflexion sur le calendrier 2014

Le maintient des courses anglaises se pose en l’état. Il manquerait peut-être une course à étape comme auparavant l’Open Sail : 3 étapes, 2 escales -dont peut-être une en Angleterre- ou une marque à virer  le long des côtes anglaises. Un parcours qui comprend une transmanche est toujours attrayant pour les coureurs. 

C’est un constat, les petites courses font le plein, les plus grandes ont un peu plus de mal. Il manque des grandes courses (niveau B) en Atlantique. Un débriefing avec Keith Willis, (prestataire dans l’organisation des courses anglaises) permettra de connaître son bilan sur les courses anglaises passées et ses idées pour 2014. 

- courses italiennes

- Bilan des courses : 4 courses ont été organisées par la Classe Mini Italienne. 

- Solo Roma Solo Race : 190 milles en solitaire, 4 protos et 11 séries inscrits. Départ retardé et parcours réduit en raison de la météo défavorable.

- Arcipelago : 185 milles en double. 9 protos et 12 séries inscrits. Conditions météorologiques difficiles.

- Gran Premio Italie (GPI) : 540 milles en double. 13 protos et 15 séries inscrits. Parcours réduit faute de vent.

- San Remo Mini Solo : 230 milles en solitaire. 5 protos et 9 séries inscrits.

- Jauges réalisées en Italie : Andrea Caracci, mesureur pour la Classe Mini en Italie, transmettra un bilan des jauges réalisées sur les courses italiennes. La commission technique va suivre le dossier.

 - Grand Huit 2013

Position du Yacht Club de la Grande Motte pour maintenir l’édition 2013 au calendrier officiel

La course risque d’être annulée par l’organisateur. Suite au déficit constaté en 2012, le CA du club souhaite annuler l’édition 2013. Marine Feuerstein, présidente du Club, essaie de réduire les postes couteux pour maintenir la course.

Cette course est qualificative, inscrite au calendrier Officiel de la Classe et de la FFVoile, c’est la dernière avant la Mini-Transat, certains coureurs comptent s’inscrire pour terminer leur processus de qualification.

Jointe par téléphone, Marine fait part des difficultés rencontrées. Le CA va trouver une solution avec Marine pour que la course puisse être organiser.

- Listes d’attente sur le Trophée Marie-Agnès Péron, le Mini-Fastnet, la Mini-Transat

Les 7 bateaux en liste d’attente sur le Trophée MAP devraient pouvoir être intégrés dans la liste des 80 places, le Winches Club pense qu’il y aura des désistements de dernière minute. Concernant le Mini-Fastnet, il n’y a pas de liste d’attente à ce jour.

- Mini-Transat

La dernière liste publiée montre qu’il y aura des bateaux en liste d’attente une fois tous les quotas remplis. Ce sujet va être rapidement abordé avec Douarnenez Courses.

Précisions sur le Trophée Marie-Agnès Péron : Amaury représentera la Classe sur la période d’accueil de la course. Le Winches Club demande s’il peut poser des cagnards « Mini Transat » sur toute la flotte en vue de la préparation de la banque image de la Mini Transat. Le CA donne son accord.

5. Mini-Transat

 Liste des inscrits au 24 mai 2013, commentaires, estimation de la liste d’attente

A la lecture de la liste des inscrits au 24 mai, la course partira à guichets fermés. Il existe à ce jour une liste d’attente de 14 bateaux. Le deuxième chèque d’inscription (1 500 €) sera encaissé fin juin, il se peut que certains coureurs se désistent avant, ce qui, avec les qualifications de juin, donnera une visibilité encore plus précise de la liste des partants.

- Exposition du Musée : point sur l’avancement des échanges

Une expo sur l’histoire de la Mini-Transat est en préparation par le Port Musée de Douarnenez. Le budget n’étant pas encore bouclé, le principe de cette expo n’est pas encore arrêté. Une réunion de travail aura lieu à l’occasion du Départ du Mini-Fastnet. 

Dossier à suivre

 - Organisation générale

Proposition de réunion de travail avec la Classe en juin. Une réunion de travail avec Douarnenez Courses est prévue le vendredi 21 juin. 

Animations : mise en place doucement, budget limité.

• Pointe-A-Pitre : l’organisation se met tout doucement en place. Il faudra être vigilent sur l’accueil des coureurs. Le coordinateur local devrait être  Loic Baudouin.

• Le volet médical reste à préciser avec Douarnenez Courses. Pour aider le coureur à s’approprier sa pharmacie de bord, Sandrine Bertho soulève l’idée de proposer aux coureurs, lors de l’accueil de la Transgascogne par exemple, des conseils sur la préparation et l’utilisation de la pharmacie (rangements, notation). 

6. Communication

- Kaori : étude de la proposition 2013 

La prestation proposée par l’agence Kaori est basée sur le conseil et la recherche de nouveaux contacts presse, ciblé vers l’outdoor. La proposition reprend bien l’idée première, de faire venir des médias nouveaux qui ne s’intéressent pas encore à la Mini Transat. 

David fait remarquer qu’il n’y a pas d’engagement sur le résultat, mais seulement une proposition de moyens. 

Le conseil d’administration se demande s’il ne serait pas plus pertinent de solliciter une agence spécialiste en Outdoor, qui a déjà le réseau, les contacts…

- Transgascogne 2013 : proposition de suivi de la course par la Classe.

En 2011, Sandrine avait suivi la course sur place (départ, présence à l’escale et aux arrivées). Cette opération demande environ 15 jours de déplacement. Ce suivi ne doit pas être une substitution à l’organisateur, mais un complément qui permet d’assurer le relais de la course sur les réseaux de communication existants.

La Transgascogne est la dernière course qualificative avant la Mini Transat, le dernier entraînement en course, en dehors du service proposé à l’organisateur, il est peut-être pertinent que la Classe soit présente pour communiquer sur la préparation de la Mini Transat.

Ce sujet nécessite d’avantages d’échanges avec l’organisateur afin de connaître ses moyens déjà mis en place.

- Stage Audiovisuel d’Eliza : bilan des premières journées, réunion de travail, assurance matériels personnels, validation des achats

Eliza a commencé son stage lors de la période d’accueil de la Pornichet Sélect, puis sur les arrivées de la course. L’adaptation semble s’être bien passée, Eliza fait preuve d’autonomie et de recherches d’idées de prises de vue.

Une réunion de travail est prévue début juin avec David, son maître de stage, afin de définir les axes de recherches pour les prochaines courses, ceci principalement pour éviter de se disperser. Il faut rassurer Eliza sur les objectifs à atteindre. 

Idées :

• créer des interviews des coureurs, avec les mêmes questions posées à chacun.

• Interviewer les coureurs hors des lieux habituels (pontons, bateau…) mais choisir leur environnement familier, leur lieu de travail, un lieu qui les décrit au plus près.

• Faire parler les partenaires,

• Réaliser le making-Off de la saison,

Tous ces points doivent permettre de montrer l’aventure humaine de la Mini Transat, raconter les histoires des marins, l’accueil, la convivialité, les spécificités de la Classe Mini. La Classe n’a pas d’archives vidéos à proposer aux coureurs, il faut commencer. La production doit réussir à illustrer la Mini Transat sans filmer la course (la mise en chantier, la préparation du coureur, les histoires… ).

Site internet : proposition de refonte de la page d’accueil

Le site internet de la Classe Mini a une vocation d’information institutionnelle. Mis en place en 2008, le site nécessite à minima un rafraîchissement, voir une refonte de sa vocation première. Quel développement est souhaité : institutionnel ou dynamique/évènementiel ? Le webmaster Azimut a proposé un devis pour une mise à jour simplifié et fera une proposition financière sur une version plus développée de la page d’accueil (espace vidéos, réseaux sociaux…). 

7. Bureau

- Locaux : réflexion sur un déménagement, synthèse des propositions

Le bail actuel est un bail précaire. La Classe Mini n’a aucune garantie quand à son maintient dans ces locaux pour les années à venir. La Classe peut anticiper un déménagement, ou attendre de recevoir un préavis de départ. Les propositions de loyers faites par les deux entreprises privées représentent une dépense trop élevée pour le budget de la Classe Mini. La troisième proposition, faite par Lorient Grand Large (et suivie par Lorient Agglomération) correspond d’avantages aux moyens et besoins de la Classe Mini. Des précisions sont demandées pour affiner la délibération du conseil d’administration.

-------------------------

Prochaine réunion du conseil d’administration : date en cours de validation.