Compte-rendu de la réunion du conseil d'administration

Le samedi 12 janvier 2013

Administrateurs présents : Olivier Avram, Jean-Baptiste Lemaire, Bertrand Delesne, Yves Le Blevec,  Amaury François, Sandrine Bertho, Aymeric Chappellier, Antoine Rioux et Caroline Vieille-Olagne.
Administrateurs excusés : Pierre Brasseur et David Sineau
Invité(e)s : Annabelle Moreau et Sandrine Pelletier
Commission Communication

-    présentation des projets 2013

1 - communication de la Classe sur les courses de la saison. Cette prestation, mise en place depuis 2010 doit continuer pendant la saison, peut-être à développer vers plus de supports vidéo, qui sont appréciés par les coureurs et la communauté.

2 - évolution du site internet. Le site internet de la Classe a plus de 4 ans, il devrait évoluer (amélioration de la hiérarchisation des informations en première page, mise en avant de l’actualité des courses...). Une étude sera faite avec le webmaster Azimut. Des conseils extérieurs seront également demandés afin de préciser le projet.

3 – amélioration de la « ligne éditoriale » des Classe Mini Info (CMI). Les CMI sont rédigés sur une tonalité linéaire, les informations sont très souvent formelles. Réglementation, obligations et dates à retenir sont souvent au sommaire. Un travail de rédaction par rubriques (thèmes) devrait aider à alléger l’information et permettre une lecture plus agréable. L’intervention d’administrateurs dans la rédaction de certains sujets (explication d’une décision prise, d’une réflexion en cours au sein du CA,...) devrait aider à rapprocher les liens entre administrateurs et coureurs. Dossier à suivre en commission communication.

4 - communication de la Classe sur la Mini-Transat 2013. Réflexion à lancer en commission communication.

-    prestation Kaori 2012, projets 2013

Un débriefing avec Catherine Ecarlat (notre prestataire pour Kaori) est prévu début 2013.

Quelles actions et prestations extérieures en communication en 2013 ?

-    Etre plus exigeant sur les souhaits de la Classe,
-    Une prestation extérieure peut être utile en cas de communication de crise par exemple.
L’ensemble de ces points sera développé en commission communication.

Commission qualification
-    Demande de la Classe Mini Italienne de modification de l’article R- 8-b-2
« Tout coureur se qualifiant uniquement sur le circuit italien doit avoir fini au moins une épreuve de plus de 200 milles du circuit de la Classe Mini française sur le bateau inscrit » (à une épreuve de niveau A). La Classe italienne estime que cette règle pénalise les coureurs italiens.
Cette règle a été mise en place pour préparer les coureurs (dossier administratif, jauge, conseil,...) avant leur départ sur une course A. La Classe Mini pourrait se déplacer sur l’une des courses du calendrier italien, permettant ainsi de préparer les dossiers administratifs, jauger les bateaux, et répondre aux questions des coureurs.
La modification du règlement n’étant pas possible une année de Mini-Transat, un nouveau texte sera proposé à la Classe italienne pour une mise en application en 2014.

-    Point sur les dossiers de qualification hors-course en cours de correction
Certains dossiers demandent des contre corrections, voir une étude en commission qualification.

-    Proposition de nouvelle « fiche info qualif »Le formulaire « fiche info qualif » que remplissent les coureurs avant leur départ sur un parcours de qualification hors course va être modifié :
-    un coureur qui part sur un parcours hors course devra être membre de la Classe et licencié auprès d’une Fédération de Voile (couverture assurance).
-    Un paragraphe sur l’engagement personnel est ajouté au formulaire, que le coureur signera.
-    Le formulaire devra arriver au bureau de la Classe à minima une semaine avant le départ du coureur, même si la date de départ peut changer.
-    Un administrateur prendra contact avec le coureur avant son départ (réponses aux questions, conseils...)
Le nouveau formulaire sera mis en application et téléchargeable sur le site de la Classe prochainement.

Guide Mini 2013 Les dernières modifications sont validées, les textes dans leur intégralité (règlements, jauge et jauge série) seront en ligne la semaine prochaine.
La pharmacie indiquée dans le Guide Mini diffère sur quelques éléments, de celle diffusée par l’organisateur de la Mini-Transat. Sandrine Bertho contactera l’organisateur pour que les deux pharmacies soient identiques.

Mini-Transat 2013
-    point sur la dernière liste des inscrits publiée94 dossiers ont été reçus par Douarnenez Courses, c’est un « très bon cru ». Dans la liste publiée, 9 prototypes sont qualifiés, et 39 séries. La liste des bateaux de séries est complète. Avec les places réservées aux étrangers (DCQ Etrangers) et prototypes de l’année (DCQ prototypes), il resterait 21 places en prototypes et 6 places pour les premiers qualifiés quelque soit la catégorie.

-    cas des inscrits en catégorie proto/série (rappel des règles d’usages)

Les bateaux inscrits dans la catégorie « Proto/Série » sont inscrits dans les quotas des bateaux de série, ils correspondent à la jauge série. Si, au départ de la course, leur série n’est toujours pas validée, ils seront alors classés en prototype.

-    point sur l’organisation

Une réunion communication est prévue fin janvier, avec l’ensemble des prestataires (rédaction, photographie, relations presses...)
Si l’organisation se met en place à Arrecife (escale), elle est cependant plus longue à Pointe-A-Pitre. Douarnenez Courses doit se rendre dans les deux villes fin janvier et mi-février.
Une grande exposition sur les minis est prévue au port musée de Douarnenez entre octobre 2013 et juin 2014. L’exposition migrerait ensuite à la Cité de la Voile de Lorient. La Classe va aider l’organisateur dans ses recherches d’informations historiques.
Une réunion de travail avec Douarnenez Courses est envisagée prochainement.

Commission courses
-    Répartition des courses 2013 entre administrateursChaque course est suivie par un ou deux administrateurs.
- Mini-Golfe (La Grande Motte) : Yves Le Blevec / Amaury François
- Demi-Clé (Locmiquélic) : Sandrine Bertho / Antoine Rioux
- Pornichet Sélect (Pornichet) : Jean-Baptiste Lemaire / Olivier Avram
- UK Solent (Lymington) : Bertrand Delesne / David Sineau
- La Trinité – Plymouth (La Trinité sur Mer) : Caroline Olagne-Vieille / Antoine Rioux
- UK Fastnet (Plymouth) : David Sineau
- Trophée Marie-Agnès Péron (Douarnenez) : Aymeric Chappellier / Pierre Brasseur
- Mini Fastnet (Douarnenez) : Pierre Brasseur / Olivier Avram
- Chrono 6.50 (Lorient) : administrateur présent sur place
- Transgascogne (Talmont Saint Hilaire) : Sandrine Bertho / David Sineau
- Le Grand Huit (La Grande Motte) : David Sineau
- Trophée Mini 6.50 (La Rochelle) : Aymeric Chappellier
- Mini-Transat (Douarnenez, Arrécife, Pointe-A-Pitre) : Olivier AVRAM (pool d’administrateurs à mettre en place pendant la période d’accueil)

-    Point sur le calendrier 2013La course au départ de Valence, l’Around Islandes Race (AIR) n’est pas mise en place pour 2013, l’organisateur attend des confirmations. Cette course n’est pas inscrite au calendrier officiel pour le moment.
La Demi-Clé sera la première course du bassin atlantique. Très fréquentée par les coureurs, cette course demande une préparation particulière et un suivi de l’organisation par la Classe. Les administrateurs seront présents lors de la période d’accueil pour la préparation des bateaux et aide à l’organisateur.

-    Positionnement du conseil d’administration sur la course « Petit Chocolat 2014 » et Record SNSM.La course « La Solidaire du Chocolat » 2014 propose un parcours de France au Portugal, accueillant les Mini : le « Petit Chocolat ». Après un entretien pendant le salon nautique avec l’organisateur lors duquel Olivier Avram avait précisé que la Classe n’était pas favorable à cette invitation, le conseil d’administration s’est positionné officiellement.
Pour des raisons de qualification, de calendrier et d’encadrement (organisation du convoyage retour), le conseil d’administration émet un avis défavorable à l’accueil des Mini sur le « Petit Chocolat ». Le format de cette épreuve et ses dates ne correspondent pas aux exigences du calendrier Mini. L’information sera officiellement transmise à l’organisateur, il lui sera également demandé de mettre à jour le site internet de la course.

L’organisateur du Records SNSM souhaite accueillir les mini pour l’édition 2014 et propose la création d’un parcours spécifique. Le conseil d’administration trouve intéressante l’inscription au calendrier officielle d’une course ouverte à toutes les classes de course au large. Une étude sera menée au second semestre lors de l’établissement du calendrier 2014 pour envisager l’intégration d’une course multi séries dans son calendrier, sans porter préjudice aux épreuves et aux organisateurs du circuit mini. Il faudra par ailleurs que l’organisateur soit en capacité de répondre au cahier des charges.

- documents contractuels avec les organisateursLa dernière mise à jour des documents envoyés chaque année aux organisateurs de courses officielles (cahiers des charges et convention de partenariat) date. La commission course va étudier une éventuelle mise à jour pour les éditions 2013.

Commission technique

-    Question en cours :

Équipement autorisé

Pour faciliter la lecture du règlement et son interprétation, les deux règles fondamentales de limitation d’équipements (communication et cartographie) ont été reformulées.
Le wifi peut être utilisé comme liaison entre appareil du bord mais pas vers l’extérieur. A contrario le CA a précisé l’interdiction de tout appareil pouvant recevoir une carte Sim, synonyme de possibilité de communication vers l’extérieur.

Visite de chantier

Visite du chantier de fabrication des Argo en décembre. Suite à la visite du chantier par Yves Le Blevec, il est important et urgent de prendre contact avec les coureurs qui ont fait l’acquisition d’un Argo 6.50 afin de les conseiller sur les travaux réalisables par eux-mêmes et ceux qui doivent faire l’objet d’une action du chantier.

Nouvel afficheur nke

Après renseignement auprès du fournisseur, il semblerait que la page d’aide à la navigation ne puisse être activée que par une action d’un technicien nke. Antoine Rioux prend contact avec nke.

-    plombage (solide) des radeaux de survieSuite au constat d’un coureur, certains radeaux sont plombés avec du fil trop solide pour permettre l’extraction d’urgence du radeau. Pour éviter toute situation catastrophique, il convient de choisir un fil de plombage adapté, suffisamment solide pour résister à la corrosion, mais pas trop pour permettre la sortie du radeau.
La Classe va référencer un fil de plombage pour les radeaux de survie et communiquera l’information aux organisateurs et jaugeurs d’épreuves.

-    point sur les dernières jauges séries et mise en place des prochains tests.Les sessions de jauges commencées fin 2012 continuent en 2013. Elles auront lieu avant les périodes d’accueil des courses, sur le lieu de départ de courses, mais aussi là où sont regroupés les minis en dehors des périodes de courses (Lorient, La Grande Motte,...). 
Le conseil d’administration souhaite que les coureurs se manifestent pour faire jauger leur bateau une fois que celui-ci est prêt, et de préférable lorsque plusieurs minis sont disponibles. Pour des raisons financières et de disponibilités des mesureurs bénévoles, les jauges doivent être groupées sur un minimum de temps.
Les tirants d’air des bateaux contrôlés non conforme doivent être mis en conformité avec la jauge en vigueur. Dans le cas des Nacira (tirant d’air non conforme), la trompette présente à l’avant du mât doit être descendue de 6cm sur certains bateaux (butée de la drisse de spi), de manière à être à la hauteur maximale autorisée. En plus de cette modification, une marque de jauge clairement identifiable devra être apposée autour du mât (par un mesureur ou administrateur de la Classe). Deux solutions sont possibles :
-    pose d’un pontet pour la Grand Voile (par le coureur) : faisable sur un mât de prototype, plus délicat sur un bateau de série, qui ne doit pas être modifié après la livraison du chantier.
-    Contrôle visuel par les mesureurs / administrateurs avant les départs de course.
Il est difficile de contrôler tous les minis qui courent sur une saison, cependant, tous les bateaux qui partent sur la Mini-Transat 2013 devront avoir satisfait au contrôle du cadre de jauge (à minima).
Le cadre de jauge utilisé depuis de nombreuses années commence à montrer des signes de fatigue. Une réflexion sur son remplacement est lancée.

Comment saisir les informations de jauge de manière optimale ? Est-ce que l’usage d’une tablette pour entrer les informations mesurées sur un mini lors d’une session de jauge améliorerait l’efficacité de la saisie ? L’usage d’une tablette aurait du sens s’il est couplé à une connexion 3G pour envoyer les informations sur la base de données des bateaux dans le même temps. Cela évite le délai parfois très long entre la saisie papier et la saisie informatique, voir la retranscription entres plusieurs personnes (mesureur et secrétariat). La réflexion est en cours.

Le formulaire de saisie des informations collectées lors d’une jauge partielle pourrait aussi être simplifié.
Suivie des non conformités : après une jauge, les non-conformités relevées apparaissent dans la base de données du bateau, accessibles au skipper et au secrétariat. Un suivi plus assidu permettrait de signaler toute non-conformité non régularisée et éviterait des oublis. Une liste lors de chaque préparation de course pourrait aider à améliorer le suivi.

Pour organiser les sessions de jauge hors période de course, Yves Le Blevec souhaite contacter les entraineurs, ils sont le contact idéal pour regrouper les coureurs. Une communication sur ces créneaux de jauge sera également mise en place.

-    Jauges à prévoir pour la saison 2013Jauges des prototypes (tous avant la Mini-Transat) et jauge des nouveaux prototypes.
Jauges des nouveaux bateaux de séries et contrôles des séries naviguant.
Il y aura beaucoup de travail de contrôle des bateaux cette année. Les administrateurs devront se rendre disponibles pour aider les mesureurs. D’autres solutions peuvent être envisagées pour la réalisation de ces contrôles. La réflexion est en cours.
Les jauges à réaliser lors des périodes d’accueil des courses seront organisées dès la parution des listes d’inscrits (dates, lieux, besoins).

BureauLes contrats téléphoniques des lignes fixe et mobiles ont été modifiés.
Plusieurs dossiers sont en cours :
-    charte administrative de fonctionnement de la Classe (administrateurs  salariées) à finaliser.
-    Partenariat véhicule à étudier.
-    Offre de stage orienté vers la production vidéo sur la saison 2013 à préparer.
-    Contrats de travail des salariées à mettre à jour.
-    Mise en application du temps partiel de travail de Sandrine.
-    Formation sur le logiciel CIEL pour Annabelle.
-    Entretiens annuels du bureau avec Annabelle et Sandrine.

Bilan de la soirée annuelle de la Classe à Paris
Bilan financier : perte de 1100 €. Ce déficit était envisagé, et est « normal » une année sans Mini-Transat.
Pour 2013, la soirée devra être envisagée à une autre date, la majeure partie des coureurs de la Mini Transat 2013 ne devrait pas être rentrée en métropole le premier week-end du salon nautique de Paris.

Date de la prochaine réunion du conseil d’administration : samedi 23 février 2013, à Lorient.