Compte-rendu de la réunion du conseil d'administration

Le vendredi 7 décembre 2012

Administrateurs présents : Olivier Avram, Caroline Vieille-Olagne, Yves Ravot, Vincent Barnaud, Sandrine Bertho, Yves Le Blevec, Bertrand Delesne, David Sineau, Jean-Baptiste Lemaire et Amaury François.

Administrateurs excusés : Sébastien Stéphant
Invités : Annabelle Moreau et Sandrine Pelletier

1.    Préparation de l’Assemblée Générale
1.1.    Validation du déroulé et timing par Olivier Avram. Le timing est important afin de respecter les rendez-vous après l’assemblée générale au Nautic.

1.2.    Validation de la présentation des comptes 2012 et prévisionnel 2013.  Yves Ravot présente le rapport financier qui sera diffusé lors de l’AG. Le trésorier rappelle qu’il est important de faire attention aux dépenses et ne pas transférer des dépenses exceptionnelles en dépenses courantes.  Le prévisionnel 2013 est présenté avec des recettes revues à la baisse (cotisations et redevances courses).

1.3.    Préparation des réponses aux questions reçues.

1.3.1.    Question de l’association des Nacira sur l’utilisation de barres en carbone à bord des Nacira. Le conseil d’administration souhaite supprimer la présence du carbone sur les bateaux de série. Les éléments d’origine sont acceptés (tableau anexe D du Guide Mini 2013), comme certains équipement précis, listés dans la jauge série (article S-1-l du Guide Mini 2013). Le remplacement d’un équipement d’origine par un élément en carbone n’est pas accepté.

1.3.2.    Question de l’association des Nacira sur l’enduit de quille. L’association propose de diviser la tolérance par deux, soit 5mm au lieu de 10mm afin d’éviter les abus. Le conseil d’administration rappelle que le texte actuel répond aux questionnements, la quille est listée dans les éléments faisant partie de l’intégrité structurelle du bateau, et à ce titre, ne peut être modifiée.

1.4.    Préparation de la présentation sur les modifications de jauge, modifications du guide Mini et campagne de tests de stabilité.1.4.1.    Redressement des bateaux de série : 55kg en tête de mât serait la valeur de redressement imposée pour les nouveaux bateaux construits après le 1er janvier 2013. Une campagne de mesure sera faite premier trimestre 2013 pour établir une valeur  du redressement des bateaux existants, cette valeur sera reportée dans le tableau des spécificités des séries (annexe D) du Guide Mini 2013.

1.4.2.    Contrôle des tirants d’air : Lorsque qu’elle existe, la butée mécanique sera positionnée, au plus haut, à la cote de tirant d’air maxi qui sera dans tous les cas matérialisée par une marque de jauge.

1.5.    Présentation du bilan relatif aux contrats assurances 2012 et perspectives 2013. Caroline Vieille-Olagne, en charge de ce dossier au sein du conseil d'administration, présentera le bilan 2012, et pourra répondre aux questions des coureurs.

1.6.    Administrateurs sortantsOlivier Avram, Sandrine Bertho, David Sineau, Yves Ravot, Vincent Barnaud et Sébastien Stéphant sont en fin de mandat. Ils devront préciser, lors de l’élection des administrateurs pour 2013-2014, s’ils souhaitent se représenter ou pas. Sébastien Stéphant, absent, a fait savoir qu’il ne souhaitait pas se représenter.

2.    Administratif2.1.    Vote relatif au maintien de la cotisation bateauLa cotisation bateau est une cotisation exceptionnelle. Son maintient doit être voté par le conseil d’administration (à la majorité moins une voix), et son montant est voté par les membres lors de l’assemblée générale (dans le rapport financier).
Une réflexion est lancée par le trésorier, sur le « train de vie » de la Classe, sur la faisabilité de supprimer cette cotisation. La cotisation bateau a rapporté 14 000 € en 2012, cette recette n’est pas négligeable dans le bilan financier de la Classe, qui présente un bénéfice d’environ 5000 € (avec une baisse des dépenses salariales).
La Classe Mini peut-elle fonctionner sans cette cotisation ? Faut-il assimiler ce coût pour les membres, à un service rendu ? Cette dépense est-elle excessive dans le budget d’un projet mini ? Le débat au sein du conseil d’administration partage les avis.
Au regard du bilan 2012 et du prévisionnel 2013, il est envisagé de baisser la cotisation bateau 2013.
Vote pour le maintien de la cotisation au même montant (100 €) : 4 POUR / 6 CONTRE
Vote pour une baisse de la cotisation à 50 € : 7 POUR / 3 CONTRELa cotisation bateau 2013 sera proposée au vote des adhérents à 50 € pour 2013.

2.2.    Présentation de la proposition de Yves R. de Charte interneYves Ravot a proposé une charte de fonctionnement interne. Elle précise le fonctionnement du secrétariat, du bureau et de l’ensemble du conseil d’administration, ainsi que l’articulation entre ces entités. La finalisation de ce document sera faite en 2013. Dans un objectif de solidarité et confidentialité, il est important que la charte soit écrite et portée à la connaissance du conseil d’administration et des permanentes.

Quelle est la position du conseil d’administration par rapport au statut d’Yves Le Blevec, administrateur et directeur de course sur la course La Trinité-Plymouth en mai 2013 ? Le conseil d’administration est conscient qu’un administrateur peut très souvent être en position de conflit d’intérêt lors de ses activités personnelles et professionnelles hors Classe Mini. Les cas sont nombreux, il est par conséquent difficile d’interdire à un administrateur une activité en lien avec la Classe Mini.

Vote pour accepter qu’Yves Le Blevec soit directeur de course sur la course La Trinité-Plymouth 2013 : 6 POUR / 2 ABSTENTIONSIl est précisé qu’Yves Le Blevec s’abstient du vote. Il abstiendra également de se positionner sur les sujets concernant la course susmentionnée.

2.3.    Statistiques 2013 (adhérents, bateaux,…)Les statistiques de fréquentation aux courses et des adhérents seront utilisées pour agrémenter les échanges avec les coureurs, les réunions prévues au Nautic et les informations transmises à la presse.

3.    Commission courses3.1.    Bilan SASUne réunion est prévue avec les Sports Nautiques Sablais, organisateur de la course Les Sables – Les Açores – Les Sables. La synthèse des réponses au questionnaire de satisfaction transmis aux coureurs sera également remis à l’organisateur.

4.    Mini Transat

4.1.    Point généralL’organisateur a annoncé à la Classe Mini que le budget minimum pour assurer l’organisation de la Mini-Transat était atteint.
Les prestataires photographe, rédacteur et relations presse ont été retenus sur dossier d’appel d’offres. Une réunion avec la Classe est prévue ce jour au Nautic, elle permettra aux trois prestataires de se présenter à la Classe et inversement, ce sera également l’occasion pour préciser les particularités de la Mini-Transat en matière de communication.

4.2.    Position du CA sur le label « Transat solidaire »L’organisateur souhaite associer la Mini-Transat à un label « Transat Solidaire » en offrant aux coureurs qui soutiennent une association caritative, d’afficher une « vitrine » sur leur collecte de dons, sur le site de la course principalement, par l’intermédiaire d’un organisme collecteur, Alvarum.
Le conseil d’administration n’est pas emballé par ce projet, et ne souhaite pas que la Mini Transat serve de support marketing à des organismes de collecte de fonds. La position du conseil d’administration sera donnée à l’organisateur.

5.    Soirée annuelle5.1.    PréparationLes administrateurs se répartissent la logistique de la soirée (réception des boissons, glaçons, musique, préparation de la péniche et du cocktail de bienvenue...).
5.2.    Surcoût pour conserver la péniche jusqu’à 5h au lieu de 4h dans le contrat.L’heure supplémentaire est validée. La fin de soirée sera en accord avec les premiers transports en commun.

6.    Commission technique   
6.1.    Proposition du chantier FR Nautisme sur le nouvel article s-8 : Suivi homologation proposé dans la jauge 2013. Pour éviter les modifications faites par les coureurs après la livraison du bateau, le contrôle devrait être fait à la sortie du chantier. La précision est ajoutée dans l’article : Article s-8 Suivi Homologation : pour tous les bateaux de série en cours de production, au delà du dixième bateau produit, une unité par dizaine pourra être tirée au sort par la Classe Mini à la sortie du chantier pour une jauge complète.

6.2.     Etude du coût des jauges, quelles solutions pour 2013 ?
Pour aider les administrateurs et jaugeurs de Classe à réaliser les jauges des minis, différentes solutions sont possibles. Faire appel à un prestataire professionnel, solliciter des anciens coureurs avec des compétences techniques et des disponibilités, ou continuer le travail en interne. Une étude sur le coût de ces solutions est menée, elle aidera dans le choix d’une solution.

6.3.    Point sur la visite du chantier ARGO 650Au moins trois mini de la future série ARGO sont produits. Une visite du chantier par la Classe est prévue après le salon nautique. Yves Le Blevec devrait pouvoir se rendre sur place, en Espagne.

7.    Commission qualification7.1.1.    Demande de modification de l’article R-8-b-2 de la Classe Mini italienneLa Classe Mini italienne demande la révision de la règle sur les qualifications des coureurs sur le circuit italien. « article R-8-b-2 : tout coureur se qualifiant entièrement sur le circuit italien doit avoir fini au moins une épreuve de plus de 200 milles du circuit de la Classe Mini française sur le bateau inscrit(...) .» La Classe italienne propose que la Classe française se déplace sur une course du circuit italien pour rencontrer les coureurs inscrits sur la course A de l’année. Si un coureur inscrit à la course A n’est pas présent, alors il devra se rendre sur une course du circuit de la Classe Mini française. Ce serait au choix du coureur.
Le conseil d’administration prend note de cette suggestion et contactera prochainement les représentants de la Classe italienne.

Quelques remarques de la classe italienne suite à son assemblée générale fin novembre :

-    8 coureurs italiens souhaitent participer à la Mini-Transat. Le conseil d’administration se félicite de cette participation.
-    La classe souhaite que les vacations sur les courses A soient également traduites en italien. Le conseil d’administration n’y est pas favorable, les vacations sont déjà en français et anglais.
-    Il a été constaté lors d’un chantier d’hivernage, que le fil utilisé pour plomber certains radeaux était suffisamment solide pour empêcher le radeau d’être extrait de sa trappe. Ce constat pose problème en cas d’urgence d’extraction du radeau de son emplacement. Une attention particulière va être portée sur le choix des fils. L’information sera également transmise aux contrôleurs.

7.2.    DCQ (Dérogation au Calendrier de Qualification) EtrangerLa liste des candidats recevables à une place de DCQ a été publiée sur le site de la classe mini. Il leur revient maintenant de finir leur programme de qualification.

7.3.    Dossiers de qualification hors course en coursL’ensemble des dossiers en cours de correction sera terminé avant les fêtes de fin d’année. Les administrateurs sortants devront terminer leurs corrections rapidement.

7.4.    Demande de modification de l’article R-8-d par un coureur. « les concurrents ayant déjà fini une épreuve du calendrier Mini de plus de 2000 milles comportant au maximum une escale sont dispensés de la partie qualificative définie en R-8-c (parcours) ». Une étape de course A peut-elle valider un parcours hors-course si la course totale n’est pas finie ? Le débat reste ouvert au sein du conseil d’administration. La règle ne peut pas changer en cours « d’année Transat », l’application d’une modification ne serait possible qu’à partir de 2014. La réflexion sur ce sujet est à poursuivre en 2013.

8.    Commission communication8.1.    Organisation du débat au NauticLe débat sur « le rôle de la Classe Mini dans la course au large » aura lieu dimanche 9 décembre au Nautic. Pour organiser au mieux les échanges, Pierre-Yves Laitrou, animateur, va préparer le débat avec les invités.
BSM Productions assurera la sonorisation et l’enregistrement vidéo.

9. Dossiers pour le prochain conseil d’administration
- Fin du bail des locaux de la Classe
- Bourse d’échanges, idée proposée par Lorient Grand Large
- Wiki Mini
- Plan de communication 2013

Prochaine réunion du conseil d’administration : samedi 9 décembre 2012 après l’assemblée générale.