Compte-rendu de la réunion du conseil d'administration

Le samedi 11 février 2012

Administrateurs présents : Olivier Avram, Caroline Vieille-Olagne, Yves Ravot, Vincent Barnaud, Sébastien Stéphant, Amaury François, Bertrand Delesne et Jean-Baptiste Lemaire.

Administrateurs excusés : Sandrine Bertho, Yves Le Blevec et David Sineau.

Invité(e)s : Annabelle Moreau et Sandrine Pelletier.

   

1. GUIDE MINI 2012 : mise à jour en fonction des OSR 2012-2013

Les Règlementations Spécifiques Offshores (RSO) 2012-2013 sont parues début 2012. Version française des OSR éditées par l’ISAF, les RSO comportent les prescriptions de la Fédération Française de Voile.

Modification pour la Classe Mini dans les RSO 2012-2013 : article 4-05-4 sur la couverture anti-feu, qui devient obligatoire (voir article E-10 du Guide Mini 2012).

2. COMMISSION COURSES

a. point sur les documents (avis de course, documents contractuels)

Les avis de course sont envoyés par les organisateurs, validés par la Classe puis mis en ligne. Pas de problèmes particuliers dans les avis de course. 

L’organisateur de la Around Islands Race (AIR) à Valence attend la validation de la Classe pour organiser sa course en solitaire ou double (voir point 2.c). 

Dans les documents contractuels des courses de niveau B, les balises de positionnement ne sont pas mentionnées comme obligatoires. Si la majorité des organisateurs prévoient ces balises pour des raisons évidentes de sécurité et communication, le Yacht Club de la Grande Motte (YCGM), organisateur du Grand Huit, demande des précisions sur cette obligation. Le conseil d’administration recommande au YCGM d’utiliser des balises de positionnement. Dans le cas où le budget ne le permettrait pas, des pointages par bateaux suiveurs devront être fait à chaque marque de parcours.

b. point sur les premiers échanges administrateurs / organisateurs

Chaque administrateur responsable d’une ou plusieurs courses prend contact avec le(s) organisateur(s). Outre la prise de contact personnalisée, ces échanges permettent de soulever des problèmes éventuels qui pourraient apparaître et demanderaient l’avis ou l’intervention de la Classe.

c. point sur les demandes de courses ouvertes au solitaire et au double

Le Grand Huit sera une course ouverte exceptionnellement aux inscriptions en double et en solitaire. Chaque catégorie pourra être classée seulement si au moins cinq bateaux y sont inscrits. Il devra être prévu un transfert des inscriptions sur l’autre catégorie en cas d’inscrits insuffisants La course a lieu fin août, un point sur les inscriptions sera fait en juillet. Les organisateurs sont néanmoins incités à choisir une catégorie unique pour éviter les dispersions.

d. premières listes d’inscription

Année hors Transat, lancement de nouveaux projets, les premières listes d’inscriptions (pas plus de 10 inscrits par course) reflètent un lancement de saison assez mou. Un point sera fait régulièrement pour anticiper les conséquences éventuelles d’une forte baisse de participation.

e. retour cargo 2011 : bilan de Serge Viviand

Le conseil d’administration souligne le beau geste des prestataires du retour par cargo des Minis de la Transat 2011. Daniel Segard (TOLL), Serge Viviand (Logistic Support) et l’ensemble des intervenants ont redistribué aux coureurs qui ont abandonné la course, le montant récupéré sur des dossiers moins coûteux qu’estimés. Un geste qui n’avait rien d’obligatoire mais qui participe au maintient des bonnes relations avec les prestataires extérieurs.

Serge Viviand reprendra contact avec la Classe au printemps pour aborder le retour cargo des minis de la Transat 2013.

f. Transat 2013 : point d’étape

Olivier Avram est en contact permanent avec les acteurs douarnenistes de l’organisation de la Mini-Transat 2013. Conscient que confier l’organisation de la Mini-Transat à un nouvel organisateur demanderait un suivi de près et une aide dans la mise en place les années n-1 et n, le conseil d’administration souhaite être tenu informé régulièrement de l’avancement de l’organisation.

Douarnenez-courses, la structure qui organisera la Mini-Transat, a été créée (avec à sa tête, Olivier Ramoul, ancien président du Winches Club). La première réunion du conseil d’administration de Douarnenez-Courses, s’est tenu vendredi 10 février.

Olivier Avram a rappelé à Olivier Ramoul l’urgence et la pertinence de lancer l’organisation en commençant par choisir un coordinateur général compétent et d’expérience. Une seconde réunion a lieu mercredi 15 février, lors de laquelle la Classe Mini, invitée, va se positionner et imposer des points précis. Représentée par Yves Le Blevec, la Classe rappellera sa ligne directrice et ce qu’elle attend d’un organisateur. 

g. SAS 2012 : point d’étape, quel plan de promotion ?

Le SNS souhaite garder une collaboration étroite avec la Classe Mini et partager les échanges sur l’organisation. Une réunion est prévue début mars aux Sables d’Olonne, principalement pour signer la convention. Cette réunion sera également l’occasion d’échanger sur l’avancement de l’organisation générale. Cependant, le CA ne souhaite pas être impliqué dans d’éventuelles difficultés de financement de l’organisateur, la quote-part de la Classe ne pouvant être une variable d’ajustement.

Des éléments nouveaux pourraient aider l’organisateur dans sa recherche de financements, comme :

- le plan de communication envisagé par la Classe Mini. Pour promouvoir l’événement, la classe va accentuer sa communication pendant la saison et organiser des « instants clés » pour mettre en avant la course.

3. COMMISSION QUALIFICATION

a. SAS 2012 : demandes de dérogations

Une seule demande de dérogation à la qualification en course a été soumise. Le conseil d’administration ne souhaite pas que les dérogations soient anticipées par les coureurs ni commencer à attribuer des dérogations en début de saison. 

De façon générale, attribuer des dérogations avant la saison reviendrait à appauvrir le circuit. Il est cependant important de se demander si la qualification imposée pour participer à cette course n’est pas trop lourde pour les coureurs qui débutent ? Généralement, les nouveaux projets débutent l’année des SAS (après une Mini-Transat). La course ayant lieu fin juillet, le calendrier pour se qualifier sur une saison est court, demandant une disponibilité plus importante. Le conseil d’administration doit prendre en compte ce fait.

Cependant, le conseil d’administration reste vigilant sur l’importance de la qualité du système de qualification demandé, nécessaire pour se lancer sur une course au large comme l’est la SAS. Il n’est pas envisagé de modifier le parcours hors-course de 1000 milles, souvent l’expérience la plus longue que les coureurs aient en solitaire avant une course A. 

Concernant les 1000 milles en course, vu le calendrier proposé en 2012, les coureurs doivent participer à au moins trois courses pour être qualifier. Ce n’est pas beaucoup mais cela peut s’avérer difficile à organiser pour la majorité des coureurs menant une vie professionnelle en parallèle. 

Deux solutions sont possibles : augmenter les parcours de certaines courses pour proposer 1000 milles (avec étape de plus de 500 milles et solitaire) en deux courses, ou, abaisser à 800 milles la qualification en course demandée.

De nombreuses courses ont des parcours installés, avec des temps de référence. Il est difficile de les modifier. Le conseil d’administration décide d’opter pour la seconde solution : abaisser les milles en course, en étant conscient que ce choix n’entame en rien le niveau de préparation des coureurs.

Cette décision est soumise au vote : « A titre exceptionnel pour 2012, la règle de la qualification en course demandée doit-elle évoluer pour participer à la course Les Sables – Les Açores – Les Sables 2012, comme suit : 800 milles en course avec une étape de plus de 500 milles, une course l’année de la SAS 2012 et une course en solitaire ? »

      Pour : 5 Contre : 2 Abstention : 1

Cet assouplissement de la règle sera communiqué rapidement aux adhérents.

b. Parcours de qualification hors course en Méditerranée : mise en place dès 2012.

Le parcours hors course situé en Méditerranée a été modifié (voir Guide Mini 2012). Il est applicable dès 2012.

4. COMMISSION COMMUNICATION

a. Dossier de presse 2012

Le dossier de presse 2012 de la Classe Mini est en ligne sur le site de la Classe, en français et anglais. Cette année, il ne sera pas édité en version papier.

b. Montage vidéo 4’ sur la Transat 2011 par Men’s Up TV

Men’s Up TV, agence qui a réalisé le suivi vidéo de la dernière Transat, propose sur une demande de la Classe, un montage résumé de l’événement sur 4’ pour 1 000 €.

L’idée est attrayante pour promouvoir les évènements et aider les coureurs dans leur recherche de partenaires, mais devant le peu de visibilité financière sur la saison 2012, il est préférable d’attendre le lancement de la saison pour connaître les tendances de participation aux courses (principales recettes de la Classe Mini). De plus, est-ce le rôle de la Classe, alors que des montages certes plus amateurs mais gratuits peuvent peut-être être obtenus ?

c. Collecte de vidéos des coureurs durant la saison

La Classe pourrait disposer de banques d’images vidéo des saisons de courses. Dans un premier temps, il est possible de collecter les images des coureurs. Ensuite, travailler un synopsis et organiser un montage. Un point sera refait à la fin de la saison 2012.

d. Achat d’un appareil photo

Pour les déplacements sur les courses, les petits instants et les grands moments, un appareil photo est nécessaire. Actuellement, Sandrine utilise son appareil photo personnel. Le choix se porte sur un modèle compact étanche à moins de 270 €, validé par le trésorier.

e. Point annuel avec Azimut et révision de l’installation informatique avec A2S Conseils

Comme chaque année, une réunion a lieu avec Azimut, le créateur du site internet et de la base de données de la Classe. Différents points ont été abordés :

- statistiques de fréquentation du site : très bonnes selon le président d’Azimut, Jean-Marie Corteville. Cela est principalement lié à la mise en ligne régulière d’actualités. Le site est vivant et par conséquent toujours en haut des moteurs de recherches.

- Ces statistiques pourraient valoriser les encarts publicitaires présents sur le site. La Classe ne souhaite pas attirer de nouveaux professionnels mais financer la maintenance du site par ses publicités (ce n’est pas le cas aujourd’hui). Les tarifs proposés en 2012 pour faire paraître une publicité pourraient être légèrement augmentés.

- Relooking du site. Le site www.classemini.com a été créé en 2009, il a vieilli, même s’il est toujours efficace. Azimut propose un relooking « à tiroirs » financiers. Le conseil d’administration choisira en fonction des propositions et du budget.

Sauvegarde des données / partage de données. Les données de la Classe ne sont pas archivées de façon pertinente. Le partage des données entre différents ordinateurs (notamment en déplacement) n’est pas non plus des plus efficaces. La société A2S Conseils propose deux solutions, qui seront étudiées dès réception d’une proposition financière.

f. communication de la Classe Mini vers les médias

Depuis 2010, la Classe Mini a développé une communication essentiellement orientée vers la communauté mini, avec un point fort sur le suivi des courses.

La communication vers les médias n’a jamais été un axe développé. Il pourrait l’être un peu plus. Pour cela, un « plan de communication » pourrait dans un premier temps aider à déterminer les axes souhaités. Les contacts vers la presse pourraient être augmentés, pas uniquement au travers d’un communiqué de presse de début de saison. Une prise de contact régulière avec des journalistes (pas uniquement de la presse spécialisée) avant et en dehors des courses permettrait de faire parler des coureurs, des bateaux, des projets et aventures.

Le Challenge Mini, qui aura lieu en septembre 2012 à La Rochelle pourrait être un bon support pour inviter des journalistes à venir découvrir le milieu mini. Avec des régates à la journée, le changement d’équipier est facile, le retour à terre chaque soir facilite les échanges. 

5. COMMISSION TECHNIQUE

a. Bilan de la réunion du 10 février 2012

Une réunion sur la jauge mini s’est tenue vendredi 10 février à Lorient. Des architectes, représentants de chantiers et professionnels des normes et mesures étaient présents pour échanger avec le conseil d’administration sur la jauge mini actuelle et les problèmes qui peuvent être rencontrés.

Différents points ont été abordés :

- norme des bateaux de série : actuellement, il est demandé aux bateaux de série d’être classés en catégorie de conception B. Cette classification n’est plus possible selon la nouvelle norme internationale, les prochains minis construits seront classés C. Ils devront fournir la même attestation que les prototypes justifiant qu’ils sont aptes à affronter des conditions de mer et de vent correspondant à la catégorie de conception B (annexe B du Guide Mini).

- Certains articles du Guide Mini mériteraient une révision. A la lecture de la jauge actuelle, Alexandre Cocheril, responsable de l’Institut pour la Certification et la Normalisation dans le Nautisme (ICNN) fera une proposition de modification.

- Jauge des prototypes à mât basculant,

- Test de jauge actuel des prototypes,

- Voile de quille des bateaux de série,

Bilan : le test à 90° serait à revoir. Le Guide Mini sera à revoir pour vérifier la pertinence de certains articles. Un nouveau protocole de jauge sera proposé, il pourrait résoudre les problèmes de jauge des prototypes à mât basculant. Reste la question de la mise en application de ce protocole. A. Cocheril recontacte la Classe avec des propositions.

b. Questions en cours

- Les radeaux Classe V ne sont plus autorisés à bord des minis dès 2012. Seuls les radeaux répondant à la norme ISO 9650-1 sont acceptés. 

Il semble que ces radeaux, en conditionnement plus gros que les Classe V, ne passent pas par les trappes de survie de certains minis.

Ce nouveau radeau n’est imposé que sur les courses de catégories OSR 1 et 2, (soit les courses mini A et B), il pourra être accepté une certaine tolérance sur les classe V pour les premières courses C de la saison. 

Les sorties de radeau seront vérifiées avant chaque départ de course.

- Les certificats de conformité à la jauge sont obligatoires à bord des minis. A prévoir dès la première course

- Avoir une traçabilité des changements effectués sur un mini (principalement des travaux sur les prototypes) est important, pour le suivi par la Classe et lors d’un changement de propriétaire. Un formulaire va être rempli par chaque skipper.

- Jauge des prototypes : à chaque changement de propriétaire, un prototype pourrait repasser à la jauge. Sujet à finaliser.

- Matériel de jauge : le fil à surlier ou fil plastifié est à privilégier au fil acier, plus solide à l’usure.

- Cadre de jauge : organiser son rapatriement sur Lorient, et peut-être prévoir sa découpe pour faciliter son transport.

- Disponibilité pour les premières jauges : les administrateurs devront prévoir des disponibilités sur les premières courses en Atlantique pour les premières jauges et contrôles. Pendant la saison, il faudra également prévoir de la « main d’œuvre ».

6. SECRETARIAT 2012

a. Lancement de la fiche de poste dans les écoles, échéancier de recrutement d’un stagiaire

La fiche de poste pour le stage de « chargé(e) de communication » proposé par la Classe Mini est diffusée. Trois candidatures ont été reçues à ce jour. La date limite de réception des candidatures est fixée au 24 février. La sélection d’un stagiaire pourra être faite avant si les profils sont bons.   

b. Organisation du secrétariat au retour du congé de Sandrine

Sandrine a fait part de son envie d’évoluer à son retour de congé maternité, ce qui pour elle, passait par le fait de quitter la classe. Après plusieurs échanges avec le bureau, une solution au sein de la classe a été trouvée : une réorganisation qui permet une clarification et une évolution des responsabilités et travail à temps partiel.

Le bureau a proposé une réorganisation du travail général, qui prendrait forme rapidement.

7. COMPTABILITE

a. Prévisionnel et point sur les comptes au 1er février 2012

Régulièrement, un point comptable sera fait en comparaison avec l’année 2010 à la même période.

b. Point sur les dépenses et recettes de la soirée parisienne de décembre 2011

Un bilan des dépenses détaillé doit être refait, une ventilation des consommations commandées par rapport aux entrées servira aux préparations futures.

c. Point sur les devis de prestation du volet social de la Classe, choix d’un prestataire

La proposition du Centre Départemental Olympique et Sportif (CDOS) est retenue.

d. Changement de banque

La proposition de la Caisse d’Epargne de Lorient est retenue. Les comptes et le paiement en ligne seront transférés de la Caisse d’Epargne de Lille à celle de Lorient.

e. Validation de la rémunération du stage

La rémunération du stage se fera sur la base obligatoire conventionnée, avec des tickets restaurants. Une prime pourra être versée en fin de stage.

8. CLASSEMINI ITALIENNE

a. Point sur les échanges

Les échanges avec la Classe Mini Italienne sont principalement liés à l’application de la nouvelle règle de qualification des coureurs italiens.   

b. Mise en place de la nouvelle règle de qualification en course pour les coureurs qui ne se qualifieraient qu’en Méditerranée

Il peut arriver que des coureurs ne se qualifient pour une course A que sur le circuit de  la classe italienne. Ces coureurs ne sont pas connus de la Classe Mini Française (préparation du dossier administratif, jauge du bateau). Pour palier à ces inconvénients, un article sera ajouté dans le Guide Mini : 

« Article R-8-b-2 : Tout coureur se qualifiant entièrement sur le circuit italien doit avoir fini au moins une épreuve de plus de 200 milles du circuit de la Classe Mini Française sur le bateau inscrit. La date de cette épreuve n’est pas prise en compte dans la chronologie de l’ordre d’inscription. »

9. QUESTIONS DIVERSES

a. « loterie coureurs ? » : en début de saison pour lors de la remise des prix du classement Classe Mini

Une loterie pourrait être organisée en début de saison pour dynamiser le circuit, inciter les coureurs à s’inscrire... Par exemple, mi-avril à l’occasion de la première course Atlantique, un tirage au sort pourrait avoir lieu parmi les 30 premiers inscrits à la course Les Sables – Les Açores – Les Sables pour gagner une décoration de coque complète.    

b. Organisation d’un ralliement des minis de Douarnenez à Lorient après la remise des prix du Mini Fastnet

L’idée d’organiser un ralliement des Minis après la remise des prix du Mini-Fastnet, vers Lorient (convoyage habituel de nombreux minis vers leur port d’attache) avait été abordée lors du salon nautique avec Lorient Grand Large, organisateur de l’étape lorientaise de la Volvo Ocean Race (VOR), fin juin. L’arrivée de ce ralliement se ferait pendant la VOR. Dynamique pour le port lorientais, et attrayant pour les minis, cette organisation pourrait par ailleurs attirer des coureurs pour participer à la Chrono 6,50 le week-end suivant à Lorient. Le départ de ce ralliement pourrait être donné le lendemain de la remise des prix du Mini-Fastnet.

Dates des prochaines réunions du conseil d’administration : le 24 mars et le 28 avril 2012.