Compte-rendu de la réunion du conseil d'administration

Le samedi 7 janvier 2012

Administrateurs présents : Olivier Avram, Caroline Vieille-Olagne, Yves Ravot, Vincent Barnaud, Sandrine Bertho, Yves Le Blevec, Sébastien Stéphant, Bertrand Delesne et Jean-Baptiste Lemaire.

Administrateurs excusés : Amaury François et David Sineau.

Invitée : Sandrine Pelletier

GENERALITES SUR LE FONCTIONNEMENT DE LA CLASSE MINI

Rappel pour les nouveaux administrateurs du fonctionnement de la Classe et du conseil d’administration.

Olivier Avram, en tant que Président, rappelle les règles de base qui régissent le fonctionnement du conseil d’administration et l’obligation de confidentialité liée aux dossiers traités. Egalement, il est rappelé aux administrateurs que les choix pris au sein du CA doivent être véhiculés de façon collégiale vers l’extérieur, même si les avis personnels de chacun peuvent être différents.

Les échanges entre deux réunions se font principalement par mail, il est important de garder une nomenclature dans les intitulés des échanges. La liste des destinataires d’un mail doit être vérifiée afin d’éviter des erreurs d’aiguillage.

Organisation du secrétariat : évolution du rôle du secrétariat, organisation 2012 pendant le congé maternité de Sandrine.

Sandrine sera absente 4 mois d’avril à juillet. Le remplacement doit être préparé prochainement. Le profil, la mission et le type de contrat devront être déterminés.

Evolution du secrétariat : les rôles et missions de chacune des deux salariées sont amenés à évoluer. Le bureau de la Classe va rencontrer Annabelle et Sandrine pour définir ensemble une nouvelle organisation du travail.

Gestion : mise en place d’un prévisionnel 2012, sous-traitance de la comptabilité et du volet social

Yves Ravot est le nouveau trésorier de la Classe. Il reprend le travail effectué par Caroline Vieille-Olagne en 2011.

Un premier prévisionnel est proposé. Il sera plus précis lorsque le coût du remplacement du poste de Sandrine sera chiffré. 

La Classe travaille depuis de nombreuses années avec un comptable bénévole, Gilles Bernon. Il gère la validation des comptes, les salaires et le volet social. Ces deux derniers points peuvent devenir complexes. Il est envisagé de sous-traiter la réalisation des bulletins de paie et la gestion des charges sociales, avec les extras qui peuvent exister : arrêt de travail, modification d’un contrat de travail, embauche… Trois prestataires sont évoqués : un cabinet comptable, le CDOS du Morbihan et une prestataire indépendante. Cette dernière sera contactée pour un devis. Le cabinet comptable est écarté.

COMMISSION COURSES

Rôle de l’administrateur référant sur une course du calendrier officiel.

Chaque administrateur prend en charge le suivi d’une ou plusieurs courses pendant la saison. De la relecture de l’avis de course en début d’année à sa présence pendant la période d’accueil, la relation avec l’organisateur est importante.

Répartition des courses 2012 entre administrateurs

Mini Golfe (La Grande Motte) : Yves Le Blevec

Demi-Clé (Locmiquélic) : David Sineau / Sandrine Bertho

Pornichet Sélect 6.50 : Olivier Avram / Yves Ravot

La Trinité – Plymouth : Vincent Barnaud / Caroline Vieille-Olagne

UK Solent 6.50 : Yves Ravot

UK Fastnet 6.50 : Vincent Barnaud

Trophée Marie-Agnès Péron : Bertrand Delesne / Jean-Baptiste Lemaire

Mini Fastnet : Sandrine Bertho / Amaury François

Les Sables – Les Açores – Les Sables : Olivier Avram / Yves Le Blevec (Sandrine Bertho, Caroline Vieille-Olagne et Sébastien Stéphant)

Le Grand Huit : David Sineau / Amaury François

Trophée Mini 6.50 : Olivier Avram

Valencia Mini Event : Yves Le Blevec / Sandrine Bertho

Mini Barcelona : Yves Ravot / Vincent Barnaud

Transat 2013 : mise en place d’un groupe de travail pour accompagner le nouvel organisateur.

Douarnenez-Courses est la structure qui organisera la Mini-Transat 2013. Pour l’accompagner, la Classe Mini va créer une commission de travail qui suivra et aiguillera l’avancement du projet. 

Le groupe de travail sera précisé avec l’avancement du dossier. Olivier Avram sera le porte-parole du conseil d’administration auprès de Douarnenez-Courses. 

Une première réunion avec l’ensemble des acteurs du projet est prévue fin janvier.

Les Sables – Les Açores – Les Sables 2012

La Classe sera présente dans le suivi de l’organisation de la course dès maintenant. Sans prendre part aux décisions ni à l’organisation, la Classe accompagnera l’organisateur. L’organigramme a changé par rapport aux éditions précédentes, le président du club organisateur souhaite une présence de la Classe dans l’avancement du projet. Le suivi sera quasi semblable à celui de la Transat 2013.

Une promotion de la course est à mettre en place (vers les adhérents et vers l’extérieur). Il peut être intéressant de préparer un plan de communication avec des interviews d’anciens coureurs par exemple. La communication doit se faire sur la qualité de la course plus que sur la quantité de coureurs au départ. Cette course ne doit pas être comparée à une Transat, il est important de mettre en avant l’apprentissage du large, l’ambiance de l’accueil, la découverte de l’archipel, l’aventure. Dès que l’orientation choisie par l’organisateur pour la communication sera définie, la Classe pourra proposer une aide dans ce domaine. 

Une réunion avec l’organisateur est à prévoir prochainement.

TRANSAT 2011

Questionnaire de satisfaction – premiers retours

Un questionnaire de satisfaction a été envoyé aux coureurs mi-décembre. Son objectif est de recueillir les avis pour améliorer les éditions suivantes. Avec 33 retours, les réponses doivent être prises en compte avec vigilance (c’est moins de 50 % des coureurs).

Un dépouillement complet sera fait courant janvier. Le résultat de ce questionnaire restera confidentiel.

Abandons

La Transat 2011 compte plus d’abandons que les éditions précédentes. La course a rencontré des conditions météorologiques difficiles. 

Site internet de la course

Le site officiel de la course a été fermé rapidement après la remise des prix début décembre. Les coureurs ont vivement réagi auprès de l’organisateur GPO, lui demandant de maintenir le site ouvert, sans succès.

La Classe devra être vigilante sur ce point pour les prochaines éditions et exiger dans la convention avec l’organisateur, de maintenir le site ouvert entre deux éditions. 

Bilan presse

Pierrick Garenne, responsable communication de GPO doit fournir prochainement le bilan presse de l’édition 2011. Ce document est une aide pour les coureurs qui lancent un projet.

Film promotionnel

Un montage de 2 minutes est disponible. L’organisateur ne proposera pas de film plus long. 

Nicolas Raynaud nous a transmis une copie du film « Mini Mania ». Avec son accord, il serait possible de l’utiliser pour promouvoir la Classe Mini.

Retour Cargo Transat – proposition de Serge Viviand (Logistic Support)

Serge Viviand, prestataire pour le retour cargo des minis de la Transat 2011 souhaiterait une réunion avec les administrateurs pour réfléchir à une meilleure prestation en 2013 et réduire les coûts. Le dossier est ouvert.

Mutualisation de certains postes entre organisateurs : que fait-on ?

Des postes de dépenses sont communs entre les organisateurs de courses mini (location de balises de positionnement par exemple). Une mutualisation pourrait être intéressante. La Classe Mini mettra les organisateurs en contact, qui s’organiseront s’ils le souhaitent.

Plus généralement, un premier contact entre les organisateurs en début de saison peut être un bon moyen pour créer des échanges.

Assurances : perspectives 2012 et point pour la course Les Sables – Les Açores – Les Sables

Un bilan de la première saison sera fait par le cabinet Caudan & Ludot de Quimperlé. Ce cabinet a proposé pour la première fois en mini, un contrat groupe aux adhérents leur permettant d’assurer leur bateau sur la saison et la Transat s’ils le souhaitaient. Le nombre d’adhésions attendu n’a pas été atteint, un bilan sera fait à la fin du contrat en mars. 

Des cas particuliers sont soulevés, comme la couverture du rapatriement d’un mini lors d’un arrêt de course autre qu’au port d’arrivée (cas des minis arrêtés au Cap Vert lors de la dernière Transat). Un assureur doit-il prendre en charge ce rapatriement ?

Le remboursement de la surprime Transat convenu dans le contrat doit être demandé par l’assuré directement auprès de l’assureur.

En 2012, la course Les Sables – Les Açores – Les Sables est couverte dans la cotisation annuelle – courses en solitaire, elle ne nécessite pas de surprime.

La prime année n+1 pourrait être revue à la baisse en fonction du bilan de l’année n.

Tous ces points seront abordés lors du bilan fin mars.

COMMISSION QUALIFICATION

Evolution du parcours de qualification en Méditerranée

Yves Ravot, en collaboration avec Andrea Caracci (coureur italien) et Marine Feuerstein (Présidente du Yacht Club de la Grande Motte), a revu le parcours de qualification hors course méditerranéen actuel, essentiellement côtier pour répondre aux obligations de la 3ème catégorie, qui ne sont plus en vigueur. Le parcours est une qualification pour les courses dites au large (courses de niveau A), il devrait par conséquent être plus au large.

Parcours proposé : Porquerolles – Minorque – Sud Sardaigne – Elbe – Gorgone – Porquerolles.

Vote pour ce nouveau parcours : 8 pour, 1 abstention. Ce parcours est validé, et mis en application dès 2012.

Mode de correction des dossiers de qualification et mode de décision d’une réponse

Les dossiers de qualification hors course sont corrigés avec une grille standard basée sur des points attribués. Ce système offre l’avantage d’uniformiser les corrections quel que soit le correcteur.

Précision pour la date de fin de qualification officielle : quel que soit le complément à refaire, une date limite de réalisation est donnée au coureur. Si le complément demandé est réalisé avant cette date imposée, la date de fin de qualification officielle reste la date de fin de parcours initial. Si le complément demandé n’est pas réalisé dans ce délai, la date de fin de qualification officielle devient la date de fin de réalisation du complément.

COMMISSION TECHNIQUE

Guide Mini 2012

Le Guide Mini 2012 est en cours de finalisation. Il devrait partir en impression fin janvier.

Quelques précisions :

- Vérifier la traduction anglaise des informations sur les volumes d’insubmersibilité.

- Ajouter les PLB AIS dans l’article E13.

- Duplexeur AIS : l’article E8 est modifié comme suit :

Le transpondeur doit être codé au numéro MMSI du bateau. Son antenne VHF doit être :

       - soit une antenne en tête de mât + duplexeur,

       - soit une antenne indépendante à poste ailleurs que dans le gréement. Cette antenne peut faire office d’antenne de secours telle que définie dans l’article E9.

       Une note dans le Guide Mini peut conseiller à chacun de s’assurer que les prises des deux antennes sont interchangeables et compatibles avec les deux appareils (VHF et AIS)

Evolution des OSR :

- Couverture anti feu : une dérogation va être demandée.

- Balises EPIRB à déclenchement manuel ET automatique : à la demande de Denis Hugues, les balises à déclenchement automatiques sont interdites à bord des minis. Les avis de Denis Hugues et Marc Bouvet vont être demandés.

Bertrand Delesne va faire une étude sur les balises à déclenchement exclusivement manuel. Il est possible que ces EPIRB soient de moins en moins fabriquées, et donc difficile à trouver.

- Formation médicale obligatoire (en plus du PSC1 et du stage ISAF) : il a été demandé à la FFVoile d’exempter les courses mini en 2012. A anticiper pour 2013. Cette formation pourrait être intégrée dans le stage ISAF. Il est décidé d’attendre la réglementation imposée par la FFVoile.

Jauge des minis à mât basculant

Une rencontre a eu lieu avec Alexandre Cocheril (ICNN) au salon nautique de Paris. Expert dans les jauges des bateaux, A. Cocheril pourrait intervenir dans la commission technique pour expliquer les modifications des normes prévues (modification du Guide Mini à prévoir), et expliquer les différentes solutions pour calculer les stabilités des minis ; la définition actuelle de la stabilité d’un mini n’est pas claire. A. Cocheril se propose également pour aider à la définition d’un protocole de jauge des minis avec un mât basculant.

RG 650 : visite du chantier par Sébastien Stéphant en décembre 2011

Sébastien Stéphant a visité le chantier de fabrication du futur bateau de série RG650, situé à Buenos Aires en Argentine (résumé disponible au bureau de la Classe Mini).

Jauge série : qualité des matériaux

De nombreuses avaries sur les bateaux de série (cadènes, safrans et ferrures) ont été constatées lors de la dernière Transat.

Actuellement, les coureurs ne peuvent pas modifier leur mini de série, sauf sur validation du chantier et de la Classe.

Pour palier aux modifications « personnelles » et pour vérifier la qualité des matériaux, un état des lieux va être réalisé sur les Nacira (safrans), Dingo 2 (cadènes) et Pogo 2 (ferrures de safrans).

COMMISSION COMMUNICATION

Forum : quelle intervention des administrateurs ?

Le forum est peu actif, c’est peut-être lié au public mini, peu concerné. Les administrateurs peuvent intervenir s’ils le souhaitent, en leur nom mais pas au nom du conseil d’administration.

Livret / fiches pratiques, espace d’infos sur le site, retour d’expérience d’anciens coureurs…

Un Wiki-Mini pourrait être créé, type wikipédia. Ce « wiki » serait une encyclopédie officielle, alimentée par les coureurs. Non figé, vivant, avec de nombreux liens, cette solution a de nombreux avantages. 

Plan de communication 2012

La communication réalisée par la Classe en 2012 doit être préparée. Les actions menées seront liées au remplacement de Sandrine pendant son congé.

Retour sur l’Assemblée Générale, la soirée parisienne et le salon nautique 2011

L’AG s’est bien déroulé, très interactive, il semble que cette réunion ait plu aux adhérents présents.

Sur le salon nautique, la Classe était accueillie sur le stand de la ville des Sables d’Olonne. 

La soirée organisée par la Classe sur une péniche parisienne a été un succès, à renouveler.

Prochaines réunions du conseil d’administration : samedi 11 février et samedi 24 mars 2012 à Lorient.