Compte-rendu de la réunion du conseil d'administration

Le samedi 19 février 2011

Administrateurs présents : Olivier Avram, Ronan Deshayes, David Sineau, Caroline Vieille, Laurent Bourgues, Sandrine Bertho, Sébastien Stéphant, Yves Le Blevec, Adrien Hardy et Vincent Barnaud.

Administrateur excusé : Yves Ravot

Invitées : Annabelle Moreau et Sandrine Pelletier

1. Transat 2011 :

Comme prévu Olivier Avram, Ronan Deshayes et Sandrine Pelletier ont rencontré Isabelle Magois, Christophe Vieux, Pierrick Garenne (Grand Pavois Organisation) et Denis Hugues (Directeur de Course) fin janvier pour faire un premier point sur l’organisation de la Transat.

Le budget n’est pas encore bouclé, la tendance est à un  budget restreint. GPO ne souhaite pas augmenter le nombre de participants (12 bateaux supplémentaires coûtent environ 14000 euros entre les places de port, les balises et un bateau accompagnateur supplémentaire….). 

Selon les points que nous souhaitions aborder :

- Organisation des bateaux accompagnateurs

o Prévoir un bateau en stand-by pour attendre les retardataires. Cela est très difficile selon Denis car d’expérience un tel bateau se retrouve en dehors du dispositif et perd ainsi toute motivation.

o Présence de clients à bord des bateaux accompagnateurs. La plupart des skippers vivent de l’exploitation de leur bateau, cela semble donc compliqué d’éviter qu’il y ait des clients à bord. Denis nous garantit toutefois qu’il choisit les bateaux selon leur skipper, il voit si cela sera possible de travailler avec eux. Il y a de toute façon obligatoirement à bord un skipper et un second non payant capables de gérer le bateau.

o Communication. Il est difficile d’avoir à bord de chaque bateau accompagnateur un rédacteur de qualité. Par contre, il y aura un correspondant communication par bateau. Pierrick Garenne - GPO - les briefera tous avant le départ.

- Maintien des vacations NAYA (anciennement Monaco Radio) jusqu’aux derniers jours : 

o Denis semble avoir entendu ce souhait et assurera une vacation radio jusqu’à la fermeture de la ligne. Une veille sera assurée pour les suivants, les vacations seront assurées en cas de conditions météo dangereuses.

- Communication générale.

o Actuellement, Pierrick n’a pas de budget pour la production audiovisuel. La stratégie de communication est orientée vers les médias nationaux, il souhaite leur fournir des images HD de grande qualité, réalisables qu’avec certains prestataires).  Toutes les arrivées ne seront pas filmées. Cependant, des petites vidéos plus généralistes seront réalisées pour le web. 

o Le site internet sera ouvert en mars. GPO essai de récupérer le nom de domaine www.transat650.org

- Partenariat avec les sponsors des coureurs : GPO a réservé des vedettes pour le départ de la course, prestation proposée ensuite aux partenaires des coureurs. La Classe attire l’attention de GPO sur cette « privatisation » qui peut être très mal perçue (il est très difficile de ne pas passer par GPO pour réserver des places sur ces vedettes). Il convient que cette prestation reste abordable pour les partenaires (mutualisation des coûts entre les petits sponsors).

- Animation des escales et arrivées. Il a été rappelé l’importance de dynamiser ces moments et centrer les coureurs autour d’un lieu commun. La soirée parisienne après la remise des prix sera organisée par la Classe Mini.

2. Appel d’offres Transats 2013 - 2015

Le dossier d’appel d’offre serait disponible à partir de la mi mars. L’information sera communiquée à la presse. 

3. Assurances

Caroline Vieille est en charge de ce dossier. A ce jour, deux assureurs ont des propositions intéressantes pour assurer les minis.  Le montant des primes reste à discuter. L’idée serait de retenir la meilleure offre, celle qui sera adaptée à l’ensemble des adhérents. Mais il n’est pas facile de trouver le bon compromis. Il faut promouvoir une vraie collaboration entre l’assureur et les coureurs afin de pérenniser les contrats. 

Prochaine étape : l’objectif est de sélectionner une offre et la proposer aux coureurs d’ici fin mars. En attendant, les propriétaires dont les contrats arrivent en fin d’échéance peuvent demander une couverture temporaire (avant les courses) auprès d’Axa Quimperlé. 

4. Retour cargo des minis arrivés à Salvador de Bahia

Ce dossier est en cours depuis le début de l’année. Pour répondre à la demande de certains adhérents, la Classe Mini étudie les différentes solutions possibles. Sébastien Stéphant a envoyé la consultation à différents  prestataires. La difficulté consiste à trouver des prestataires capables de proposer une prestation globale intégrant le retour en cargo (fret) ET la logistique (poste le plus important, et très particulier pour transporter des minis). 

5. Dépôt des marques

La Classe Mini a déposé la marque Mini-Transat dans différentes classes, notamment pour le textile, l’organisation évènementielle, la vidéo, la communication.

GPO  a  déjà déposé la marque Transat 6,50 en 2001.

6. Cadeau adhérents

Le classique tee-shirt blanc à manches longues ne sera pas renouvelé en 2011. Un tee-shirt à manches longues est devenu hors budget (augmentation du cours du coton). Le Conseil d’Administration souhaite changer en choisissant un cadeau original.

Prochaine étape : le secrétariat doit faire des demandes de devis pour des rabans (1), des mugs en mélanine (2), des T-shirts rouges à manches courtes (3)

7. Commission communication, suivi des courses Transgascogne, Mini-Fastnet et UK Fastnet

La Classe Mini assure la communication des courses C via les canaux de communication de la Classe. Faut-il proposer le même service sur les courses B ? La prestation réalisée par Sandrine est une dépense pour la Classe. En plus des frais liés aux déplacements, doit s’ajouter le temps alloué à cette mission (présence sur les départs, les arrivées voir les escales). Sans parler de rentabilité, le temps passé hors du bureau doit être optimisé.

L’organisateur de la Transgascogne est favorable au suivi de la course par la Classe. Il prendra en charge les frais d’hébergement et de restauration (les frais de déplacement restent en suspend). Est-ce que le déplacement de Sandrine à l’escale de Ribadéo est nécessaire ? Pour limiter les frais liés au déplacement, un covoiturage peut être envisagé, ou une mutualisation d’un camion avec le matériel pour les coureurs. 

Pour le Mini-Fastnet, le winches club n’est (à priori) pas demandeur d’une prestation particulière. Le Mini Fastnet est une course phare du calendrier, il doit être relayé sur les réseaux comme les courses C. 

Nous proposerons à l’organisateur du UK Fastnet une communication à distance. Les frais sont importants (départ et arrivée à Plymouth). Une bonne communication avec le directeur de course avant et pendant la course permettra d’assurer convenablement un relais des informations.

Commission technique

8. Article J-13 : réserves de flottabilité

Adrien expose la synthèse des réponses des architectes (6 réponses sur plus de 20 architectes contactés). Les réponses sont essentiellement basées sur  l’expérience et non sur une étude précise de la flottabilité.

Il est important de distinguer le cas particulier d’un proto envahi, quille pendulée, deux équipiers à bord dont l’un est en mouvement. Ce cas est considéré comme extrême.

 En effet, on estime que la quille pourra toujours être ramenée dans l’axe (les équipiers ne sont pas en mouvement tant que la quille est pendulée). Le bateau quille dans l’axe est stable, 1200 litres sont suffisant dans cette configuration.

Ronan Deshayes propose la solution suivante :
Pour les protos : 1200 litres (900 litres de flottabilité et 400 litres de stabilité – 100 litres peuvent être mis en commun en flottabilité et stabilité)
Pour les séries : 1600 litres (1200 litres de flottabilité et 400 litres de stabilité).

Vote pour les volumes :
1200 litres pour les protos et 1600 litres pour les séries
Contre : 0 Abstention : 0 Pour : unanimité

Tout le monde s’accorde pour définir le volume nécessaire pour les prototypes à 1200 litres car les prototypes sont plus légers et comportent des volumes de mousse non comptabilisés (mousses structurelles et ballasts), et il sera possible de remettre la quille dans l’axe dans la majorité des cas.

Vote pour la répartition des mousses :
Sur les prototypes (900 et 400) : Contre : unanimité. 

Modification de l’article J-13 pour 2011.
Prototypes – retour au texte de 2009 (à vérifier) :
Contre : 0 Abstention : 0 Pour : unanimité

Séries – texte 2010 :
Contre : 0 Abstention : 0 Pour : unanimité

Vote sur la rétroactivité du texte :
Il est difficile de dire que les bateaux sont dangereux tels que et ne pas imposer la solution alors que l’on en a une, mais il est aussi délicat d’imposer une mise en conformité avant le début de la saison qui a lieu dans 15 jours en Méditerranée. De plus, l’expérience nous montre que même avec un volume et une qualité de mousse non conformes, un skipper peut rester en équilibre sur son bateau envahi. Les évènements B et C de la saison étant à portée des secours, il est décidé de voter pour la mise en œuvre de ce nouveau texte pour le départ de la Transat.

Vote pour la mise en application du texte : tous les bateaux devront être en conformité au départ de la Transat (mettre une date réelle).
Vote : Contre : 0 Abstention : 0 Pour : unanimité

Prochaine étape : Annabelle propose la modification des textes pour le Guide Mini 2011 pour validation (semaine 8)

9. Cloisonnement des mousses de stabilité des P2

Le système proposé par l’association Internationale Pogo est validé par le chantier Structure. Cette proposition est en accord avec notre texte, en effet, ces volumes doivent être stratifiés ou cloisonnés mais rien ne dit comment doit être fixée la cloison (article J-13-b-2). Cette règle de cloisonnement pourrait n’être appliquée qu’aux 400 litres supplémentaires. Reprise du texte 2009 : « Ces volumes doivent être fixés de façon à résister à une traction au moins égale à leur flottabilité, quelles que soient l’assiette et la gîte du bateau. Le système de fixation est défini par le maître d'œuvre - architecte et/ou chantier et/ou association de Classe. »  

Prochaines étapes : demander à l’Association Internationale Pogo le mode de fixation exact des cloisons, et modification du Guide Mini 2011

10. Point sur les homologations séries : Pogo 2 US et Nacira

Le chantier du Pogo 2 US, Open Sailing, a envoyé les informations qui nous manquaient. Nous attendons maintenant les informations du chantier Structures pour faire la comparaison. Nacira : le numéro 9 sera jaugé à la fin du mois.

Prochaine étape : le secrétariat doit relancer Erwan Tymen (chantier Structures) pour avoir les informations concernant le P2.

Commission de jauge

11. Point sur les premières sessions de jauge

Une session est prévue entre le 28 février et le 5 mars à Lorient, à l’initiative de 5 skippers lorientais qui souhaitent jauger leur mini avant la saison. Nous souhaitons profiter de cette « répétition générale » pour organiser une réunion avec les trois jaugeurs afin de préparer la saison (saisie des cahiers de jauge, protocole…).

Tout le monde est OK et au courant, il ne s’agit « plus que » de logistique.

Prochaine étape : Annabelle doit organiser la logistique de la semaine, prendre les rendez-vous pour le Nacira n°9 et le bateau de Thibault Reinhart.

12. Point sur les certificats de jauge

L’objectif est de fournir au départ de la Transat, un certificat de jauge de chaque bateau. Annabelle a saisi les informations concernant les prototypes inscrits à ce jour à la Transat (excepté 3 dossiers manquant et d’autres bateaux n’ayant jamais été jaugés…). La saisie des informations des bateaux de séries sera faite dans un second temps.

Prochaine étape : Annabelle doit faire le point sur les différentes informations manquantes pour chaque bateau.

13. Pastilles de jauge : quelle solution technique ?

Pour fiabiliser les points de mesure de jauge (principalement pour les estropes de quille), une « marque-repère » est nécessaire. Laurent Bourgues n’a pas trouvé sur le marché ce à quoi il pensait (pastilles adhésives),  mais a trouvé des « bases serre-fil » (matériel électrique très peu couteux) à coller au sikaflex.

Pour doubler le repère de mesure, des photos des marques pourront être faites. Le numéro du bateau et la date de la prise de vue devront apparaître sur la photo.

Prochaine étape : faire un essai !

14. Protocole de contrôle des séries (notamment les appendices)

Il est difficile de mesurer un profil.
L’idée pour contrôler la quille est de mesurer l’épaisseur et la corde à trois hauteurs différentes. Le protocole mis en place par l’Association Pogo n’est pas valable car ne permet pas de voir si les coureurs diminuent l’épaisseur pour augmenter la corde (à périmètre égal).

Prochaines étapes :

o contacter les différentes associations / constructeurs de tous les bateaux de séries afin de connaître les côtes de leur quille à 3 hauteurs différentes (les mêmes pour tous).

o Trouver un « pied à coulisses » pour vérifier ces mesures.

Vincent  Barnaud continue ce dossier.

Commission courses

15. Point sur les courses du bassin méditerranéen

La Mini-Golfe aura bien lieu début mars s’il y a au moins 10 bateaux inscrits. Vu le peu de bateaux attendu, le YCGM n’a prévu l’hébergement et la restauration que pour une personne de la Classe. 10 bateaux maximum sont prévus sur la Mini-Max. Côté administratif, tout sera fait à distance. Pas de déplacement prévu.

Prochaine étape : Ronan signe la convention proposée par la SNGRPC.

16. Listes des inscrits

Les inscriptions ont commencé. Il n’y a pas foule mais les coureurs s’inscrivent doucement et cela devrait être une belle saison.

17. Répartition des dernières courses

Pour l’instant, chaque course a un administrateur. Tout va bien tant que tout le monde reste disponible.

18. Point sur les signatures

Seule la Transgascogne n’a pas encore renvoyé les documents contractuels

19. Remise des prix obligatoire. Test avec le Winches Club, où en est-on ?

Le Winches Club est d’accord avec l’idée d’une caution demandée aux coureurs pour s’assurer de leur présence à la remise des prix (qui est obligatoire), mais comme nous, souhaite  avant tout inciter les coureurs à venir pour l’aspect festif de la remise des prix. 

Prochaine réunion du Conseil d’Adminsitration : samedi 26 mars 2011