Compte-rendu de la réunion du conseil d'administration

Le samedi 8 janvier 2011

Administrateurs présents : Olivier Avram, Ronan Deshayes, David Sineau, Caroline Vieille, Laurent Bourgues, Sandrine Bertho, Sébastien Stéphant et Yves Ravot.

Administrateurs excusés : Yves Le Blevec, Adrien Hardy et Vincent Barnaud

Invitées : Annabelle Moreau et Sandrine Pelletier

Transat 2011

Un rendez-vous avec GPO est prévu fin janvier. Des points importants doivent être abordés :
- Organisation des bateaux accompagnateurs : comment s’assurer que les derniers bateaux soient attendus ? faut-il un « bateau-balai » ?
- Maintien des vacations NAYA (anciennement Monaco Radio) jusqu’aux derniers jours : 
o Au minimum, des vacations complètes aussi longtemps que la ligne est ouverte,
o Un temps complet raisonnable de maintien des vacations,
o Une procédure d’urgence au-delà en cas de phénomène dangereux.
- Mieux préparer les remises des prix à Madère et à Bahia, pour offrir aux coureurs, partenaires de l'organisation et des coureurs des remises des prix appropriées.
- Bateaux accompagnateurs :
o Inciter les bateaux accompagnateurs à faire des images des coureurs, sans remettre en cause la spécificité de la course en termes de communication. GPO pourrait briefer un « communicant » par bateau accompagnateur.
o Présence de clients à bord des bateaux accompagnateurs. Attention à la dérive commerciale qui incite les skippers à vouloir arriver rapidement et ne pas forcément assurer leur rôle sur la totalité du parcours. 
o Meilleure connaissance des règles de la classe Mini par des bateaux accompagnateurs : préparation d’une charte.
o Nouveau nom du site Internet : charentemaritime-bahia.com. Il est dommage que « Transat650 » n’apparaisse pas dans l’URL du site. Demander à GPO de récupérer transat650.org.
o Période de gratuité du port : lors des dernières éditions, la gratuité ne commençait qu’à l’ouverture de la période d’accueil, ce qui pose un problème pour les personnes qui travaillent et qui ne peuvent convoyer que le week-end. A l'avenir, il sera demandé la gratuité à partir du week-end précédent la période d'accueil pour la Transat, et jusqu'au week-end suivant la remise des prix pour les autres courses du calendrier.

Assurances – Présentation par Caroline Vieille

Un questionnaire a été diffusé aux adhérents. Déjà 30 réponses. Les statistiques sur les « gros sinistres » lors des Transats depuis 2001 sont prises en compte.

 Aujourd’hui il est encore possible de s’assurer pour la saison, mais pas toujours pour les courses en solitaire, et encore moins pour la Transat. Les assureurs se retirent, principalement à cause de la Transat mais aussi statistiquement sur le reste de la saison. Il est maintenant compliqué de trouver une solution en France, sauf si la classe souscrit pour le compte des coureurs en groupe : exclu trop risqué et lourd à gérer pour la classe.

Objectifs : 

o primes modulables selon les bateaux et le programme,
o Entre 500 (hors Transat) et 2000 euros de prime annuelle,
o Avoir des propositions pour mi-février.

Les pistes :
- S’adresser à d’autres marchés : UK, ALL,…
- Objectif : Faut-il rendre obligatoire l’adhésion à la solution qui sera négociée et trouvée par la classe ? A priori non, mais offrir à un assureur d’être LA solution qui sera présentée à tous les adhérents.

Sensibiliser les coureurs à ne pas gonfler la note pour les assureurs en cas de sinistre, et à ne pas prendre des risques qu’ils n’auraient pas pris s’ils n’étaient pas assurés. 

Prochaines étapes : Recueil des propositions des assureurs consultés pour mi-février. Communiquer auprès des adhérents et indiquer le calendrier dans le prochain CMI.

Retour Cargo Transat

Suite aux questions des membres lors de l’Assemblée Générale, il a été décidé de s’assurer que la solution actuelle est la meilleure techniquement et économiquement.

Préparation d’une consultation - cahier des charges, comparaison, et présentation de la meilleure solution :
- Détailler la prestation,
- Bien lister toutes les tâches, en amont, à La Rochelle, chargement, déchargement,
- Piste évoquée par Serge Viviand : que l’organisateur l’intègre avec l’ensemble des problématiques logistiques. On préfère a priori conserver un interlocuteur dédié à cette problématique et de laisser aux coureurs le choix de leur retour,
- Inciter les participants à la Transat à se positionner tôt par rapport au retour cargo.

Prochaines étapes :
- Communication des résultats de cette consultation au début du printemps.
- Sébastien Stéphant connait bien le sujet. Il rejoint le groupe de travail.

Groupe J-13

Adrien Hardy a bien avancé sur le dossier. L’étude de David Raison était très pertinente pour les bateaux de série mais moins adaptée aux protos dans une configuration quille basculée avec 2 équipiers dont un au centre et l’autre se déplaçant.

Dans cette configuration, l’ajout de 400 litres aux 3 points n’a pas été simulé : ce qui affaiblit la décision car aucune garantie que ces 400 litres suffisent.

En premier lieu, il faut déterminer notre objectif pour un mini envahit (plein d’eau) : globalement, le conseil d’administration souhaite que le bateau flotte et permette à au moins un des équipiers de se déplacer pour attraper une amarre.

La prochaine étape consiste à contacter les architectes, en leur expliquant notre objectif en cas d’envahissement du bateau, leur demander ce qu’ils en pensent et voir si cela leur semble cohérent de ne pas prendre en considération le cas de la quille pendulée (estimant qu’il sera toujours possible de remettre une quille pendulaire dans l’axe). Dans ce cas, leur demander une étude avec les 1200 litres de flottabilité quille dans l’axe (on considère alors que les 2 équipiers sont  au centre du bateau le temps de faire la manœuvre pour mettre la quille dans l’axe).

Si au final on reste à 1200 litres, le Conseil d’Administration considère qu’il est toujours pertinent de les séparer en une partie dédiée à l’insubmersibilité, et une autre à la stabilité, donc répartie aux extrémités.

Prochaines étapes : toujours réponse fin janvier, et avec possibilité d’une différenciation des règles entre les protos et les séries.

Chantier Open Sailing (Pogo2) – Compte-rendu de visite de Laurent Bourgues

Suite au changement de chantier du Pogo 2 (désormais conçu par le chantier Open Sailing à Los Angeles – USA), Laurent est allé visiter le chantier en novembre 2010 et ainsi vérifier la validité de la reprise du Pogo 2.

Laurent a relancé le chantier pour avoir la pesée de certaines pièces spécifiques, pas de réponse. 

Ces résultats de pesée représentent la dernière étape pour conclure et définitivement valider le Pogo 2 fabriqué aux USA comme bateau de série. Il sera demandé au chantier d’informer les futurs acquéreurs sur les différences sur ce point par rapport au Pogo 2 construit chez Structure.

Revalorisation des salaires

Ronan Deshayes réalisera un entretien avec Annabelle et Sandrine, avant que le bureau de la Classe ne prenne une décision.

Evaluation charge de travail à remplacer pendant congé maternité Annabelle

Congé maternité du 26 mars au 26 septembre : 120 jours d’absence dont 88 jours dédiés à des tâches indispensables :

o Déplacements courses
o Réponses mails
o Administratif
o Divers (classe mini italienne, fichier transat, préparation courses etc…)

Sandrine pourrait dégager 40 jours de tâches jugées non indispensables au fonctionnement. Sur les 88 jours d’absence indispensable d’Annabelle, 51 concernent la présence au départ des courses.

Solution 1 : on dégrade le service pendant l’absence d’Annabelle en ne la remplaçant que pendant les 51 jours.

Solution 2 : on tâche de garder le même service rendu en recrutant un(e) remplaçant(e) à Annabelle pendant 6 mois à temps complet.

Solution 3 : On prend quelqu’un en remplacement pendant environ 80 jours en choisissant un profil permettant de remplir de nouvelles missions, techniques, relations organisateurs… par exemple avec un stagiaire.

Ce remplacement de poste peut être l’occasion de rééquilibrer les finances, réaliser une mission particulière. Le profil recherché doit pouvoir prendre au minimum :

o Présence sur les courses (51 jours),
o Certificat de jauge à réaliser par bateau avant le départ de la Transat. Surtout pour les protos (environ 30 bateaux). Saisie standard pour les séries. Pêche aux infos dans les dossiers et nouvelles jauges pour les protos (ce travail sera avancé par Annabelle avant son départ).
o Relations avec les organisateurs, optimiser les coûts, mutualiser les moyens.

Orientation retenue : Solution 3. Cette solution pourrait être l'occasion de proposer une mission à un stagiaire, profil Ecole de commerce spécialisé événementiel sportif.

Jauge 

Tous les bateaux doivent avoir un certificat de jauge avant la fin de l’année (ce certificat sera demandé par le mesureur d’épreuve au départ de la Transat).

Prochaines étapes :
- Organiser une réunion avec les jaugeurs et mettre au point un fonctionnement avant fin février. Cette réunion se déroulera à Lorient, à l’occasion des jauges déjà demandées par des coureurs :
o Saisie des certificats de jauge directement dans la base,
o Procédure de jauge,
o Planning des sessions et des jaugeurs,

Afin de faciliter les contrôles / mesures d’estropes, le Conseil d’Administration souhaite mettre en place un système de pastilles collées aux points de mesures qui servent de repère dans le bateau pour identifier les prises de cote. Laurent s’occupe de trouver le bon système de pastilles.

Le secrétariat doit absolument faire respecter le règlement et responsabiliser les coureurs pour être sûr qu’il n’y ait pas d’annulations de dernière minute (la réception du paiement à la Classe valide la réservation). Si le règlement n’est pas reçu, la participation à la session de jauge n’est pas garantie et si le bateau n’est pas jauge, il ne pourra participer à la course.

Appel d’offres Transat 2013 et 2015

Un groupe de travail s’est réuni à deux reprises afin de déterminer les fondamentaux des deux prochaines éditions de la Transat, 2013 et 2015. Après une première réunion où la tendance était plutôt à l’ouverture, notamment concernant le parcours, il a été décidé lors de la seconde qu’il n’était pas souhaitable de laisser tant de libertés à de futurs organisateurs.

Les fondamentaux :

Parcours :
o Dispositif de départ (accueil, village, contrôles sécu) en France,
o Doit traverser l’Atlantique,
o 2 étapes,
o Première étape minimum 1000 milles, maximum 1500 milles. Cette étape doit être hauturière et permettre un regroupement de la flotte,
o Arrivée 2ème étape sous les Tropiques,
o Distance max de 4000 milles pour la deuxième,
o Distance totale de la course 4700 milles,
o Critère météo : plutôt au portant, éviter le près,
o Disponibilité demandée au coureur du début de la période d’accueil à la remise des prix de la deuxième étape : 2 mois maximum.

Communication : 

o Conserver le rapport à la rareté de la communication directe entre les coureurs et la terre qui fait la « magie » et la spécificité de la course,
o Avoir une « plume » capable de raconter la course en faisant travailler l’imaginaire (type P. Benoiton en 2005). Consultation de la Classe Mini sur les rédacteurs pressentis,
o Stratégie de communication pendant la course pour la faire vivre et animer le site web,
o Remise des prix au salon nautique à Paris,
o Esprit festif ville de départ, escale et arrivée, avec lieu de vie pour les coureurs.

Volet financier :o Le Conseil d’Administration souhaite y être plus associé, mise en place de points d’étapes financiers pour assurer un suivi mais en aucun cas co-gérer l’événement,

Organisation générale :o Dispositif doit permettre de faire partir au moins 72 bateaux, sans engagement de la classe sur le nombre d'inscrits.

Prochaines étapes : 
o Envoyer ce compte-rendu sur les fondamentaux de la course aux autres membres du Conseil d’Administration pour validation par tous,
o Présentation de l’appel d’offres lors de la prochaine réunion du CA,
o Diffusion début mars du Dossier d’Appel d’Offre,
o Réponse à l’appel d’offres souhaité en juillet,
o Annonce après l’arrivée de la Transat 2011.

Calendrier des courses

Un administrateur et un administrateur suppléant par course. Ci-dessous période de présence. Aux premières courses, un briefing doit être organisé par l’administrateur présent, à destination des bizuths.

Répartition des courses :

- Demi-Clé : 21 au 23 avril : Laurent Bourguès, suppléant David Sineau
- Select : 27 au 30 avril : Caroline Vieille et Yves Ravot
- UK-Fastnet (si minimum 10 bateaux) : 11-15 mai : à définir, éventuellement Yves Ravot et Ronan Deshayes
- Trophée MAP : 6-9 juin : Sandrine Bertho, suppléant Ronan Deshayes
- Mini-Fastnet : 15-19 juin : ?, suppléant Caroline Vieille
- Transgascogne : 19-24 juillet : Sébastien Stéphant, suppléant Vincent Barnaud
- Mini-Golfe et Mini-Max : dates et lieux des courses à définir, puis, les administrateurs présents.
- Transat : Olivier Avram et Ronan Deshayes assurent le suivi de la préparation de la course. Plusieurs administrateurs seront présents à La Rochelle pendant la période d’accueil. Il ne devrait pas y avoir de problèmes de disponibilité pour l’escale à Madère, (présence primordiale les derniers jours de l’escale).

Association d’anciens

Antoine Grau (ancien président de la Classe Mini) avait proposé la création d’un « groupe d’anciens » qui pourrait aider l’association dans sa recherche de financement ou de partenaires. Cette idée avait été soumise lors de l’assemblée générale lorsque bilan financier avait été présenté avec un déficit.
- Objectif initial d’aider à trouver de l’argent,
- Objectif convivial,

Prochaines étapes : demander à Antoine ce qu’il souhaite vraiment faire.

Etude d’impact environnement obligatoire pour les courses

Nous avons appris dernièrement que pour les courses de plus de 100k€ de budget ou qui délivre un titre national ou international, les organisateurs doivent faire réaliser par un organisme certifié une étude  d’impact environnementale (concerne les SAS et la Transat).

Les organisateurs devront payer cette étude, même si le résultat ne démontre aucun impact négatif.
Un prestataire s’est présenté à la Classe.
Coût pour les Sables les Açores : environ 5k€

Cela ne concerne la Classe qu’à titre d’information. Encore une ligne de dépenses en plus dans le budget des organisateurs.

Présence obligatoire des concurrents aux remises des prix

L’absence des coureurs lors des remises des prix est un réel problème vis-à-vis des organisateurs et de leurs partenaires.

Plusieurs solutions :
- Rendre obligatoire la présence à la remise des prix,
- Inciter les organisateurs à tenir compte des contraintes pour placer la remise des prix à un moment pratique pour les coureurs,

Le problème vient peut être également d’une certaine perte de convivialité en général, Les administrateurs présents pourraient encourager les initiatives festives sur les départs de course (apéro ou BBQ improvisé sur les pontons) pour recréer du lien et donner aux coureurs l’envie de passer du temps ensemble.
Voir si la classe aurait le droit d’avoir un petit stand-buvette.

Prochaines étapes : 
- Sensibilisation des coureurs, et rappel du caractère obligatoire de la remise des prix,
- Travailler sur les dates avec les organisateurs,

Balises de détresse automatiques

Les balises à déclenchement automatique (au contact de l’eau) sont actuellement interdites dans l’avis de course de la Transat. Ce changement intervient à la demande de Denis Hugues (directeur de course). Cette information arrive tardivement. Certains coureurs ont déjà investi dans des balises automatiques.

Motivations de Denis pour les interdire :
o Déclenchements intempestifs assez fréquents causant des tracasseries avec les MRCC,
o En cas de déclenchement, il n’est pas possible de savoir si le navigateur est toujours à bord ou s’il s’agit d’un déclenchement automatique, ce qui change les rapports avec les secours et les familles.

Une partie de la flotte est déjà équipée,  le CA est réticent à les interdire dès cette année.

Prochaines étapes :
o S’assurer que l’on peut ne pas obliger les adhérents à changer de balise si elle est automatique, en proposant une solution de stockage permettant de répondre aux attentes de Denis pour la Transat 2011.

o Avertir les adhérents de l’interdiction des balises automatiques dès 2012, pour que les futures balises achetées ne soient pas à déclenchement automatique.

o Pour toutes les courses 2011, demander aux coureurs possédant une balise automatique, d'appliquer la mesure de stockage qui sera préconisée par Denis.

Questions diverses

- Comptable : nous n’avons pas encore les éléments attendus. Ce sujet sera remis à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

- Couverture du Guide : les administrateurs donneront leur avis par mail sur les photos proposées.

- Question de JC Guillonneau concernant les mousses à l’arrière des Pogo 2 : « les mousses ne peuvent être stratées pour accès au pilote et fémelots. » Pas possible de déroger à la règle du cloisonnement des mousses, en particulier vis-à-vis de bateaux auxquels cela a été refusé.

Prochaines réunions du Conseil d’Adminsitration : 19 février et 26 mars 2011