Extrait du compte-rendu de la réunion du 21février à Lorient

Le samedi 21 février 2009

Membres présents : Lucas Montagne, Ronan Deshayes, Bénédicte Graulle, Yves Le Blevec, Erwan Le Roux, David Raison, Adrien Hardy, Isabelle Joschke.
Personnes invitées : Annabelle Moreau, Sandrine Pelletier.
Membres excusés : Pierre-Yves Lautrou, Thomas Bonnier, Olivier Avram.


Etat d’avancement des dossiers en cours
Lucas Montagne commence la réunion en expliquant qu’il désire faire un point régulièrement sur les différentes missions décidées lors de la réunion précédente principalement pour deux raisons :
Cela permet de corriger le tir si besoin est pour les dossiers à long terme
Cela évite que certains sujets « passent à la trappe ».

- Mise en place d’un cadre « note de fais ».
. Le sujet a rapidement dévié sur le prévisionnel préparé par le secrétariat et revu par Lucas Montagne et David Raison. Les résultats diffèrent mais la conclusion reste la même, il faut faire attention ! Le but étant d’avoir un bilant positif à la fin de l’année, si possible compensant la perte de 12000 €uros de l’année 2008.
. Il faut faire très attention aux « ristournes » accordées aux organisateurs, la Classe Mini a perdu beaucoup d’argent ainsi l’année dernière. Quoi qu’il en soit, si un organisateur rencontre des problèmes, il doit faire la demande avant la course. Afin d’anticiper de telles demandes, chaque administrateur doit faire le point sur le nombre de partants aux courses dont il est responsable un mois avant.
. La grosse dépense de l’année concerne la Base de Données qu’il faudrait amortir sur plusieurs années. Il faut voir avec Gilles Bernon si l’association peut effectuer des immobilisations.
. Concernant la gestion des déplacements, David Raison trouve le prévisionnel très optimiste. Tout d’abord parce qu’il ne lui semble pas possible que les administrateurs se déplacent aussi longtemps que les secrétaires pour chaque course. De plus, il ne trouve pas normal d’imposer aux secrétaires de devoir se déplacer en voiture plutôt qu’en avion, ce qui peut prendre une journée. Sur ce, Annabelle répond qu’un voyage en avion prend également une journée et ne permet pas la flexibilité de la voiture.

- Règlement médical FFVoile (Annexe 3).
Lucas Montagne et Annabelle ont rencontré Jean-Pierre Champion (Président de la FFVoile) et Marc Bouvet (Responsable de la section habitable) la veille à Paris (voir compte-rendu annexé).
Le conseil d’administration désire formaliser cette réunion en envoyant un courrier à monsieur Champion confirmant notre volonté d’une exonération totale de cette mesure pour la Classe Mini. Lucas Montagne doit le rédiger ainsi que contacter Antoine Grau, désormais membre de la commission médicale de la FFVoile.

- Identité visuelle de la Classe.
Lucas Montagne présente à nouveau les 6 six logos proposé par Nicolas Gilles. Le vote se fait sur papier. Concernant la couleur, le conseil d’administration choisi rouge-orange.

- Classement annuel.
Isabelle Joschke a rencontré Marc Bouvet pour mettre en place un classement avec la FFVoile. Celui-ci ne concernera que les licenciés français. Pour que le classement soit possible, chaque organisateur devra obligatoirement saisir les classements sur le logiciel Freg qui a désormais séparé les prototypes et les bateaux de série.
De notre côté, nous incluons également un classement avec notre base de données. Nous ferons le point à la fin de l’année.
Le coefficient : 1 pour les courses de moins de 200 milles, 1,5 pour les courses de plus de 200 milles et 2 pour les Transats et SAS. Suite à la suggestion de Sandrine, le Conseil d’Administration choisit de faire le distinguo selon les niveaux de courses appliqués aux courses de la Classe Mini, c'est-à-dire : 1 pour les courses de niveau C, 1,5 pour les courses de niveau B et 2 pour les courses de niveau A. Isabelle communiquera cette modification à la fédération.

- Base de données – Site internet.
A l’heure actuelle, aucun administrateur n’est vraiment en charge de la mise en place de la base de données. Thomas Bonnier s’occupe de la partie site internet / visuel se trouve être le seul correspondant avec Azimut. Il est donc décidé que Ronan Deshayes sera en charge de la partie base de données alors que Thomas reste responsable de la partie site internet.


- Protocole de jauge.
Erwan Le Roux a préparé un dossier mais n’a pas différencié la jauge de Classe et la jauge d’épreuve. Il doit donc modifier son document et faire une proposition dans la semaine 9.

- Cahier de monotypie type - Canevas communication de crise.
Etant donné que Pierre-Yves Lautrou, responsable de ces dossiers est absent, nous passons aux sujets suivants.

- Mise en place d’un fichier presse.
Le secrétariat a commandé l’annuaire « Mediasig » et constituera un fichier avec.

- Mise en place d’un historique des dérogations pour les qualifications.
Lucas Montagne propose que ce document soit un simple fichier texte où chaque dérogation au parcours est consignée avec les raisons du refus ou de l’accord. Cet historique ne reprend pas les décisions antérieures, il est mis e place à compter de cette année.

CONVENTION AVEC LA CLASSE MINI ITALIA
Tout le monde a reçu la proposition annexée par email. Tout le monde souhaite supprimer l’article sur la clause de confidentialité.
Le texte tel quel (sans la clause de confidentialité) sera donc envoyé pour avis à la Classe Mini Italia.
Une fois que nous serons d’accord sur un texte définitif, nous ferons traduire ce document en italien par des professionnels afin d’éviter tout malentendu.

COURSES DE NIVEAU A EN 2010 (ET LES SAISONS SUIVANTES)
Selon les intentions signifiées sur les ordres de préférences, les chiffres sont plutôt corrects pour les deux évènements (Les Sables-Les Açores et la Transat Douarnenez-Kourou 2010).

Lucas Montagne propose donc de soutenir les deux évènements en distinguant bien les deux évènements, SAS étant une très bonne préparation pour une Transat. Par contre, si les deux évènements sont maintenus il est indispensable de booster Douarnenez.

Le Conseil d’Administration est d’accord pour soutenir les deux courses.

Une réunion tripartite doit être organisée très rapidement (samedi 7 ou 14 mars) afin d’expliquer la situation aux deux organisateurs concernés et connaître leur point de vue. Erwan le Roux contacte le SNS et Lucas Montagne Winches Course pour prendre ce rendez-vous et connaître l’état d’avancement des projets.

Le Secrétariat doit transmettre :
- les chiffres obtenus selon les formulaires de préférences à chacun des deux organisateurs (ainsi qu’aux membres).
- La liste des personnes ayant coché Douarnenez et le listing des adhérents commençant à naviguer cette année à Winches courses.
- La liste des personnes ayant coché SAS et le listing des adhérents commençant à naviguer cette année au SNS.

Utilisation du nom Mini-Transat par Douarnenez ?
Ce nom doit rester générique, il vaut mieux qu’il ne soit utilisé par aucun des deux organisateurs de Transat.

CE QUE NOUS ATTENDONS DU PARCOURS DE QUALIFICATION
L’impression générale est que le formalisme à propos des qualifications a été durci depuis leur création, alors que comme le signale le Guide Mini, la commission de qualification doit normalement « accompagner » le skipper.

Quoi qu’il en soit,
les textes doivent être dépoussiérés pour le Guide Mini 2010.
La grille d’évaluation doit être revue.
Qui : Yves Le Blévec

Lors de l’évaluation des dossiers, il serait bien que les administrateurs n’oublient pas de mettre leurs commentaires que le secrétariat transmettra au skipper avec sa réponse.

REUNION COMMUNICATION AVEC GPO
Lucas Montagne, Ronan Deshayes et Thomas Bonnier ont une réunion à La Rochelle avec Isabelle Magois et Pierrick Garenne pour traiter de la communication de la Transat 6,50 2009.
GPO peut créer une véritable banque d’images, vidéos et audios.
Il doit y avoir à bord de chaque bateau accompagnateur au moins un référant (non payant) qui serve de « correspondant local ».
Possibilité d’enregistrer des interviews avant la course sur la façon dont les coureurs imaginent les différents points de passage de la course et les diffuser au moment même du passage, avec possibilité de commentaires selon les conditions réelles.
Pour commencer, l’absence de prologue pose un problème à beaucoup, cela prive d’ailleurs GPO d’établir une belle banque d’images. Lucas Montagne signale que cela résulte d’un accord entre GPO et la Classe Mini, le prologue étant souvent considéré comme une charge par les coureurs, d’autant plus qu’avec les écluses du bassin des chalutiers, le prologue implique une journée entière entre deux marées. Il est alors suggéré que GPO organise des séances photos tout au long de la période d’accueil par série d’une dizaine de bateaux. Cela a l’avantage de pouvoir être fait dans la même marée.

Communication Classe. Lors de la dernière réunion, il a été question de mettre en place une communication spécifique de la Classe Mini avec un autre regard sur la Transat. Lucas Montagne et Sandrine ont pensé choisir un certain nombre de coureurs (critères à définir), pas forcément les favoris et effectuer un suivi de leur préparation et de leur état d’esprit de février au départ. Le Conseil d’Administration n’est pas encore convaincu que ce soit le rôle de la Classe Mini. La question est donc à revoir plus tard.

QUESTIONS DIVERSES

Suivi des labels voiles/controles de jauge
Erwan Le Roux suggère que les labels voiles soient réellement enregistrés et cousus sur les voiles pour se prémunir contre les changements de voiles « sauvages ». Le Conseil d’Administration rappelle que pour la Transat, les numéros des labels voiles sont relevés au départ et les labels tamponnés à cheval sur le label et la voile. Le problème principal réside dans le contrôle.

Cela soulève un problème plus général et le débat s’élargit autour des contrôles de jauge en général. En effet, aucun contrôle n’est effectué après les courses et ne serait-ce que lors de la saison, ce qui fait que tout à chacun peut faire ce qu’il veut une fois passé à la jauge. Cela mène à de nombreuses tricheries (intentionnelles ou non) et cela est inacceptable. Le Conseil d’Administration décide donc que des contrôles de jauge inopinés auront lieu tout au long de la saison.

Question de jauge – mini class north america
Frédéric Boursier a contacté la Classe Mini dernièrement demandant si la porte de la trappe de survie est comprise dans le cadre des 6 mètres 50. La réponse est négative à l’unanimité.

Cahiers des charges et conventions
L’ensemble des cahiers des charges et des conventions est finalisé maintenant. Chacun a du y apporter quelques modifications et sans doute les mêmes. Lucas Montagne demande donc à tous de communiquer ces corrections au secrétariat qui les centralisera et mettra à jour les documents 2010.

Sous location bureau « accueil »
Tanguy Leglatin, entraîneur à Lorient a demandé à la Classe Mini s’il pouvait utiliser la partie « accueil » des bureaux de la Classe Mini pour effectuer ses debriefings. Ces debriefings auraient lieu après les heures d’ouverture du secrétariat.
Le Conseil d’Administration fait parfaitement confiance à Tanguy pour lui confier les clés du bureau mais n’est pas forcément enthousiaste à cette idée. En effet, quelle serait notre réponse si un autre entraîneur nous posait la même question ?
Avant tout, le Conseil d’Administration souhaiterait savoir le nombre de jours que cela représenterait et la proposition « financière » de Tanguy. Le secrétariat doit lui demander.

Glisse en coeur
Lors du salon nautique, Thierry Vernhes, ancien responsable logistique de la Transat 6,50 a contacté Sandrine et Annabelle ainsi que d’autres secrétaires de classe pour qu’elles participent à 24 heures de ski contre la mucoviscidose. Thierry offre les frais d’inscription de 500 euros. Les filles se sont donc unies avec Muriel, secrétaire de la Class 40, Isabelle de la Classe Imoca, Estelle et Mathilde de la Classe Figaro, Claire Poirier et Isabelle Magois. Le challenge ayant lieu du samedi 14 à 14heures au dimanche 15 à 14heures, Les filles demandent alors l’autorisation de fermer le bureau le lundi 16 mars afin d’éviter trois nuits blanches d’affilée.
Sur proposition de David Raison, le Conseil d’Administration décide que ce jour n’est pas à prendre en congés, ce challenge représentant également une opportunité professionnelle de se rapprocher des différentes classes de course au large. Une seule condition ; une photo en tenues de ski !

Prochaine réunion du Conseil d’Administration : le 4 avril 2009 à Lorient.