Réunion du Conseil d'Administration du 18 mars 2023

Extraits du compte-rendu

Le samedi 18 mars 2023

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Administrateurs présents / attending administrators : Romain Bigot, Hélène Clouet, Léo Debiesse, Thomas de Dinechin, Emilie Gobbesso, Mathieu Gobet, Gaël Ledoux, Anne Liardet, Jean Marre, Antoine Perrin

Administrateurs absents / absent administrators : Benoit Hantzperg, Pierre Le Roy, Djemila Tassin, Timothée Villain-Amirat (suppl)

Invitées / guests : Camille Croguennec

1/ Ressources Humaines

• Proposition d’évolution de l’emploi du temps :
  Discussion autour de la semaine des 4 jours-32h/semaine pour les salariées : cela implique des plus grosses journées mais semble plus efficace car une journée par semaine est réservée aux nécessités perso. L’objectif de cette mesure est de limiter les interférences entre le pro et le perso.
  Critères de mise en place : la journée OFF ne sera pas la même pour les 3 salariées afin de ne pas modifier les horaires d’ouverture du bureau.
  Questions posées :
  - Quand débuter la phase de test ?
  - La période la plus propice pour la mise en place de la semaine de 4 jours serait octobre-mars mais cela peut-il être compliqué lorsque la saison commence ?
  - Vaut-il mieux tester à partir de janvier l'année prochaine après une année dans la configuration actuelle ? Ou mise en place immédiate ?
  - Peut-être attendre de voir comment s'organise le travai à 2 avant de faire un grand changement ?
  
  Vote POUR à l’unanimité sur l’idée de passer à la semaine de 4 jours mais volonté de bien cadrer la phase de test avant sa mise en place :
  - organisation entre les 3 salariées
  - aspect juridique des contrats
  - système de récupération à valider

2/ Conseil d'Administration

• Suivi organisation Mini Transat 2023 :
  - Offre hospitalité (baptêmes, location d'espaces) officialisée
  - Un bilan carbone de l'événement sera réalisé par l'organisateur
  - Retour cargo : quemques détails techniques à affiner (transport des mâts, nombre de quilles par containers).
  
  
• Classe Mini Italia & organisation des courses en Italie :
  Résumé de la situation : la convention signée avec la CMita les dernières années n'a pas été reconduite en raison de manquements dans la réalisation des missions incombant à la CMita. Tous les coureurs doivent donc désormais adhérer à la Classe Mini qui se chargera des dossiers de qualifs, des jauges, du suivi des coureurs. L'organisation des courses est laissée à la CMita et pour cette mission l'association a besoin de fonds, en plus des redevances reversées par les clubs organisateurs (budget non suffisant depuis la perte des adhésions). Budger actual estimé à 7000€, servant notamment à la communication des skippers italiens (community manager + attaché de presse). La Classe Mini n'a pas vocation à payer pour ces services qui sont réalisés en partie bénévolement par les administrateurs pour l'ensemble des adhérents.
  Volonté de reprendre les discussions sur de bonnes bases avec le nouveau CA italien afin d'assurer au mieux les courses de l'année. Nous constatons une contradiction entre le retrait des attributions de la CMita et l'absence de représentant de la Classe Mini pendant les épreuves.
  
  - A court terme : assurer une présence lors des courses en Italie
  - A plus long terme : réorganiser les missions et la collaboration des 2 associations afin de garantir un circuit italien de qualité
  >> prévoir une réunion rapidement aveec le nouveau président
  
  
• Budget prévisionnel 2023 :
  Présentation du budget – perte prévisionnelle de 30 000€ car projet de réalisation de nouvelle base de données skippers/bateaux (l’actuelle étant obsolète) + réalisation d’un bilan carbone + prestations extérieures (jaugeurs notamment) + déplacements courses Produits constitués des adhésions + redevances courses (25% des inscriptions). Tous les produits de la Classe sont extrêmement variables en fonction de l’activité courses. La Classe dispose d’une trésorerie suffisante pour assurer le paiement des charges pendant une année, en cas d’activité réduite ou inexistante.
  
  
• Dynamique du CA & méthodologie de travail :
  Travail sur la saturation du circuit : nécessite de réunir le groupe, faire des entretiens/échanges avec les « anciens » pour réfléchir efficacement à des alternatives.
  Constat sur l’activité du CA : dernièrement les administrateurs sont principalement occupés à gérer les affaires courantes, le quotidien et a du mal à s’emparer des sujets à plus long terme (ex valorisation des pointus), nécessité d’autogérer les réflexions en petits groupes « en dehors » du CA.

3/ Commission Technique

NB : il faut bien avoir l'oeil sur tous les sujets car ils sont nombreux et dispersés dans le Trello.

• Questions en cours :
  - Demande de dérogation bôme trop longue : dérogation refusée.
  - Discussions concernant le Triton Edge :Se branche en plus du Triton (ou autre installation), coûte 1500€. Installation globale moins chère qu’un H5000. Un problème relevé : la connectivité mais fonctionne uniquement si téléphone à bord donc aucun intérêt pendant les courses. Le coût de l’installation restant modéré comparé à d’autres équipements, la Commission Technique valide l’autorisation de cet équipement en série. Réponse à envoyer à Navico + Chantier IDB et ajout à l’annexe H.
  - Questions sur les jokey pooles à traiter dans Trello.
  
  
• Suivi des sujets batteries lithium & gestion des voiles :
  - Mail de communication sur les risques d’incendie (notamment liés aux batteries lithium) à finaliser
  - Déclarations de voiles et contrôles : des contrôles auront lieu au départ et à l’arrivée des courses sur tirage au sort
  - Penser à faire de la pédagogie sur la mise en configuration de course (interdiction d’embarquer du matériel après l’horaire fixé)
  - être vigilant sur les bidons, voiles, etc.
  
  
• Suivi homologation des bateaux de série :
  Visite de chantier WIP s'est bien passée / TM n°1 jaugé en mars

4/ Commission Développement Durable

• Bilan carbone : première réunion de cadrage de l'étude vendredi 31/03 à 10h30 - notre activité étant très large, le bilan carbone sera également très vaste et il y aura beaucoup de travail à fournir.
  
  
• Eco briefing lors des départs de courses : faut-il remettre en place les eco briefings qui avaient été initiés en 2022 ? (qui, quels supports, quels thèmes ?). Faut-il obliger les organisateurs à proposer des actions de sensibilisation ?
  
  
• Retour sur l'échange avec MerConcept concernant l'ACV : les données récupérées vont être utiles pour le bilan carbone.
  
  
• Lancement de l'atelier "Futurs Désirables" : Premier échnage avec Simon Fellous qui aide la commission à mettre en place l'atelier. Début des échanges avec les adhérents intéressés dès que possible, prévision de réunions 1h tous les 15 jours. Information transmise par mail semaine prochaine.
  Futurs Désirables kezaco ? Imaginer la Classe Mini idéale du futur en supprimant toutes les limites techniques, financières et temporelles. Tout est envisageable et tous les sujets peuvent être discutés ; pas d’horizon fixé, demande une ouverture d’esprit des participants afin de réfléchir à l’objectif avant les moyens d’y arriver. Proposition de faire appel à une personne spécialisée en animation et intelligence collective pour faciliter les échanges et permettre au groupe d'avancer.
  Les comptes-rendus des réuniosn et l'ensemble des réflexions seront publics et publiés sur le site de la Classe.

5/ Commission Courses

• Calendrier & répartition des administrateurs :
  Rappel du rôle de l’administrateur pendant les courses : - relations avec les organisateurs/la direction de course (sujets météo et parcours notamment)
  - contact avec les adhérents, réponse aux questions
  - vérification des points de conformité sur les bateaux (contrôle & pédagogie)
  L’absence d’administrateur sur l’Arcipelago n’a pas permis d’assurer le rôle de conseil et d’information. Question de la nécessité d’un administrateur pour le GPI. A valider avec la CMI si besoin avéré.
  Besoin d’un administrateur pendant la session de jauge du 7, 8, 9 avril à Lorient.
  
  
• Gestion des listes d'attente en cas d'augmentation du nombre de participants : En cas d’augmentation du nombre de participants à une course, faut-il appliquer les quotas série/proto ou privilégier l’ordre de la liste d’attente tous bateaux confondus (cad privilégier l’ordre de préférence) ?
  Vote : 8 votes POUR utiliser la liste d’attente dans l’ordre (intégrer les places supplémentaires à la catégorie « 30% suivant ordre de préférence/inscription » 1 vote POUR répartir selon les quotas protos/séries
  1 abstention
  
  
• Courses hors circuit Mini : une page dédiée sur le site a été créée, il faut diffuser l’information. Rappel : les milles effectués sur ces courses ne seront pas comptabilisés comme « milles qualificatifs ».
  
  
• Courses hors circuit Mini : une page dédiée sur le site a été créée, il faut diffuser l’information. Rappel : les milles effectués sur ces courses ne seront pas comptabilisés comme « milles qualificatifs ».
  Constat : actuellement pour participer à la transat avec un projet Mini en 2 ans il faut avoir fait la SAS, les sélections se font donc sur une seule course. La SAS pourrait devenir un événement à part entière, qui ne soit plus corrélé à la transat et inciter à développer les projets SAS uniquement.
  Néanmoins, si la SAS devient une course non qualificative, le risque d’entrainer un report des coureurs sur les courses de la saison sera fort car il sera nécessaire de faire plus de courses pour obtenir les 1500 milles, ce qui pourrait amplifier la saturation déjà existante du circuit.
  Un travail plus approfondi sur les conséquences du statut de la SAS par rapport à la MT est indispensable.

6/ Commission Qualification

RAS

7/ Commission Communication

• A faire :
  - Communication sur les batteries lithium > risques d’incendie à bord
  - Communication sur les travaux de la commission développement durable > présentation de l’atelier Futurs désirables
  - Communication adhérents <> CA : proposition de visio thématiques régulières, moments d’échange avec les administrateurs avant le départ des courses
  
  
• Banque images courses 2023 : renouvellement de la prestation photos cette année ?
  Vote : 7 Contre – 3 Abstentions – 0 Pour

8/ Sujets de réflexion divers

• Valorisation des bateaux d’ancienne génération : constat en 2023, la proportion de vieux bateaux en liste d’attente de la MT est plus importante que sur la liste principale. Y a-t-il des raisons à cela ? Comment valoriser les projets sur ce type de bateaux ? Proposition de discussion la semaine prochaine.
  
  
• Possibilité de limiter le nombre de numéros délivrés par la Classe pour les bateaux neufs : au vu du nombre important de nouveaux bateaux immatriculés chaque année, la CA réfléchit à la possibilité de limiter l’attribution des numéros. Les enjeux étant importants, le CA se réunira dans un groupe de travail pour aborder la question.

Prochaine réunion le samedi 22 avril à Lorient