Réunion du Conseil d'Administration du 4 février 2023

Extraits du compte-rendu

Le samedi 4 février 2023

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Lieu / Location: Lorient

Administrateurs présents / attending administrators: Romain Bigot, Hélène Clouet, Léo Debiesse, Thomas de Dinechin, Emilie Gobbesso, Mathieu Gobet, Benoit Hantzperg, Gaël Ledoux, Pierre Le Roy, Anne Liardet, Jean Marre, Antoine Perrin, Timothée Villain-Amirat (suppl)

Administrateurs absents / absent administrators: Djemila Tassin

Invitées / Guests: Camille Croguennec, Annabelle Moreau

1/ Ressources humaines

• Organisation générale : le CA est investi, c'est plaisant.
  
  
• Activité du secrétariat : Congés des salariées, pas d'objections si le niveau d'activité le permet et si accod entre les salariées sur les périodes souhaitées.
  Nouveau fonctionnement à 3 à continuer d'améliorer pour assurer un bon partage des tâches.

2/ Conseil d'Administration

• Organisation Mini Transat 2023 : Réunion aux Sables d'Olonne du 27 janvier avec l'équipe d'organisation (Manu et Claire (VSM), Joël et Virginie (LSOVCL), Vincent et Qaptur (images), Franck (village), Denis et Annabelle (direction de course), Denis (médecin de course), Benoit et Amandine (Ville des Sables), Djemila et Camille (Classe Mini) - discussions autour des rôles de chacun et des différentes conventions.
  
  Sujets de vigilance :
  - Communication : la Classe iniste sur le fait que tous les coureurs doivent bénéficier du même dispositif communication photo et vidéo afin d'avoir un souvenir du passage de ligne et de l'arrivée au ponton.
  Autres éléments :
  - Impact environnemental de la course: l'organisation prévoit de faire un bilan carbone de l'événement, de réduire l'impact des déplacements des équipes.
  - Réunions générales environ une fois par mois
  - En l'état le budget pour donner le départ de la course est suffisant
  => Bilan positif de cette première réunion d'organisation
  
  
• Cargo retour Mini Transat 2023 : Mail de demande de mandat à valider pour envoi aux coureurs inscrits à la MT.
  Déplacement entre St François et PaP + accueil à la marine à organiser.
  Deadline pour la réception des devis des transporteurs le 7 avril.
  
  
• Maison des skippers : Projet de construction d'un bâtiment situé à côté du K3 à la Base à Lorient dans lequel pourraient être hébergés : la capitainerie, LGL et ses équipements sportifs, des espaces réceptifs, proposition de location aux Classes IMOCA, Figaro et Mini. Les gestion des locaux est confiée à la SELLOR qui souhaiterait que le bâtiment rassemble tous les acteurs de la course au large. les Classes ont été consultées tardivement quant aux éventuels besoins. 1ère réunion de présentation des lieux le 1er février et rencontre entre les classes le 2 février. Un constat : la proposition initiale n'est pas adaptée aux besoins des Classes. Il faut revoir les plans, aucune classe ne déménagera si la qualité des services n'est pas à la hauteur des locaux actuels respectifs.
  Réflexion plus générale: quel est l'intérêt de déménager pour la Classe Mini ? (fin des travaux début 2025).
  la question du budget se pose également et sera importante dans le choix ou non de déménager.
  Vigilance à avoir pour la Classe Mini de ne pas être associée uniquement à Lorient.
  Pour et contre à lister : intérêt pour l'écosystème de la Course au Large, risque de perte d'autonomie, installations à disposition (salle de réunion, parking, stockage). Il reste intéressant de dialoguer avec les autres classes sur ces sujets, même si le déménagement n'est pas statué à l'heure actuelle.

3/ Commission Développement Durable

• Réalisation d'un bilan carbone : discussion engagée avec un prestataire en mesure de réaliser le bilan carbone de la Classe. Le coût s'élève à 10 000€ (une subvention de la BPI à hauteur de 6000€ semble envisageable, à vérifier). Un autre prestataire sera contacté dans les prochains jours.
  Prévoir 14 jours de travail répartis sur 4 à 6 mois. Un travail de récupération des données devra être fait par la Classe. Le bilan carbone permettrait de chiffrer les impacts des activités, d'orienter les actions de l'association et de structurer le travail de la commission DD. Importance du travail en amont pour cartographier les activités et les acteurs.
  Vote : Pour à l'unanimité
  
  Actions : contacter l'ADEME pour connaitre les aides dont la Classe peut bénéficier pour cette mission puis choix du prestataire.
  Mise en place d'un atelier sur les "Futurs désirables" mené par Simon Fellous.

4/ Commission Qualification

• Questions en cours
  
  
• Validation de la nouvelle grille d'évaluation avec modifications selon ajouts dans le règlement

5/ Commission Technique

• Homologation en cours : TM - jauge en février, pas de demande officielle.
  WIP : le chantier n'est pas prêt, la visite est repoussée à fin février.
  
  
• RDV avec Navico le 8 février pour discuter des évolutions de l'électronique.
  
  
• Contrôle des voiles et des déclarations : le traitement des déclarations est fastidieux mais est nécessaire. Toute modification du jeu de voiles liée à une livraison tardive ou à une voile abimée ne pourra se faire que sur délcaration du voilier.
  Avant chaque départ, plusieurs bateaux seront tirés au sort pour un contrôle des voiles à bord. Ce contrôle pourra également être fait le comité technique à l'arrivée. Rappel : toute infraction entrainera une pénalité de 24 heures.
  
  
• Réflexion sur les matériaux des voiles : le prix des matériaux a évolué. Suivi des génois Dacron (utilisation, état) - Benoit reprend le dossier.
  Réflexion sur le nombre de nouvelles voiles par projet/limitation ed la production.

6/ Commission Communication

• Validation des actions pour 2023 :
  
  - Communication interne (= tout ce qui est envoyé aux adhérents) : éléments transmis par email/site internet et non par les réseaux sociaux. Il est important d'envoyer toutes les infos, une info à la fois plutôt que des newsletters composées de plusieurs sujets sans lien.
  - Communication externe : Objectif des communications ? La recherche de popularité n'est pas le but mais il s'agit d'une vitrine de la Classe qui doit bénéficier aux adhérents. Outils : réseaux sociaux et commiqués de presse (3 par an - début mars : sujet de la mixité / Eté : développement durable / Fin d’année : bilan année et AG / année prochaine : impact économique des centres d’entrainement dans les territoires).
  
  
• Autres projets :
  
  - Photographes pendant la saison: photos prises la saison dernière sont en libre accès pour les adhérents (demande initiale : une photo de chaque concurrent lors des 5 courses concernées). Bilan mitigé : les adhérents n’ayant pas eu connaissance de ce service et des photos semblent nombreux. Faut-il renouveler ce service ? Si oui, faut-il conserver 5 courses ou réduire le nombre ? Rappel : ce projet a coûté près de 8000€ en 2022 (prestations des photographes, déplacements et locations de bateaux). Décision à prendre en fonction du budget prévisionnel 2023.
  - Projet de vidéo de présentation de la Classe : la dernière vidéo date de 2019. Une version actualisée peut être envisagée.
  
  => Il est important de garder une visibilité, car notre popularité peut être un levier fort en cas de besoin (cf en 2018 lors de l’obligation du téléphone satellite)
  
  => Pour les adhérents : mise en avant du travail de la Classe Mini et de l’implication des administrateurs (réunions, travaux en cours)
  
  
• Validation du T-shirt : visuel OK, demandes de devis à lancer.

7/ Commission Course

• Publication des premières listes de voeux et gestion des inscriptions : Pour l’instant, nous n’avons reçu que des intentions d’inscriptions et nous sommes en attente des inscriptions fermes (càd paiements auprès des organisateurs). 310 formulaires de voeux reçus (contre 270 en 2022) – dont 289 bateaux différents. Croissance importante du nombre de concurrents sur le circuit, par conséquent le nombre de courses obtenues en liste principale est de 1 ou 2 par skipper.
  Des réflexions sont avancées sur la problématique de la tension sur les listes. Une réunion de travail plus poussée sur le sujet sera faite semaine du 6 février avant publication des listes de voeux définitives.
  
  Question : faut-il différencier les listes d'attente proto et série ?
  Constat : en raison de la grande disparité entre le nombre de protos et de séries, les protos ont plus de courses (liste principale) avec des préférences moins élevées mais se retrouvent ensuite très loin sur les listes d’attente (biais numérique). Constat qui n’avait jamais été fait auparavant car il y avait moins de protos que de places réservées (rappel des quotas : 35% pour les protos, 35% pour les séries et 30% par ordre d’inscription).
  Décision : lors d’un désistement d’un proto > un autre proto sera repêché dans la liste d’attente. Idem pour un série. S’il s’agit d’un désistement d’un bateau issu de la liste des 30% par ordre d’inscrit alors le bateau remplaçant sera le premier sur la liste d’attente quelle que soit sa catégorie
  Attention, ne seront éligibles à ce système que les skippers ayant formulé une préférence pour la course en question. Les inscriptions ultérieures seront classés par ordre chronologique à la fin de la liste d'attente, sans distinction de catégorie.
  
  Un point d’attention a été soulevé : La Classe sera attentive au sujet des bateaux avec différents skippers n’ayant pas rempli les mêmes préférences pour les courses en double (cf tuto préférences pour le cas des co-propriétaires). Tout équipage qui ne respecterait pas cette règle sera placé en fin de liste d’attente de la course.
  
  
• Retours sur les avis de course publiés :
  - Les listes pour les courses en Italie n’ont pas été publiées car les AC n’ont pas encore été reçus.
  - AC de la PLM : bilan globalement positif, quelques retours négatifs car la mixité complique les projets des co-propriétaires. L’annonce tardive et le manque de transparence font partie des retours négatifs. Le CA reste à l’écoute des avis favorables et défavorables. Rappel : des navigatrices disponibles pour la PLM se sont fait connaitre auprès de la Classe et nous pouvons transmettre toute recherche d’équipière.
  
  
• Saturation du circuit : depuis 2 ans le constat est clair, les listes d'attente sont nombreuses et de plus en plus longues. Même si, en 2022, seules 2 courses sont parties à plein en laissant plusieurs skippers en liste d'attente, il semble que la Classe ne peut plus assurer la possibilité au plus grand nombre de personnes de naviguer en raison d'un nombre de concurrent supérieur au nombre de places. Il faut réfléchir à l'organisation du circuit afin d'éviter les frustrations.

Prochaine réunion du Conseil d'Administration le 18 mars.