Il existe un problème de gestion des affaires en général, il est indispensable que les décisions se prennent plus vite. Toute réponse
(même pour pas d’avis sur la question) est favorable à pas de réponse
du tout. Il faut établir un mode de fonctionnement. Les rapporteurs de
chaque commission se doivent d’être plus animateurs de leurs sujets.
- Mise en place d’un cadre « notes de frais »
Sandrine a envoyé une trame plutôt bien faite mais David ne l’a pas encore traitée.
- Règlement médical de la F.F.Voile
Après divers discussions avec Antoine Grau, désormais membre de la
Commission médicale, il semblerait que la simple visite chez un cardiologue qui aurait alors la possibilité de demander des examens
plus poussés ne serait pas accepté par la commission. Antoine va donc
demandé qu’au moins ces tests ne soient obligatoires que pour les
personnes de plus de 40 ans, quoi qu’il en soit cela ne devrait être
effectif qu’en 2010.
- Volumes d’insubmersibilités
Il avait été décidé lors de la dernière réunion d’envoyer un questionnaire aux différents architectes mais David n’a pas eu le temps de préparer ce questionnaire. David s’engage à préparer ce questionnaire pour fin de semaine 15, le secrétariat le mettra en forme et diffusera le mailing.
- Protocole de jauge
Erwan n’a pas avancé. Suite à la session de jauge de l’Escala, Yves précise qu’il est vraiment important de distinguer les mesures et le
test de stabilité.
- Cahier de monotypie
RAC (rien à commenter).
- Canevas communication de crise
Le sujet n’a pas avancé mais cela correspond tout à fait au rôle que nous voulons donner à Annabelle. Celle-ci doit donc nous faire une proposition.
- Validation du fichier presse
Sandrine a proposé un fichier. Pierre-Yves Lautrou et Olivier Avram doivent l’affiner.
- Ce que nous attendons du parcours de qualification
Yves doit s’en occuper dans la semaine à venir. Si un dossier à corriger arrive, le secrétariat doit lui envoyer en priorité.
- Convention avec la Classe Mini italia
Le Conseil d’Administration est très surpris de l’absence de commentaires de la Classe Mini Italia à la proposition de convention.
Cependant, il est prévu que cette convention soit votée en Assemblée
Générale Extraordinaire de la Classe Mini Italia le 16 avril à venir.
SANDRINE : COMMUNICATION
Un long débat a lieu sur les supports de communication que la Classe
Mini souhaite développer. Le tout étant de rester réaliste tout en
préservant la motivation de Sandrine.
Un certain consensus s’établit donc sur le plan de communication suivant :
- Une communication factuelle avec comme support possible : Classe Mini Info : tout le monde s’accorde pour dire que ces rappels sont très appréciables et appréciés et qu’il faut donc les garder.
o Mode de fonctionnement : le secrétariat le prépare et le soumet au Conseil d’Administration qui a 48 heures pour réagir avant publication.
o Périodicité : en fonction de l’actu.
o Contenu : factuel, règlement, informations pouvant d’ailleurs être
développées dans le « Minizine » (nom encore à déterminer) suivant.
o Support : corps de mail + pdf, 1 page maximum.
o Public : adhérents n + n-1, organisateurs, jaugeurs.
- Une communication communautaire avec comme support les articles du site et peut-être un Minizine : contenu plus léger, plus de rédactionnel (que sont-ils devenus ? courrier de lecteurs ? développement de certains points des Classe Mini Info… ? L’objectif de ce support est de montrer ce qu’est vraiment la Classe Mini. Sandrine en serait la « rédactrice en chef ».
o Format : pdf, voir format papier aux départs des courses.
o Diffusion : 1er de chaque année envoyé par mail aux adhérents puis
abonnement et téléchargement sur site, envoi aux acteurs de presse.
Concerne la « communauté Mini ».
o Périodicité : 4 par an ?
- Une communication vers l’extérieur avec comme support des communiqués de presse : communiqués sur les moments forts de la saison.
o Périodicité : 3 par an.
o Public : fichier presse.
Seul Thomas Bonnier aurait souhaité développer plus le Classe Mini Info
et ne pas créer de Minizine. Il craint que cela fasse trop. L’ensemble du CA le rejoint sur la nécessité d’une montée en charge progressive en
identifiant les priorités et en maitrisant la périodicité.
Pour la prochaine réunion du Conseil d’Administration, Thomas, Sandrine et Ronan doivent préparer un cadre de communication,
cela permettra de mieux voir de quoi on parle et de voir la somme de
travail que cela engendre.
ANNABELLE : RELATIONS ORGANISATEURS – INSTITUTIONNELS
Le Conseil d’Administration a beaucoup de mal à cerner les limites de
ce poste (tout comme Annabelle) et attend qu’elle fasse plus de propositions.
Par ailleurs, Thomas enverra un courrier aux secrétaires pour rappeler la volonté du CA de voir leur poste évoluer conformément à ce qui avait été annoncé. Ronan rencontrera les secrétaires pour faire le point sur leurs fonctions actuelles et futures dans le cadre d’un entretien individuel. Une définition de leurs nouvelles missions en termes de contenu, de niveau de responsabilité et d’échéanciers sera établie avec l’aide des secrétaires.
MISSION 1
Pour commencer, les filles doivent organiser leur temps de travail pour
se libérer du temps pour ces différentes missions.
- Elles doivent mettre en place un rapport d’activité (hebdomadaire, bimensuel ou mensuel à définir) permettant de voir où leur charge de travail est actuellement consommée afin de pouvoir réorganiser leurs priorités et donc dégager du temps.
- Sandrine doit travailler sur les différents supports afin de faire plusieurs propositions.
- Annabelle doit travailler sur le canevas de la gestion de crise.
