Réunion du Conseil d'Administration du 7 janvier 2023

Extraits du compte-rendu

Le samedi 7 janvier 2023

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Lieu / Location : Lorient

Administrateurs présents / attending administrators : Romain Bigot, Hélène Clouet, Thomas De Dinechin, Emilie Gobbesso, Mathieu Gobet, Benoit Hantzperg, Gaël Ledoux, Pierre Le Roy, Jean Marre, Antoine Perrin, Djemila Tassin, Timothée Villain-Amirat (suppl)

Administrateurs absents / absent administrators : Léo Debiesse, Anne Liardet

Invitées / guests : Audrey Bonnarens, Camille Croguennec, Annabelle Moreau

1/ Ressources Humaines

• Introduction : Bonne dynamique ressentie par les filles en ce début d’année. Il faut rester attentifs à ce que cela reste sur cette lancée tout au long de l’année. Rappel de la situation en 2022 : une certaine lassitude en fin de saison en raison d’un CA pas assez actif et des relations compliquées avec certains coureurs (non mentionné à l’AG mais présent dans plusieurs comptes-rendus de CA). Importance d’être à l’écoute du ressenti tout au long de l’année et des signaux envoyés (notamment la charge de travail du CA).
  
  
• Organisation du secrétariat : Annabelle a des objectifs de direction de course, notamment la Mini-Transat, et pour cela il faut valider de l'expérience sur les plus petites courses et donc prendre des congés pendant la saison pour cette activité (4 mois de congés sans solde en 2023 – MT, Puru et MAP). Rester vigilants à ne pas pénaliser l'équilibre avec Camille. Point d’attention lors de l’enchainement Puru – MT dans le contexte spécial de cette année. Arrivée de Audrey lundi 9 janvier – CDD d’un an – tout est prêt.
  Camille aimerait faire bateau accompagnateur sur le Mini Fastnet + Puru si l’occasion se présente. Organisation pendant la Puru à préciser.
  
  
• Système de congés et de récupération : présentation aux nouveaux administrateurs.

2/ Conseil d'Administration

• Retours sur l'Assemblée Générale : ressenti partagé concernant des adhérents agressifs dans la manière d’échanger sur les différents sujets « sensibles ». Sensation que certains sujets ont été coupés court et n’ont pas été votés faute de temps : à améliorer pour les prochaines fois.
  - Sujet du classement pointus : Sentiment d’incompréhension entre la position du CA qui avant déjà transmis sa volonté de ne pas mettre en place de classement pointu et quelques adhérents qui ont poussé coûte que coûte cette position alors qu’une longue réunion avait eu lieu précédemment. Le CA avait voté contre ce classement et un mail avait été envoyé avant l’AG présentant les propositions de votes après de longs débats. Seules quelques personnes se sont montrées très opposées au CA et les explications ont été globalement acceptées. Nous notons néanmoins que nous avons été pris par le temps car il y avait énormément de sujets à traiter à l’AG.
  - Travail sur l’économie de la fonctionnalité : manque de temps également mais cela a servi de première explication. La règle pourra être mise en place en 2024 après quelques ajustements à la suite de nombreuses questions qu’elle a suscitées.
  - Point positif : Nombre de votants plus important que les années précédentes grâce aux pouvoirs.
  - Travail pour la prochaine AG : amélioration du programme AG/remise des prix du Championnat/ouverture du salon à 10h. Le point sur la nouvelle jauge aurait pu être diminué car les textes avaient été envoyés aux adhérents. Taille de la salle trop juste. Le travail de préparation de la part du CA devra être plus approfondi en amont de l’AG pour transmettre l’ensemble des travaux en pré-lecture et éviter les incompréhensions. Vote à bulletins secrets pourra être conservé pour les prochaines réunions en cas de sujets délicats, sinon le vote à main levée fonctionne bien (location de boitiers de vote à étudier pour éviter la perte de temps liée au dépouillement).
  - Rappel des obligations des votes : en AGE, changements de statuts. En AGO, rapport moral, rapport financier, textes de jauges (vote demandé par la FFVoile). Tous les autres sujets peuvent être en théorie votés par le CA seul légalement mais il existe une volonté d’inclure les adhérents dans les décisions de la Classe. Synthèse : Mieux communiquer en amont de l’AG, mieux maitriser le temps pendant la journée.
  
  - NB : il n’est pas acceptable que des administrateurs se fassent insulter par des adhérents pendant l’AG. L’AG est un lieu d’échange essentiel, il est possible de parler de tout mais dans le respect des uns et des autres.
  
  
• Règlements 2023 - Modifications :
  - R-10 : Ajout de la définition de protosérie car notion présente depuis longtemps mais compréhension qui a pu être compliquée.
  - Validation des milles en course : remplacer « parcours réellement proposé » par « parcours réellement réalisé » si réduction de parcours de plus de 25%.
  - R-6-c : « en cas de réduction de parcours […] le CA se réserve le droit de conserver ou non le niveau de l’épreuve ». Règle à discrétion mais pas automatique, à utiliser que lorsqu’une course est réduite très fortement.
  - R-8-e-2 : date de réception du dossier de qualif – au plus tard le 17 juillet 2023.
  - Dossiers de qualif : pas de fichiers GPX car ils sont modifiables aisément. Possibilité de transmettre le relevé d’un tracker satellite (pas Navionics). Le tracker est facultatif mais les photos des marques, du skipper et du GPS sont obligatoires. Ajout : l’absence de photo est éliminatoire. Tampon de l’autorité locale : départ/escale/arrivée. Celui-ci doit être réalisé sur le livre de bord afin d’attester qu’il s’agit de la version originale même s’il est parfois compliqué de trouver une autorité locale ouverte aux heures de départ ou d’arrivée.
  - Bulletin météo : ajout « minimum 2 bulletins météo reçus par VHF pendant la navigation et retranscrits, notamment ceux justifiant une escale ».
  - Enregistrement BLU : à conserver même s’il est de plus en plus compliqué de savoir si la BLU fonctionne.
  - R-9 : des changements avec le nouveau système de préférences + modif date de retour des préférences afin de publier la liste de la MT avant cette date butoir (programme de l’année pouvant être impacté) – remplacer 27 janvier par 29 janvier.
  - R-12 : bulletin dûment complété – dossier médical du ressort de l’organisateur uniquement.
  - R-19-b : n’a plus lieu d’être.
  - E-3 : simplification du texte et ajout de la possibilité de plomber le sac de survie.
  - E-5-i : remplacer EPIRB personnelle par PLB
  - E-6 : nouvel article concernant le mouillage
  (aparté : rappeler lors des briefings sécu que la TPS et le sac de survie doivent être facilement accessibles pendant la nav)
  - E-9-a : remplacer bouée fer à cheval par engin flottant
  - Flashlight : préciser lampe à éclat
  - Ajouter : en cas de batterie lithium, prévoir un extincteur adapté (question des batteries lithium ion qui prennent feu contrairement aux batterie lithium phosphate à discuter dans la Com Tech)
  - Préciser : brassière « additionnelle »
  - Interdiction des montres connectées
  - E-18 : possibilité de modifier la config de voiles mais cela engendrera une pénalité de 24h sur la course concernée (travail à prévoir cette année pour la gestion des déclarations de voiles 15j en avance et éviter les abus constatés l’année dernière)
  - E-20-a-3 : précision quantité d’eau et contenants
  - E-23-c : téléphone à bord – modification : disqualification automatique avec le verbe « entrainera » - pénalité en temps deviendra impossible.
  - E-24-e : préciser le texte concernant la course par équipe – info qui peuvent être partagées à la VHF : observations météo, assistance médicale, assistance psychologique, assistance technique, communication des positions – rappel : la course par équipe est interdite.
  
  
• Classe Minin Italia : la convention en vigueur les dernières années a été suspendue pour des raisons d’organisation entre les 2 associations. La Classe Mini souhaiterait que la Classe Mini Italia poursuive son activité pour l’organisation des courses en Italie. Travail à faire sur le budget nécessaire à cette mission. La Classe Mini propose de rémunérer la salariée sur place. En attente de la proposition de la Classe Mini Italia afin de connaitre les besoins financiers et travailler sur l’allocation d’un budget.
  
  
• Organisation de la Mini Transat 2023 : une réunion a eu lieu le 30 décembre aux Sables d’Olonne en présence de la Mairie des Sables, du club LSOVCL, Romain et Emmanuel Versace. Tout le monde est content de cet accord rapide. Les bases des contrats précédents ont été présentées et seront reconduites.
  Point prioritaire pour l’organisateur : la gestion des inscriptions – suppose la validation de l’AC, qui doit être publié la semaine prochaine. Mise en relation entre Emmanuel et la Guadeloupe/Canaries. A priori toutes les parties sont disposées à continuer la collaboration. Attention aux Rallye des Iles du Soleil qui se tient aux mêmes dates.
  Semaine prochaine : rédaction des communiqués de presse. Recherche de sponsors en cours. Réunion générale avec les différents prestataires le 27 janvier, la Classe souhaite être présente et s’implique dans l’organisation et suit le dossier de près. Sujet Développement durable : collaboration avec la Vague et Imogen Price.
  Attention portée à la date de départ de la 2nde étape : en même temps que le départ de la Jacques Vabre (départ avancé d’une semaine par rapport aux éditions précédentes). Les prestataires en communication ne pourront pas assurer les 2 événements. Si le départ de la MT est retardé d’une semaine alors les arrivées aux Antilles seront au même moment. Impossible d’anticiper le départ en raison de la saison cyclonique. Il semble préférable de privilégier la communication aux arrivées qu’au départ de l’étape. Sujet de la coïncidence du calendrier à rapporter à la FFVoile.
  
  
• Retour Cargo : La consultation des transporteurs et les négociations vont reprendre. L’accord des adhérents doit être préalablement validé.

3/ Commission Technique

• Question livet : du dessin par rapport à la précision de la règle et du calcul. La vérification sera donc faite par rapport à la règle antérieure (càd notion de prolongement). Cette règle sera appliquée strictement, attention donc aux différences entre les calculs théoriques et la réalisation.
  
  
• Cloison d'abordage : La Com Tech s’accorde sur le fait qu’il faut considérer les 15% par rapport à la longueur totale du bateau (longueur hors tout) pas seulement la longueur à la flottaison. La règle sur la cloison d’abordage en Mini est plus stricte que les textes internationaux qui ne l’imposent que sur les courses RSO 0. Il faut changer la règle impliquant la longueur hors tout et non longueur à la flottaison car il peut être dangereux de concevoir une cloison d’abordage permettant un volume trop important à l’avant (Cf. Avenant). La ligne de flottaison est par ailleurs très impactée au portant, la question des chocs n’est donc pas pertinente.
  
  
• Support d'aérien : Demande d’autorisation de couper les perches actuellement installées afin de ne pas changer d’aérien. Il est plus judicieux d’autoriser la fourniture standard qui coûte environ 200€ afin de se diriger vers l’homogénéisation des installations et non la bricole. Toute modification du système standard peut amener à des différences de quelques centimètres et ouvrir la porte à des dérives progressives. La règle précise que l’aérien doit être au ras du mât. Aucune réhausse possible donc les perches coupées seront interdites au profit des supports standards et d’une installation dans la configuration prévue par le fournisseur (perçage, emplacement).
  
  
• Padeye textile pour bas-étai : règle S-17 – tous les éléments de gréement, fixation haubans, étai, bas étai doivent être en inox. Certains Vector et Maxi sont équipés d’un bas étai en textile qui est donc non conforme mais dont les plans ont été validés par erreur par la Classe Mini. Pb : pour changer la padeye par une cadène inox, il est indispensable de restrater le pont, opération qui peut s’avérer couteuse. Décision de la Commission technique : tolérer les padeyes textiles pour les bateaux déjà équipés (Vector, Maxi) et prévenir les chantiers et architectes de l’interdiction de cette utilisation à compter de ce jour. Tout skipper dont un nouveau bateau est contrôlé avec une padeye textile pour le bas étai se verra dans l’obligatoire de faire les travaux nécessaires à la remise en conformité. [Question annexe : lignes de vie généralement fixées sur ce point, discussion à ouvrir pour s’assurer que les charges et efforts sont compatibles]
  NB : les architectes et chantiers sont responsables de la bonne conformité d’un bateau à la jauge Mini. Les dérogations pour manquements au respect de la jauge ne seront plus acceptées. Un prestataire désigné par la Classe Mini est désormais chargé de relire les plans et d’effectuer les visites chantier en vue des homologations en série afin d’éviter toute erreur.
  
  
• Retours mail non-conformités (mail de novembre 2022) : les coureurs sont en attente de notre retour. A traiter rapidement.

4/ Commission Courses

• Répartition des administrateurs sur les courses:
  - 100MN Minorque : Benoit
  - PLM : Léo et Mathieu (jauges : Gaël et Antoine)
  - Pornichet Sélect : Emilie et Hélène
  - SoloMed : à définir
  - Mini en mai : Léo, Romain, Antoine
  - MAP : Thomas
  - Mini Fastnet : à définir
  - Calva1 et Calva2 : Djemila
  - Massilia Offshore : Emilie
  - Puru : à définir
  - MT : départ jean, Romain - escale à définir - arrivée Romain, Gaël
  
  
• Avis de course:
  PLM : proposition de bonification de 1h pour les équipages mixtes – Le CA n’est pas favorable à cette proposition. La demande d’imposer la mixité à bord des bateaux avait été refusée l’année dernière car la possibilité de choisir son équipier/ère est bénéfique en début de projet (passation de bateaux et/ou d’expérience). Peu de nouveaux skippers en 2023, la saison est donc plus propice à la mise en place d’une règle imposant la mixité. D’autres propositions sont émises : incitation financière pour les équipages mixtes ou exonération d’adhésion pour les femmes dont ce serait la première course en Mini. Discussions. Vote à l’unanimité pour rendre la mixité obligatoire pour la PLM en 2023. Année test, un bilan sera fait à l’issue de l’épreuve. Le CA a conscience que le modèle de l’épreuve peut être compliqué les années paires au vu de son positionnement dans le calendrier (renouvellement de la flotte importante, nécessité de passation plus forte), la mixité pourrait alors être proposée sur une autre épreuve.

5/ Commission Qualification

• Evaluation d'un dossier de qualification: remis à plus trad faute de temps ce jour.

6/ Commission Développement Durable

• Validation de la création d'une commission interne au CA : aujourd’hui la Commission éco existe via un Trello et un groupe Whatsapp dont la gestion et les travaux sont dispersés et peu concrets. Cette commission « publique », ouverte à tous et consultative sera conservée mais il semble qu’une autre entité soit nécessaire pour structurer et organiser les idées. Proposition de création d’une commission au sein du CA qui fera l’interface avec le groupe public. L’objectif est d’étudier les demandes de la Com Eco 650 et d’avancer en parallèle avec ou sans aide extérieure en fonction des sujets – Vote à l’unanimité du CA pour la création de cette commission qui aura le même fonctionnement que les commissions déjà existantes (technique, qualification, communication et courses). Rapporteur de commission : Thomas. Réflexion autour du nom de cette nouvelle commission : le terme « Développement Durable » reste privilégié car il englobe les enjeux sociaux (mixité, inclusion, etc). La méthodologie pour cadrer la Commission Eco 650 est à discuter avec le CA, qui se doit de protéger les adhérents et doit donc garder la main sur les décisions qui ont un impact majeur sur la pratique et l’association.
  Le calendrier du CA sera transmis aux groupes de travail qui pourront alors provoquer des réunions avec la Comm DD au moins une semaine avant les réunions du CA. Première réunion avec Simon Fellous le mercredi 11.
  Conclusion : le CA devra garder la main sur les propositions et les décisions sur les sujets DD.
  
  
• Projet de l'économie de la fonctionnalité suite aux discussions à l'AG : pour rappel, il s’agit de la seule mesure qui a été travaillée par la Commission Eco 650 – et qui a soulevé des questions. La Comm DD s’engage à retravailler la mesure pour lever les zones d’ombre rapidement.

7/ Commission Communication

• Validation du visual pour la carte de voeux et la couverture du Guide
• Brainstorming pour le t-shirt

Prochain CA : le 4 février à Lorient