Compte rendud e la réunion du

Le samedi 16 janvier 2010

Membres présents : Lucas Montagne, Olivier Avram, Ronan Deshayes, Laurent Bourgues, Conrad Colman, Bénédicte Graulle, Adrien Hardy, Pierre-Yves Lautrou, Yves Le Blévec

Membres excusés : Caroline Vieille, Erwan Le Roux

Personnes invitées : Sandrine Pelletier, Annabelle Moreau

Avant de commencer, petit point sur le fonctionnement des réunions. Le fonctionnement mis en place l’année dernière semble convenir, les compte-rendus sont donc établis par le secrétariat qui diffuse une première version à l’ensemble du Conseil d’Administration qui a quelques jours pour réagir. L’objectif est que le compte rendu soit en ligne le vendredi suivant la réunion.

Calendrier 2010

. Répartition des administrateurs sur les courses 2010

Nom de la course	Administrateur	Co-administrateur
Demi-Clé	Erwan le Roux	Conrad Colman
Pornichet Sélect	Olivier Avram	Laurent Bourgues (période d’accueil)
Mini Pavois	Pierre-Yves Lautrou	Bénédicte Graulle
Mini Golfe	Laurent Bourgues	Ronan Deshayes
Trophée Marie-Agnès Péron	Adrien Hardy	Conrad Colman
Hexis Cup	Caroline Vieille	Ronan Deshayes
Mini-Fastnet	Yves Le Blévec	Pierre-Yves Lautrou
Morocco Cup	Ronan Deshayes	Laurent Bourgues
Les Sables – Les Açores – Les Sables	Lucas Montagne - Olivier Avram	Caroline Vieille (Açores)
Mini Empúries	Bénédicte Graulle	Conrad Colman
Mini Barcelona	Olivier Avram	Erwan Le Roux

Classe Mini italia

ü Lucas Montagne commence par faire un petit historique de la situation et rappelle que selon la convention, nous nous sommes engagés à fournir différent documents à la Classe Mini Italienne pour leur fonctionnement :

- Protocole de jauge,

- Formulaire de cahier de jauge,

- Grille de correction de qualification,

- Établissement de leurs cahiers des charges,

- Exemplaire des rapports de courses.

Seulement, nous ne disposons pas non plus de ces documents à l’heure actuelle. Il est donc impératif de les préparer (également pour nous !).

Concernant les dérogations aux parcours de qualification, il est indispensable, vue la première question posée par Stefano Paltrinieri, de faire un point avec eux (les seules dérogations possibles sont sur le parcours, il n’est pas question de dispense).

Ronan reste le correspondant avec Annabelle.

Concernant, la base intranet, la Classe Mini Italienne, était d’accord pour régler l’intégration d’un module Classe Mini Italienne pour 600 euros. Or cela coûte finalement 900 euros HT. Ronan propose que nous réglions la différence car nous avons également tout intérêt à ce que la Classe Mini Italia utilise cet outil.

Vote. Pour : 8 - Abstention : 1 - Contre : 0

debriefing mini transat 2009

ü Comme en 2008, nous souhaitons rencontrer GPO pour faire le point sur les aspects positifs et négatifs de l’organisation 2009 afin que l’édition 2011 soit encore améliorée.

Malheureusement, pour l’instant, nous n’avons reçu qu’une quinzaine de réponses aux questionnaires de la part des participants. Il est donc difficile de se faire un point de vue général.

Lucas doit contacter GPO pour les rencontrer en mars. Le secrétariat va à nouveau relancer les participants avec un délai de réponse au 15 février.

Lucas Montagne et Olivier Avram représenteront la Classe Mini à cette réunion.

axes de travail pour l’année 2010

. Commission Technique

- Protocole de jauge. La version proposée par Ronan en fin d’année 2009 est à valider et il est nécessaire de voir ce qui est applicable dès cette année. Laurent Bourgues animera le sujet avec Erwan Le Roux (Ronan Deshayes ne pouvant être juge et partie !). Beaucoup des points pourront être mis en application dès cette année mais certains, comme la stabilité, demandent d’engranger des données. L’objectif est d’avoir un document finalisé et le matériel nécessaire à ce nouveau protocole pour début Mars.

Thomas Normand a déjà demandé à passer à la jauge à cette époque ainsi que, éventuellement, Guillaume Le Brec. Cela représente une bonne opportunité pour mettre au point sereinement ce nouveau protocole (qui sera appliqué ici à titre expérimental en plus de l’ancien bien sûr).

- Jauge série. Aujourd’hui, le texte est si flou qu’il ne permet pas de mettre un terme aux suspicions naissantes. Il s’agit donc d’unifier le texte. Pierre-Yves Lautrou et Yves Le Blévec s’occupent du dossier.

Pour ce faire, il est suggéré de contacter les associations / propriétaires / concepteurs et voir où ils veulent aller.

L’objectif est d’avoir l’ébauche d’une première proposition pour la prochaine réunion du CA.

Par ailleurs ; le secrétariat doit contacter les fabricants de bateaux de série pour leur rappeler l’application du J-13 sur les nouveaux bateaux afin de les accompagner dans la création de solution adapté à leur outil de production

- Étude sur la consommation des voiles pour éventuellement limiter le nombre de labels. Durant la saison, le secrétariat devra récolter les informations suivantes à chaque vente de labels : pour quel bateau ? quelle voile ? éventuellement que devient la voile changée ?

Lucas Montagne récoltera les informations pour analyse.

- Cahier de jauge dans la base de données. L’objectif est de déterminer les champs à créer dans la base de données afin que chacun puisse retrouver rapidement les données nécessaires. Ceci dépend également du protocole de jauge. Cela se fera donc un peu après. Laurent Bourgues et Erwan le Roux doivent faire une proposition pour début mars.

- Transpondeur AIS. Cette année, l’émetteur AIS est autorisé (par obligation des OSR), il sera obligatoire dès l’année prochaine. Le Conseil d’Administration souhaite étudier la possibilité de fabrication d’un émetteur / récepteur spécifique Mini afin de conserver le fait que les concurrents ne se voient pas entre eux. Ronan Deshayes se charge d’établir le cahier des charges pour sa fabrication / son développement. Nous avertirons les adhérents dans le prochain CMI que nous travaillons sur un tel produit et qu’il est peut-être préférable qu’ils attendent un peu avant d’investir dans un émetteur.

. Commission de qualification

- La commission de qualification doit se réunir très bientôt afin de faire le point sur la méthode de correction. Voir ce que l’on souhaite réellement ….

. Commission courses

- Préparation de l’appel d’offres pour les Mini-Transats 2013 et 2015. En 2011, nous devons lancer un nouvel appel d’offres sur l’organisation des Transat 2013-2015. Il faut donc travailler les documents concernant cet appel

Qui ? : Ronan Deshayes, Olivier Avram, Lucas Montagne

Délai ? : mai - juin

- Trackers. Lucas Montagne a commencé à travailler sur un cahier des charges pour la location / l’achat de trackers afin que tous les bateaux en disposent toute l’année et sur toutes les courses. La Classe Mini choisirait un prestataire de services et ce produit serait donc disponible pour tous les organisateurs.

L’avantage est que chaque bateau disposerait d’un tracker toute l’année (pour chaque course, pour le parcours de qualif…) et la mutualisation permettrait sans doute de réduire les prix, les locations de trackers représentant un poste important dans le budget des courses. Toutes les courses, y compris les courses de niveau C auraient des trackers et une cartographie, ce qui faciliterait leur communication.

L’inconvénient est que la solution proposée pourrait entraîner une inversion des responsabilités. A l’heure actuelle, les organisateurs sont responsables du bon fonctionnement des balises choisies, cela deviendrait de fait la responsabilité de la Classe Mini. De plus, il n’est pas du rôle de la Classe Mini d’assurer le suivi, l’entretien des balises, la mise en place d’une cartographie. La mutualisation est intéressante mais il faut faire attention à ce que la Classe Mini ne devienne pas prestataire de services.

- Communication. Le sujet des trackers est également un sujet de communication. Nous rappelons qu’un bon rédacteur est tout aussi indispensable que des trackers. L’idée d’imposer un rédacteur commun pour toutes les courses est soulevée. Cela permettrait d’avoir, à un coût maîtrisé, sur toutes les courses, un rédacteur connaissant le circuit, les coureurs….

Ces deux derniers points concernent directement les organisateurs. Il est donc décidé d’en discuter directement avec tous lors de la réunion que nous ferons en décembre. En attendant, chaque administrateur pourra déjà en parler avec les différents organisateurs des courses 2010 afin d’avoir une idée de la position de chacun d’entre eux.

- Calendrier 2011. Pas encore de proposition à l’heure actuelle. Par contre, la réunion des différents organisateurs de juillet 2009 a révélé qu’il y avait un réel travail sur le calendrier méditerranéen (aucun organisateur ne souhaitant ni se retrouver face à la Transat ni à devoir bloquer des places de port durant la période estival).

. Commission communication

- Les CMI mis en place cette année sont à garder. C'est un vrai succès.

- Forum du site : il est actuellement sous-traité à Leo Voorneveld. Pourquoi ne pas l’intégrer réellement ? En fait, cela nécessiterait beaucoup de travail pour le dynamiser, le contrôler. Il est donc décider de ne rien changer par contre si certains administrateurs souhaitent le dynamiser et lancer des sujets, ils peuvent tout à fait poster sur le forum.

- Le blog des « experts » mis en place lors de la Transat a bien fonctionné et apparemment a plus. Il est donc décidé de le mettre en place sur toute la saison 2010.

- Réseaux sociaux. La commission communication souhaite inscrire la Classe Mini sur Facebook et Twitter afin d’augmenter la communication vers nos adhérents et toute personne intéressée par le Mini en général.

Vote. Pour : 5 - contre : 1 -abstention : 2

- Classement Méditerranéen. Guillaume Rottée, de la Grande Motte, nous a contacté car le sponsor de sa course « Hexis Cup » aimerait que la Classe Mini officialise un classement du bassin méditerranéen. Ce classement a pour but de promouvoir le calendrier méditerranéen.

Le problème est que cela ferait un sous-classement à notre classement qui n’est en place que depuis un an. De plus, l’intégration de ce classement sur notre site suppose un coût qui serait pris en charge par Hexis contre l’insertion de leur logo. Enfin, cela créerait un gros différentiel entre le Classement Mini officiel (sponsorisé par nous-mêmes) et le classement Méditerranéen (sponsorisé par un partenaire privé !).

Vote. Pour : 3 - contre : 4 - abstention : 2

Par contre, rien ne les empêche d’en établir un quand même de manière non officielle.

Questions diverses

cadeaux adherents

Le secrétariat avait proposé des bobs pour cette année (taille unique, plus facile à transporter, et plus ou moins le même prix). Le Conseil d’Administration n’est pas du tout séduit et souhaite continuer avec les t-shirts manches longues. Le « Classe Mini » reste sur la manche, Sandrine doit faire une proposition pour la disposition du logo et la commission communication doit proposer une baseline pour différencier un peu.

DEMANDE DE DCQ ETRANGER POUR LES SABLES – LES ACORES – LES SABLES

Ryan Finn en a fait la demande au mois de septembre mais n’a toujours pas reçu de réponse. Il n’y aucune raison de ne pas lui accorder: le Conseil d’Administration juge donc sa candidature recevable.

classe mini sud américaine

Un chantier sud-américain, constructeur d’un bateau à la jauge série nous a contacté récemment car il souhaite que nous les aidions à se développer en reconnaissant une classe sud-américaine. Il nous semble un peu tôt pour officialiser une classe si nouvelle avec si peu de bateaux. A l’heure actuelle, nous pouvons les aider en leur envoyant tous les documents (cahiers des charges, convention type comme celle avec la Classe Mini Italia…) en leur spécifiant que pour être une classe mini officielle, il faudra attendre un peu et avoir un minimum de bateaux.

Le secrétariat doit faire une proposition de Réponse Officielle

GUIDE MINI

- Concernant le codage de l’Epirb personnelle, le secrétariat doit faire une proposition de nouveau texte concernant le codage, spécifiant que si la balise est codée au nom du skipper, il faut que le numéro du bateau correspondant soit indiqué sur la base des secours.

- Nous avons fait quelques modifications à la pharmacie proposée par Jacques-Arnaud Seyrig, en accord avec Philippe Bouillard et Antoine Grau. Le secrétariat doit lui renvoyer les nouveaux textes en le remerciant de son travail pour nous.

FAQ sur site.

- Sandrine a envoyé l’ensemble des questions de jauge 2009. La commission technique doit dépouiller le document pour voir ce qui doit être mis en ligne.

dossiers de qualifications

Olivier Avram soulève le fait que beaucoup de dossiers reçus ne comprennent pas les documents utilisés en mer (recopiage du livre de bord, points sur la carte reportés une fois à terre…). Or même si les skippers disposent de moyens différents sur ce parcours que ceux autorisés en course, il serait bien que ceux-ci fournissent les documents ayant servis à la navigation.

Ce point soulève le débat sur l’objectif de la qualification…. Comment corriger un dossier …. Il est suggéré de réduire le délai d’envoi après l'arrivée, ce qui réduirait les possibilités de recopiage. Afin d’éviter de prendre une décision trop hâtive dont on ne mesure pas toutes les conséquences, nous verrons ce point pour le Guide Mini 2011.

retour cargo transat

Beaucoup de participants se plaignent des tarifs de Logistic Support. A ce sujet, Sergio, que différents administrateurs ont déjà contacté, n’a aucun problème à communiquer ces chiffres et à en parler. Laurent Bourgues doit faire le point sur ce qui se fait déjà.

Prochaine réunion du Conseil d’Administration : le 27 février 2010 à lorient