Extrait de la réunion du conseil d'administration du 17 janvier 2009

Le samedi 17 janvier 2009

PERSONNES PRESENTES : Lucas Montagne, Ronan Deshayes, Pierre-Yves Lautrou, Erwan Le Roux, Olivier Avram, David Raison, ADRIEN HARDY, Thomas Bonnier, Isabelle Joschke.
PERSONNES INVITEES : Annabelle Moreau, Sandrine Pelletier. PERSONNES EXCUSEES : Bénédicte Graulle, Yves Le Blevec.

Secrétariat

Augmentation des salaires des secrétaires (3 %) à compter de janvier, puis revu au cours de l’année.
Finalement, afin de faciliter les achats par internet et les déplacements à l’étranger, le secrétariat aura une carte bleue à l’essai pour un an.

Note de frais
Les notes de frais ne sont pas supervisées pour le moment, elles le seront par le trésorier et le président. (Envoi par Excel pour validation). Mise en place d’un seuil pour la validation, et d’une somme pour les dépenses. Des idées seront proposées par le trésorier.
Voir le barème en vigueur (URSSAF)
Frais administrateurs : remboursement de frais (frais réels – carburants, péages, parking), pour les déplacements liés à l’activité de la Classe Mini.
Qui : David Raison
Quand : fin de semaine 4

Dossier médical de la F.F.Voile (annexe 3)

Le Conseil d’Administration désirerait une exonération totale de l’annexe 3 du règlement médical de la F.F.Voile (y compris pour les courses de catégorie A), qui semble être en contradiction avec l’esprit de la course au large.
Faut-il contacter les autres classes de courses au large ?
Le Conseil d’Administration n’est pas convaincu qu’une action conjointe
soit la bonne solution. En effet, il semble compliqué de réunir tout le
monde et d’avoir une conduite commune.
Agir comment ? Lors d’une présentation à Mr Champion, Président de la F.F.Voile, Lucas Montagne et Thomas Bonnier aborderont le sujet. La Classe souhaite une dérogation totale. Pour présenter ce sujet, il faut bâtir un argumentaire solide.

Qui : Lucas Montagne, Adrien Hardy, Erwan Le Roux et Ronan deshayes
Quand : moins de quinze jours

Enregistrement vacations VHF sur Transat
C’est une demande de GPO (problème de gestion de la course pour eux :
la 2ème étape, pour eux, c’est trois semaines de vide absolu).
- Contre : assistance / pour : ça ne change pas grand-chose à la diffusion actuelle des communiqués.
- Contre : l’attitude de coureurs sachant que la terre pourra les
entendre, il s’agit indirectement d’un confort moral. Les coureurs
sauront que leur famille les entendra et cela change beaucoup de
choses.
- Les gens aiment cette course pour ce côté solitude et
cela permet de vendre plus facilement la course. Si on autorise ce
système, les gens entendront du son sur le site, on donnera l’impression que tout le monde parle à des bateaux accompagnateurs. Pyl revient sur ce point car aujourd’hui le coureur sait déjà que son message sera passé à terre (par écrit), mais pour plusieurs administrateurs, il y a une grande différence, car la perception d ‘un message écrit est de loin différente.
- Pour : opportunité pour faire connaître notre course. / Contre : GPO a beaucoup d’autres points à améliorer avant ça (banque d’images, bandes sons, interview d’avant départ….).
- Idée d’une version intermédiaire : on peut accepter, mais on défini un minimum : portrait obligatoire, chaque coureur n’a pas de contact avec la terre et inversement ; et interview des 10 premiers…

- Vote : Autoriser l’enregistrement. Pour : 2 / Contre 5 / S’abstient : 2
Qui : Lucas Montagne et Ronan Deshayes
Quand : semaine 4

Identité visuelle de la Classe Mini

Historique sur cette réflexion :

L’année dernière, besoin de se structurer (site, base) et donc aussi, identité visuelle.

1, rédaction cahier des charges, demande de candidatures (12 reçues),
2. sélection de 3 dossiers (rémunérés pour leur proposition).
3. Fin juillet, Thomas Bonnier, en charge du dossier reçoit les propositions (environ 30) et ne trouve pas ce qu’il attendait. Il fait donc ses propres esquisses et les présentent anonymement avec celles
reçues.
4. Fin août, présentation des esquisses au Conseil d’Administration qui choisit involontairement celles de Thomas Bonnier.
Plusieurs erreurs semblent avoir été commises dans cette démarche. En
effet, nous aurions du annoncer par exemple que l’appel d’offres avait
été infructueux mais cela est plus de la maladresse.
Le logo doit refléter la Classe Mini avec toutes les valeurs qu’elle porte. Or, le logo actuel date et donne une impression amateur.
Aujourd’hui : ce projet ne doit pas être remis en cause, notamment avec la mise en place du nouveau site, c’est l’occasion de le changer.
Il convient maintenant de trouver un graphiste, confier le projet pour le transformer en dessin et déclinaison graphique. Nicolas Gilles, un des prestataires non retenu de l’appel d‘offres accepterait ce travail.
L’équipe qui s’occupe de ce dossier doit être refaite.
Olivier avram rejoint Thomas Bonnier qui ne souhaite plus mener le
projet seul.

Echéance souhaitée : le plus rapidement possible, la base de données et le site internet étant prévus pour le 15 mars.

Classement annuel

Isabelle Joschke est allée à la F.F.Voile pour avancer sur le classement annuel souhaité par la Classe. Après une longue explication des souhaits de la Classe (intégration des courses étrangères et des
coureurs étrangers courant en France, mais pas de classement ISAF,
classement différenciant les prototypes et les séries), ce dossier est
encore loin d’être abouti.
Il est important de commencer par faire remonter les classements des courses mini françaises à la Fédération notamment pour les coureurs français bénéficiant ou souhaitant bénéficier d’un statut de sportif de haut niveau.
Il existe déjà un classement fédéral, il conviendrait alors de le mettre en relation avec celui que nous souhaitons mettre en place. Le classement de la F.F.Voile est déjà existant, il suffirait juste de finaliser quelques points. Erwan Le Roux rejoint Isabelle Joschke pour avancer sur ce sujet.

Classement Classe Mini

Si les courses A ne sont pas intégrées au classement, cela peut booster
le circuit, aider à promouvoir le circuit des petites courses. Si les courses A sont intégrées, mais à un coefficient égal à celui des courses b, cela les prend en compte sans pour autant « brouiller » le circuit ; car sinon, un vainqueur d’une course A serait forcément 1er au classement. Des coefficients de 1,5 pour les courses B et 2 pour les courses A seraient des solutions.
Toutes les courses qualificatives de l’année sont prises en compte (y compris courses italiennes). Ce classement pourrait être mis en place tel qu’il est, et évoluera par la suite.

Avancement sur la base de données / Site Internet

Un projet de site internet a été envoyé par Azimut, prestataire qui travaille sur la création du site et de la Base de Données.
Le classement devrait paraître sur le site (il sera dans la base de données).
Les différentes propositions de site internet sont exposées. Il faudra préciser quelles sont les parties du site qui sont administrables, et
modifier certains petits points comme les couleurs et les onglets.
L’arborescence du site est à revoir. La hiérarchie des infos serait
également à repenser, entre « le flux de l’info » et les « brèves ».
Les propositions ressorties seront exposées à Azimut pour une nouvelle
proposition. Un devis pour l’insertion de vidéos est attendu.
Qui : THOMAS BONNIER, OLIVER AVRAM ET PIERRE-YVES LAUTROU.
Quand : SEMAINE PROCHAINE

ATTENTION : il faut que les coureurs choisissent (lors de l’adhésion)
s’ils veulent ou non apparaître sur le site internet (droit à la vie privée), fichier à déclarer à la CNIL.

Actions 2009

Commission Technique
Définition des dossiers en cours et comment on les fait avancer.

- LES VOLUMES D’INSUBMERSIBILITE : il faudrait faire une consultation
d’architectes sur les volumes nécessaires. Qui : DAVID RAISON.

- PROTOCOLE DE JAUGE : définir un protocole précis, la
manière de jauger, comment, dans quelles conditions, faire un essai au
préalable… Qui : ERWAN LE ROUX.

- CAHIER DE MONOTYPIE – TYPE : il n’y a aucune monotypie
des bateaux de série, et pas d’associations de propriétaires dans la
plupart des cas. Il faut synthétiser tous les cahiers de monotypie, réussir à faire un cahier – type, éviter les cas particuliers et centraliser les informations. Tout ce qui est en commun sera dans le Guide et ce qui reste particulier à chaque série sera regroupé à part.
Il faut que la règle soit connue par le plus grand nombre de personnes.
Certains bateaux n’ont pas de règles. Cette responsabilité est celle de
la Classe.
Qui : Pierre-Yves Lautrou

- Scanner les dossiers de jauge des bateaux (prototypes en premier).
Qui : le secrétariat

- Un point sera fait en avril sur ces 4 sujets qui devront être finis en septembre.

Commission Communication
- La mise en ligne du Guide fera l’objet d’un communiqué aux adhérents..
- Canevas / processus communication de crise : à définir et à mettre en
place avant la première course (type Pornichet Sélect 2008, Transgascogne 2007, …). C’est un canevas pour savoir comment agir, mais aussi, pour l’organisateur pour que nous soyons prévenus rapidement.
- Mise en place d’un fichier « presse » pour communication externe.

Commission Qualification
- La grille d’évaluation des qualifications actuelle est à revoir. Il faudrait remettre en place une nouvelle grille d’évaluation avec des nouveaux barèmes.
- Définir ce qu’on attend d’une qualification pour savoir comment on la corrige.
- Juger une dérogation : mettre en place un historique des dérogations
(avec commentaires, dates) à mettre en place avant début avril. Qui :
Ronan Deshayes.
- Il faudrait un modèle de livre de bord (type livre de bord des Glénan, bloc marine) pour que tous les coureurs utilisent tous le même livre de bord.

Commission Relations Extérieures
- Relations avec la Classe Mini Italienne : il est important de rédiger et signer une convention avec la Classe Mini Italienne, pour respecter certains critères (prix des adhésions, jauge, cahiers des charge des courses). L’acceptation de cette convention permettra de garder les courses italiennes qualificatives.
- Inventaire des décisionnaires bienveillants à l’égard de la Classe (à la F.F.Voile, aux Affaires Maritimes, …) il faut trouver des contacts dans chacune des instances avec lesquelles la Classe échange.

Questions diverses

Dernières corrections au Guide Mini 2009
Les appareils d'enregistrement de données techniques non exploitable
directement à bord sont autorisés. (acquisition de données).

Classe V : la dérogation est acceptée (révision doit dater de moins de 6 mois avant le départ la Course A).

Antoine Grau : Sage ?
Le statut de Membre Sage est attribué par le Conseil d’Administration (voir statuts).
A ce jour, 4 personnes sont des Membres Sages de la Classe Mini :
Jean-Luc Garnier, Denis Hugues, Gilles Bernon et Isabelle Pauvers. Il
est proposé qu’Antoine Grau, administrateur de la Classe Mini pendant 6
ans, dont 4 ans de Présidence soit Membre Sage.
Vote pour : unanimité

Couverture du Guide Mini 2009 et carte de vœux
Les modèles proposés sont acceptés (vérifier le crédit pour la couverture et pour la carte de vœux).
Pas de logo sur le Guide Mini.
Droit pour la couverture du Guide Mini 2009 : Jean-Marie Liot www.jmliot.com

Classe Mini US
La Commission Technique accepte que Dave Christensen, jaugeur pour la Classe Mini US qui était venu à La Rochelle en 2007 pour commencer une formation, effectue les visites de chantier aux Etats-Unis selon le
protocole établi.

Prochaine réunion du Conseil d’Administration : le 21 février 2009.