Réunion du Conseil d'Administration du 20 Août 2016

Extraits du compte-rendu

Le samedi 20 août 2016

Administrateurs présents : David Raison / Yann Claverie / Amaury François / Nicolas d'Estais / François Jambou / François Denis

 Administrateurs absents : Nikki Curwen / Armand de Jacquelot / Lucas Montagne / Elise Bakhoum / Ian Lipinski

Invités : Camille Croguennec / Annabelle Moreau / Joël Gaté

 

 Annabelle a terminé son congé sans solde et sera de retour au bureau le Lundi 29 Août.

 ·         Différents points de sont relevés lors d’un débriefing à chaud.

·         Une réunion est à prévoir rapidement avec les organisateurs de l’évènement.

 

 ·         La Classe Mini souhaite conserver aux années paires une course de catégorie A avec une escale aux Açores.

• Cependant, le bilan de l’édition 2016 soulève la nécessité de demander aux organisateurs de revoir à la hausse leurs ambitions et prestations. L'hypothèse d'un changement d'organisation et/ou de ville de départ n'est pas privilégiée, mais ne peut être exclue à ce stade.

·         La question de nombre de coureurs (et notamment en proto) est problématique et préoccupante. Il faut clairement travailler sur le positionnement et l’identité de cette course pour mobiliser davantage de coureurs.

 

 ·         36 participants à ce jour sur 40 places disponibles (participation très bonne)

·         Pas de tracker sur la course

·         Pas de problème majeur identifié pour le moment

·         Mathias Lallemand est le directeur de course

·         Il a été décidé de rencontrer un de nos membres inscrit à cette course à l’occasion de la période d’accueil afin de refaire le point suite à des incidents précédents. L’idée est de comprendre les raisons des incidents et des actions mises en œuvre pour éviter un 3^ème aléa. Il sera également sensibilisé aux conséquences de ces incidents pour l’ensemble des coureurs.

 

 ·         L’avis de course a été publié et une proposition d’instructions de course a été envoyée.

·         14 inscrits à ce jour. Un rappel va être mis en ligne (FB).

·         L’organisation suit son cours (pas de problème remonté).

·         Une réunion d’organisation est à programmer avant la fin du mois (Amaury)

·         Pas d’avancement sur ce dossier. Le souhait reste de trouver une adresse pérenne.

·         Un cahier des charges va être synthétisé pour la première semaine de Septembre (David Raison).

·         Annabelle va prendre en charge ce dossier.

·         Une agence immobilière peut être contactée.

·         Le budget est de 500€ CC.

·         Une annonce sera passée sur les réseaux.

 

 •    Pas de péniche trouvée pour le moment. La démarche doit à l’avenir être engagée plus tôt.

•    Nicolas d’Estais se propose de fournir son support pour trouver un lieu sur Paris. L’idée est de trouver un lieu unique pour faire l’AG et la soirée.

 

 ·          Une proposition de révision a été envoyée par Lucas le 30 Juin 2016.

·         Le nom officiel de la Classe qui est aujourd’hui « Classe Mini Transat » va être modifié par « Classe Mini 6.50 »

·         Une chartre devra être signée par les nouveaux adhérents pour les sensibiliser et les responsabiliser sur le socle de connaissance théorique et d’expérience minimum requise pour participer aux courses de catégorie C. (François Jambou).

·         La composition de la Classe a été revue (type de membres)

·         La notion d’équité sera davantage mise en avant.

·         Annabelle Moreau fera une synthèse des modifications en cours de discussion afin de les valider lors du prochain CA.

  

•    Un point sur le budget 2016 a été présenté par le Trésorier (David Raison) qui présente à un bilan à 7 mois vs. le prévisionnel de Janvier 2016.

•    Le prévisionnel donnait un budget sur l’année à l’équilibre. A ce jour, pas d’écart significatif avec ce prévisionnel.

•    Dépenses au 31/07 : 75% du budget annuel (OK) 

•    Produits au 31/07 : 104% du budget annuel (plus d’adhésions que prévu)

 

 ·         Différentes pistes de réflexion sont à l’étude pour optimiser le fonctionnement du CA :

◦    Responsabilité et rôle accru des commissions et notamment du rapporteur des commissions

◦    Possibilité de faire appel à des adhérents hors CA pour participer ponctuellement aux travaux des commissions

◦    Possibilité de mettre davantage en avant le rôle des différents pôles dans l’accompagnement des coureurs tout au long de la saison

◦    Possibilité d’avoir des « référant » par zone de navigation afin de faciliter l’entrée dans le circuit des nouveaux adhérents

◦    Possibilité de modifier la composition des commissions en cours d’année

 

◦    Mise en place de deux administrateurs suppléants qui pourraient intervenir en cas de démission d’un administrateur titulaires et/ou de non atteinte du Quorum. Ces administrateurs pouvant être des candidats au CA non élus lors de l’AG.

◦    Etc….

·         Le Conseil d’’Administration rappelle qu’une partie de ses administrateurs sera renouvelée lors de l’AG de Décembre 2016. A cette occasion, le CA se tient à disposition des adhérents qui pourraient être intéressés afin de répondre aux différentes questions. Le rôle d’administrateur est important pour la vie de l’association et nécessite une implication importante. Il est donc intéressant d’avoir des personnes disponibles et motivées pour faire vivre la Classe Mini

 

 •    Lucas, David et Amaury vont préparer et assister à cette réunion qui se tiendra le 13 Septembre au siège de la FFVoile à Paris.

  

 •    Un mail a été envoyé à tous les organisateurs de course des années impaires afin de recueillir les intentions de courses pour 2017.

•    Un rendez-vous va être pris avec LGL pour aborder l’organisation de la Lorient BSM 2017 et remettre en avant les points de dysfonctionnements constatés en 2016.

•    Demande d’Yves le Blevec d’intégrer les Class40 en solitaire sur la « Mini en Mai 2016 ». Une réflexion est en cours sur le sujet.

•    Une attention particulière devra être apportée sur le calendrier Méditerranée (cumul des courses Atlantique et Med sur le même WE, répartition inégale des courses dans l’année).

•    Il existe un risque sur la programmation de la Transgascogne. Un point téléphonique avec l’APAPB va être planifié pour faire le point sur le sujet. La Classe Mini tient à cette course qui a un caractère historique fort (depuis 1987).

  

•    Assurance : une étude est en cours avec TOLRIP afin de mettre en place un « Risk Manager » qui serait en mesure de prendre les risques pour l’ensemble des adhérents. Ce modèle, déjà en place sur la Classe Imoca, la Classe 40 et les MOD70 permet en autre de mutualiser l’ensemble des contrats pour faire jouer un effet de groupe.

•    Protocole de jauge : un devis est en cours pour réaliser un gabarit de contrôle des foils. Des demandes de devis complémentaires vont être lancées chez AMCO notamment (Amaury)

•    Réunion avec le prestataire de service internet : une réunion est à programmer avec Yann et Lucas afin d’échanger sur les possibles modifications de fond sur le site internet mais également une récupération de la base de données « Classe Mini ».

•    Produits dérivés : les produits sont désormais disponibles à la vente, le bon de commande est en ligne sur le site Internet. Ces produits seront également proposés lors des départs de course.

•    Nom de domaine « Mini-Transat ». La Classe Mini va acheter tous les noms de domaine disponibles relatifs au nom « Mini-Transat ».

  

 •    24 septembre ou 1er octobre