Compte-rendu de la réunion du conseil d'administration

Le samedi 1 mars 2014

Administrateurs présents: Jean-Baptiste Lemaire, David Sineau, Lucas Montagne, Renaud Mary, Maxime Salé.

Administrateurs excusés : Sandrine Bertho, Antoine Rioux, Bertrand Delesne, Pierre Brasseur, Stanislas Maslard, Nicolas Boidevezi.

Organisation interne, échanges

Suite à une discussion démarrée lors de la dernière réunion du conseil d’administration au sujet des DCQ proto, il apparaît qu’il n’est pas pertinent de voter par mail. Des arguments exprimés de vive voix sont perdus à l’écrit, ce qui fausse le jugement des administrateurs qui n’étaient pas présents lors de la réunion. Aussi, nous décidons que les décisions importantes, comme celle-ci qui aurait porté sur le système de qualification, ne peuvent se prendre qu’en réunion en  présence d’un mi-nimum d’administrateurs.

Après deux mois de travail, il est nécessaire de remobiliser les administrateurs et de réaffirmer leur rôle : produire de l’argumentation et pas uniquement des avis. Jean-Baptiste s’occupe d’appeler chaque administrateur pour discuter de leur rôle dans le bon fonctionnement de notre association.

Un point hebdomadaire sur le travail effectué par nos salariées sera envoyé aux administrateurs. L’objectif est de resserrer les liens entre leurs actions et celles du conseil d’administration.

Ressources humaines

Comme lors de chaque réunion, le Bureau (président, vice-président, trésorière et secrétaire) rend compte du travail et des conditions de travail de nos salariées au Conseil d’Administration.

Commission technique

Le travail avec Jean-Bertrand Mothes-Massé pour établir une demande de dérogation aux RSO porte ses fruits. Le Bureau Exécutif de la FFVoile examinera cette demande de dérogation le 12 mars. Nous ne pouvons pas attendre cette date pour publier la version numérique du Guide Mini, le départ de la première course de la saison ayant lieu le 8 mars. Aussi, comme vu avec Jean-Bertrand, un avenant au Guide pourra être publié en fonction de la décision du Bureau Exécutif de la FFVoile.

Le travail sur l’évolution de la Jauge a débuté. Le texte actuel est un patchwork des nombreux ajustements accumulés depuis une vingtaine d’années. En préliminaire, une réorganisation du texte sans modifications a donc été faite. Il s’agit maintenant de vérifier que cette version est bien con-forme au texte actuel et qu’elle pourra donc servir de base de travail pour intégrer d’éventuelles évolutions.

Il sera nécessaire que la Commission Technique se réunisse pour bien cerner les objectifs et établir les leviers sur lesquels agir pour les atteindre. Nous nous baserons sur le travail réalisé par la Commission Technique à l’automne dernier.

Actuellement, un numéro de course peut être obtenu sur simple demande à la Classe Mini. De ce fait, un certain nombre de numéros ont été attribués à des bateaux qui sont restés au stade du projet. Nous souhaitons garder un lien entre l’ordre numérique et la chronologie de mise à l’eau des Minis. Aussi, il est décidé de faire payer 160 € chaque nouveau numéro de course. La première jauge du bateau, jusque-là facturée 150 €, sera gratuite.

Des nouveaux Minis de série sont en construction. Les chantiers doivent prendre contact avec la Classe Mini pour organiser une visite de chantier. A nous de rester attentif et de se rapprocher des chantiers s’ils ne font pas la démarche.

La modification de la Jauge Série concernant le réglage du parallélisme des safrans nécessite que les associations de propriétaires nous soumettent la solution technique adoptée par leur série si la possibilité de faire ce réglage en navigation est effectivement choisie. A ce jour, nous n’avons au-cune proposition.

Commission courses

Bilan de la Mini-Transat 2013 avec son organisateur

Le vendredi 28 février, Douarnenez Courses et la Classe Mini se sont rencontrés pour faire le bilan de la Mini-Transat 2013 et poser les bases de travail pour l’édition prochaine. Cette réunion a été l’occasion pour le Conseil d’Administration de transmettre à l’organisateur les remarques et avis exprimés par les coureurs lors de l’Assemblée Générale et dans le questionnaire. 

Un compte-rendu sera diffusé prochainement aux adhérents.

Les Sables – Les Açores – Les Sables

Le financement de la course n’est pas encore totalement bouclé et la recherche de partenaires privées est difficile. Amandine travaille seule et bénévolement à cette recherche. Il faudrait qu’elle puisse bénéficier du soutien de personnes bien implantées dans le tissu économique local. Jean-Baptiste appellera le président des Sports Nautiques Sablais pour parler de ce point.

Le comité d’organisation se réunira le 17 mars. Stanislas y représentera la Classe Mini.

La Classe proposera une soirée festive le jeudi avant le départ.

Chrono 6.50

L’organisateur a décidé de changer les dates de l’épreuve en l’avançant au 12 septembre 2014. Nous estimons que la Chrono 6.50 viendrait alors concurrencer le Trophée 6.50 Kaya Ropes qui a lieu à La Rochelle du 5 au 7 septembre. Nous contacterons donc l’organisateur pour qu’il main-tienne la Chrono 6.50 aux dates initialement prévues en concertation avec la Classe Mini.

Mini en Mai

L’organisateur demande s’il sera possible d’enregistrer et de diffuser les vacations par VHF. Le Conseil d’Administration ne s’y oppose pas en précisant qu’il est nécessaire de dissocier la vacation sécurité obligatoire et non-enregistrée de la vacation média enregistrée et facultative.

Commission qualifications

La Classe Mini Italienne sera mise en copie des Réponses Officielles faites par cette commission (ainsi que celles de la commission technique). Nous souhaitons partager avec la Classe Mini Italienne notre approche et notre lecture du Guide.

Commission communication

Les 20 ans de notre association seront fêtés le soir de l’Assemblée Générale, pendant le salon nautique de Paris. Nous avions envisagé d’organiser une soirée au départ de la Lorient Grand Large Bretagne Sud mais l’échéance est trop proche et nous préférons lier la fête d’anniversaire à un temps fort de la vie de la Classe Mini.

Christian Dumard de SailingNewsTV propose de nous aider à mettre en place une chaine YouTube qui concentrerait toutes les vidéos produites par la Classe et ses adhérents. L’idée nous intéresse et nous demanderons à Christian de venir lors de la prochaine réunion du conseil d’administration nous expliquer les détails de son offre (gracieuse).

Laurent Célarié (producteur d’images chez Him Self) nous propose de produire du contenu vidéo sur le Mini-Fastnet et Les Sables – Les Açores – Les Sables pour des chaînes spécialisées. Les rushes seront mis à la disposition de la Classe immédiatement après tournage et les sujets montés fournis aux chaines le seront après leur diffusion télévisuelle. La contrepartie serait que les chaines aient une visibilité dans les ports de départ de ces épreuves. Il s’agit donc d’un partenariat avec la Classe qui implique que les organisateurs donnent de l’espace publicitaire. Nous pensons que cette offre est dans l’intérêt de tous et en parlerons aux organisateurs des courses concernées afin d’avoir leur accord avant de s’engager avec Laurent.

Caroline pilote les dossiers YouTube et production vidéo.

Pour le cadeau adhérent de l’année, 890 rabans seront produits pour un prix global de 302 € TTC.

Nous rediscutons des produits dérivés que la Classe Mini pourrait vendre. L’objectif est de générer des rentrées d’argent. Il s’agit donc de proposer des produits sur lesquels une marge importante est possible. Nous ne souhaitons pas les vendre par correspondance ni mettre en place un système de paiement en ligne. Les produits seront donc proposés au bureau de la Classe et sur les départs de course.

Nous reportons le sujet du wikimini à la prochaine réunion du Conseil d’Administration.

Après réflexion, il apparaît qu’il n’est pas nécessaire de déposer « Mini 6.50 » à l’INPI. Le nom de notre association est le seul auquel nous tenons et il est de fait protégé.

Commission Sécurité

Jean-Baptiste s'est rendu à une réunion organisé par Didier Le Querler de la Flottille 24 F concernant le briefing sécurité habituellement fait durant la période d'accueil des courses A. Toutes les classes de course au large y étaient représentées. Voici la somme des évolutions souhaitées par chaque classe :

• créer une rencontre entre Classes, avec skippers et équipe technique, pour créer un débat, des échanges et partager des retours d'expérience dont chacun se servira pour nourrir une réflexion personnelle quant à sa propre sécurité.
• proposer une réunion sur une demi-journée (voire une journée si possibilité d'imaginer un programme original), et ainsi présenter uniquement les points clés avant le départ de chaque course.
• planifier cette rencontre dans les périodes creuses : de janvier à avril, septembre.
• y convier les chefs de projet.
• aboutir à la délivrance d'une attestation reconnue des directeurs de course, tout en veillant à ne pas faire de transfert de responsabilité vers les Classes
• la rendre obligatoire ou non ? La réponse est partagée.

C'est ainsi qu'il a été convenu de :

• proposer une conférence sur deux dates, non obligatoire pour cette année 2014, et observer la participation des skippers et équipes, car elle pourrait être importante,
• à partir de 2015, envisager de rendre cette rencontre obligatoire pour prendre le temps de tout voir sur les périodes creuses et faire un rappel des points clés, quelques jours avant le départ des courses.
• les dates retenues sont les 29 mars (9h30-11h30) et 11 avril (14h-16h) 2014. Un "Doodle" a été créé et sera transmis à tous les skippers : http://www.doodle.com/85y8dvqr6pia4x24

Le Conseil d'Administration estime qu'un briefing en début de saison est une très bonne chose mais reste attaché à celui fait avant le départ d'une course A qui a le mérite de marquer les esprits juste avant de partir naviguer.

A l’issue de ce briefing de début de saison, nous souhaitons réunir les nouveaux adhérents de la Classe Mini qui y auront assisté pour continuer à parler sécurité mais aussi pour expliquer le fonctionnement de notre association, parler de nos valeurs, de ce qu’implique de participer à une course du circuit Mini, répondre aux questions concernant les démarches administratives souvent perçues comme complexes… Ce sera l’occasion de souhaiter la bienvenue aux nouveaux adhérents et de réaffirmer que la Classe est ouverte à toutes et tous et qu’elle tire sa richesse et son dynamisme des marins qui la constitue.

A tous les nouveaux adhérents sera proposé d’entrer en contact avec des adhérents expérimentés. Il s’agit de faciliter le transfert d’expérience entre « nouveaux » et « anciens », de réaliser une sorte de parrainage. Les adhérents qui sont prêts à jouer le rôle du parrain peuvent se faire con-naître auprès d’Annabelle.

Les coureurs qui ont subi des avaries pourront être entendus par la commission sécurité. L’objectif de cet entretien est de mutualiser l’expérience de façon à bonifier nos règles. Maxime travaille à l’élaboration du fil conducteur pour ces entretiens.

Assurances

Il sera demandé à chaque adhérent armateur auprès de quel assureur ou courtier il a souscrit son assurance.

Lors de la souscription d'un contrat d'assurance, il est essentiel de faire expertiser son bateau.

On remarque cette année une hausse significative des primes d'assurance et un relèvement des franchises, conséquences d'une saison 2013 marquée par de nombreuses fortunes de mer.

Nous devons sensibiliser nos adhérents au fait qu'il n'existe pas pour l'assurance des voiliers un système de bonus et de malus tel que celui en place pour les voitures. Les  frais liés aux fortunes de mer sont supportés de la même façon par tous les assurés, les éventuels abus aussi. La Classe Mini doit donc sensibiliser ses adhérents pour qu'ils gardent une attitude responsable vis-à-vis de leur assurance, sans quoi il ne sera plus possible de couvrir les risques liés à notre pratique.

Comptabilité

Un audit du budget prévisionnel sera réalisé par une comptable amie de Jean-Baptiste en concertation avec Sandrine, Caroline et Annabelle.

Nous décidons de remplacer l'imprimante de la Classe. Après plus de 5 ans de service, remédier à ses dysfonctionnements coûterait plus cher que sa valeur actuelle.

Lors du prochain CA, Sandrine expliquera à nouveau les raisons qui poussent à valoriser tous les déplacements des administrateurs (bien-entendu tous bénévoles), même ceux que nous ne souhaitons pas voir remboursés.

Secrétariat

Caroline établira une offre de stage afin de réaliser un travail pour la communication de la Classe. Le stage débutera en mai et se terminera en septembre.

Question diverses

Régulièrement, des passionnés contactent la Classe Mini pour organiser des courses qualificatives en dehors du continent européen. Jusqu'à présent, nous leur envoyions le cahier des charges d'une course Mini dont les exigences venaient à bout de leur motivation. La Classe Mini garde comme objectif de promouvoir la course au large et pas uniquement en France ou en Europe. Il apparaît donc important d'accompagner ces organisateurs pour que leur projet aboutisse. En plus du cahier des charges, un certain nombre de documents et de conseils leur seront fournis.

Autres

Mutualisation des balises

Annabelle a fait la liste des balises utilisées par les organisateurs des courses du calendrier Mini. Deux fournisseurs dont le produit est capable de couvrir l'ensemble des courses Mini (transat comprise), CLS et YellowBrick, ont été contactés et ont proposé un devis pour fournir la flotte durant toute la saison. Il s'agit maintenant de valider la pertinence économique de cette mutualisation que la Classe Mini proposerait aux organisateurs de ses courses. L'objectif est d'aboutir sur le sujet en septembre prochain.

La prochaine réunion du Conseil d'Administration aura lieu courant avril 2014.