Compte-rendu de la réunion du conseil d'administration

Le samedi 1 février 2014

Administrateurs présents: Jean-Baptiste Lemaire, Sandrine Bertho, Lucas Montagne, Bertrand Delesne, Pierre Brasseur, Stanislas Maslard, Nicolas Boidevezi, Renaud Mary.

Administrateurs excusés: David Sineau, Antoine Rioux, Maxime Sallé

Invitées: Annabelle Moreau, Caroline Pommeret

Organisation interne du Conseil d'Administration, échanges

A l'occasion de cette première réunion du nouveau conseil d'administration, Jean-Baptiste rappelle le rôle des administrateurs dans la vie de notre association. Chacun est invité à prendre part aux débats en apportant son expérience, sa sensibilité et son point de vue sans jamais perdre de vue l'intérêt des adhérents actuels et futurs. Pour mener une politique éclairée, le Conseil d'Administration a besoin de ce temps de débats, parfois lents et chaotiques. La construction du consensus prime sur l'action à tout prix. C'est une des marques de fabrique de notre modèle associatif, celui-ci étant parfaitement adapté à la pratique des adhérents.

La retenue et une certaine confidentialité vis-à-vis de l'extérieur sont parfois nécessaires pour préserver la sérénité des échanges et en garantir la qualité. Ce principe ne va pas à l'encontre de la transparence que le Conseil d'Administration doit aux adhérents de la Classe Mini.

Lorsque le Conseil d'Administration prend une position, il est essentiel que les administrateurs la portent, même si elle ne correspond pas à la leur.

Le Conseil d'Administration est organisé en commissions. Jean-Baptiste souhaite leur donner une plus grande autonomie et réaffirme le rôle moteur de leur rapporteur dans leur fonctionnement.

Compte-tenu du grand volume de mails reçus et envoyés, il est nécessaire d'être rigoureux dans la façon dont les administrateurs interviennent dans les échanges (objet, chronologie). Parfois, pour lever des ambiguïtés ou passer un cap dans la discussion, un coup de téléphone est très efficace.

À noter que notre association fêtera ses 20 ans le 5 avril 2014. Une petite fête est envisagée la veille du départ de la Lorient Bretagne Sud Mini.

L'ordre du jour de cette réunion a été envoyé par mail aux adhérents 2013 et 2014. L'initiative a été bien accueillie, elle perdurera. Nous avons pris connaissance des commentaires apportés par certains adhérents suite à cet envoi. Plus largement, le Conseil d'administration souhaite mieux informer les adhérents de son travail, en espérant trouver en retour une plus grande implication de leur part dans la vie de la Classe Mini.

Pour joindre directement le Conseil d'Administration, une adresse mail spécifique va être créée et mise en avant sur le site internet de la Classe Mini.

Tous les administrateurs présents sont à jour de leur cotisation et ont signé le règlement intérieur.

Gestion des ressources humaines

L'an dernier, des fiches de postes ont été établies pour chacune nos deux salariées. Les administrateurs en auront connaissance.

Le conseil d'administration le réaffirme: la Classe Mini n'est pas une entreprise, la mission des salariées est d'apporter le meilleur service à ses adhérents tout en étant l'organe opérationnel de la politique menée par le conseil d'administration.

L'organisation du travail sur l'année doit rester axée sur la mise en valeur de l'expérience, du savoir-faire et de l'efficacité de nos salariées durant les temps forts que sont les départs de course. Le conseil d’administration souhaite que les documents des coureurs habituellement scannés lors des départ des courses soient transmis à Annabelle plus en amont. Les salariées de la Classe seront ainsi plus disponibles pour les coureurs lors de ces périodes de départ.

Le bureau (président, vice-président, trésorière, secrétaire) continue d'être référent dans la gestion des ressources humaines. Le dialogue avec nos salariées passera par le secrétaire.

Guide Mini 2014 

La version papier du Guide devra être disponible dans la deuxième quinzaine de mars. Pour cela, les textes et leur mise-en-page sont à finaliser pour la mi-février. Le Guide 2014 sera disponible sur le site internet de la Classe Mini à ce moment.

Des discussions sont en cours avec la Fédération Française de Voile pour que l'application des RSO 2014-2015 reste cohérente avec notre pratique. Les points concernés sont la stabilité (HP Shipman et Annabelle Boudinot sont contactés pour apporter leur expertise), les moyens de récupération d'un homme à la mer et l'antenne en tête de mât pour le transpondeur AIS. A ce sujet, compte-tenu du taux d'équipement de la flotte, rendre obligatoire l'utilisation d'un duplexeur d'antenne paraît le moins pénalisant et finalement plein de bon sens.

La Jauge Mini et la Jauge Série ont été votées en assemblée générale. Les évolutions du Règlement Spécifique Épreuves et du Règlement Mini touchent principalement à la sémantique en gardant toujours l'objectif de simplification.

A la demande de la Classe Mini Italienne, l'article R-8-b-2 est supprimé. Il est par contre vivement souhaité que des administrateurs et les mesureurs italiens viennent partager leur expérience avec leurs homologues de la Classe Mini durant la période d'accueil du prochain Trophée MAP ou Mini-Fastnet. Par ailleurs, les bateaux jaugés en Italie devront l'être à nouveau par un mesureur de la Classe Mini lorsqu'ils participeront à une course française ou espagnole.

Axes de travail des commissions

Commission technique

Joël Gaté est reconduit dans sa fonction de mesureur de classe. Dans un premier temps, la nécessité de faire appel à un prestataire extérieur en complément de Joël n'est pas évidente mais reste une possibilité.

Après discussion, il apparaît qu'une approche très pointue de la mesure des Minis n'est cohérente ni avec nos moyens humains, techniques et financiers, ni avec la pratique de la grande majorité des adhérents.

Par ailleurs, le conseil d'administration souhaite impliquer plus les coureurs dans la mesure des bateaux. Les objectifs sont multiples: mieux diffuser la compréhension technique des bateaux, confronter les coureurs à la réalité de la mesure et lutter contre les rumeurs stériles qui empoisonnent chaque départ de Mini-Transat simplement par une meilleure transparence des jauges. Lors des sessions en dehors des périodes d'accueil, un coureur devra désormais, sous l'autorité du mesureur de classe, prendre part à la mesure de tous les bateaux jaugés le même jour que le sien. Pour les jauges durant une période d'accueil, chaque bateau jaugé le sera avec l'aide de deux coureurs inscrits à la course désignés par un tirage au sort.

A l'issue des sessions de jauge, la remontée des informations au secrétariat pose toujours problème. Il  est pourtant identifié depuis plusieurs années. La Classe va s'équiper d'une tablette permettant la saisie immédiate des données et leur envoi sous forme de fichier informatique. Annabelle a déjà travaillé à l'amélioration du formulaire de saisie, nous finaliserons avec l'aide de Joël.

Le travail sur la Jauge 2016 commencera par une réécriture complète du texte sans en modifier les bases. Actuellement, la Jauge est faite par les coureurs, pour les coureurs. Nous veillerons à préserver ce principe, notamment en gardant à l'esprit que la mesure doit être simple. Dans un second temps, nous étudierons les opportunités d'évolutions à partir du nouveau texte. La Jauge Mini est équilibrée, ses évolutions doivent conduire à un nouvel équilibre proche de l'ancien tout en accompagnant la pratique et les aspirations des adhérents.

Commission course

Pour chaque course de la saison, un administrateur fait le lien entre la Classe et l'organisateur. Présent sur le départ, il y est le représentant des coureurs. Le tableau de répartition est disponible sur demande au secrétariat.

Jean-Baptiste et Caroline se sont rendus au Sables d'Olonne pour une réunion de travail sur la SAS 2014. L'équipe des Sports Nautiques Sablais est particulièrement motivée et met tout en œuvre pour réussir ce qui sera la course phare de la saison Mini. Des partenaires privés sont démarchés conjointement avec les organisateurs de la Transgascogne avec de bonnes chances d'aboutir. Finalement, ils seront bien trois à travailler pour la communication de l'épreuve: un rédacteur, une attachée de presse et un photographe. Une traduction en anglais du site internet, des briefings et des vacations sera mise en place.

Travailler dans l'incertitude complique énormément la tâche de tous nos organisateurs. Pour la réussite des épreuves, il est donc très important que les coureurs s'inscrivent aux courses le plus tôt possible. Cette démarche individuelle est bénéfique pour le collectif, elle doit donc être naturelle aux adhérents de la Classe Mini.

Les questionnaires concernant la dernière Mini-Transat ont été compilés par Annabelle. Le taux de retour est relativement faible, ce qui s'explique probablement par la discussion riche et constructive de l'assemblée générale. En se basant sur ces retours des coureurs, le conseil d'administration organisera une réunion de débriefing avec l'organisateur dans la deuxième quinzaine de février. 

Jean-Baptiste, épaulé de David, Pierre, Renaud et Lucas, mènera cette réunion. Olivier Avram sera également présent. En préparation, nous écouterons le directeur de course.

Le dossier du retour en cargo des bateaux de la Mini-Transat est brûlant pour ceux qui viennent de boucler cette course. Le conseil d'administration, composés de coureurs ayant tous déjà fait une transat, a l'expertise pour dresser un cahier des charges et déterminer quel prestataire est capable d'y répondre au mieux. Le travail débutera à l'automne et un avis sera donné aux futurs concurrents de la course au moment où le sujet entrera dans leurs préoccupations. Le conseil d'administration cherche à promouvoir la meilleure qualité de service mais aussi à conserver sur le long terme l'attrait des prestataires pour notre flotte.

Commission de qualification

Compte-tenu des circonstances exceptionnelles, Hugues Chollet (Mini n°7) et Ludovic Méchin (Mini n°5) sont considérés classés par la Classe Mini bien qu'ils aient fini hors-temps sur la dernière Mini-Transat. Les milles leur sont donc comptabilisés et, ayant fini une course de niveau A, ils n'ont pas l'obligation de faire une qualification hors-course s'ils souhaitent s'inscrire à une course de niveau A sur un autre bateau.

Pour assurer la continuité de notre système de qualification, une réunion sera organisée avant le prochain CA pour que les administrateurs présents les années passées exposent les principes de base du fonctionnement de la commission aux nouveaux entrants: accompagnement des coureurs se qualifiant, éléments d'un dossier de qualification hors-course, politique des dérogations...

Commission communication

Actuellement, la Classe entretient mal le lien avec ses anciens adhérents qui sont pourtant ses meilleurs prescripteurs. Une réflexion est lancée sur la bonne façon d'y remédier.

Caroline a rencontré Pierre-Yves Lautrou (Mini 2001, ancien administrateur initiateur de la présence de la Classe sur les réseaux sociaux) pour faire un point sur nos actions actuelles et poursuivre le travail de passation fait avec Sandrine. 

Sous l'impulsion de jeunes en stage à la Classe, notre communication s'est étoffé tout en restant axée sur nos valeurs: simplicité, efficacité, légèreté. Il faut continuer dans ce sens. 

Nous souhaitons organiser des déjeuners avec des journalistes pas uniquement sur la course phare de l'année. Il s'agit d'entretenir des liens et de les sensibiliser au fait qu'il se passe toujours quelque chose sur le circuit Mini.

Compte-tenu du budget prévisionnel de l'année, le cadeau adhérent se doit d'être peu coûteux: rabans, éco-cup,... Le tee-shirt sera pour l'an prochain.

L'idée de vendre des produits dérivés sur les départs de course est séduisante. Étant entendu que l'image de la Classe Mini ne peut être associée qu'à des produits de qualité, les concilier avec une marge intéressante et un prix attractif ne va pas être simple.

Ponctuellement, l'espace publicitaire disponible sur le site internet peut être insuffisant. Ponctuellement, des ajustements seront faits pour y remédier. Le site de la Classe Mini doit de toute façon rester lisible et refléter le nécessaire dépouillement de notre pratique.

Le forum (non-officiel) des ministes qui n’est pas géré par la Classe est à nouveau opérationnel. C'est une base de données très importante et un espace d'échanges et de liberté pour tous les passionnés. Le conseil d'administration souhaite le promouvoir tout en marquant bien son indépendance. Le lien de notre site qui pointe sur le forum devra être plus clair sur ce point.

L'idée d'un site wiki consacré au Mini reste d'actualité, même si tout le travail reste à faire. Thibault Reinhart sera contacté pour les modalités techniques. Pour donner naissance à cette base de connaissances enrichie par les expériences des coureurs, il va falloir constituer un premier canevas. Des sujets seront proposés aux adhérents.

Commission sécurité

Le briefing sécurité proposé aux bizuths lors des premières courses de l'année sera structuré.

Didier le Querler de la Flottille 24 a fait le constat que les départs de course ns sont pas les périodes les plus propices pour faire son briefing sécurité. D'autre part, les coureurs professionnels qui travaillent dans plusieurs séries finissent par trouver redondant ce briefing obligatoire. Il envisage donc d'organiser en dehors des périodes d'accueil des sessions valables un an. N'ayant qu'une course A par an à notre calendrier et regroupant principalement des amateurs, nous sommes peu sensibles à cette proposition. Jean-Baptiste va cependant rencontrer Didier le 11 février à Lorient.

Une prochaine réunion définira la méthode de travail de la commission pour recueillir les témoignages des coureurs victimes d'avaries. La finalité de cette démarche est d'améliorer la sécurité des bateaux mais aussi de partager les expériences pour que les marins restent acteurs de leur sécurité.

Point financier

Le budget prévisionnel de l'année fait apparaître un déficit de 18 k€. Une attention de tous les instants est nécessaire pour le réduire sans rogner sur la qualité du service.

Les frais des administrateurs doivent apparaître dans le prévisionnel, même s'ils ne sont pas remboursés selon les modalités annexées aux statuts.

Notre association doit pouvoir prétendre à être reconnue d'intérêt général. Un dossier va être envoyé aux services des impôts. Les dons faits à la Classe pourraient alors être déductibles des impôts.

Secrétariat

Le déménagement dans le nouveau bureau est prévu fin février. Tous les adhérents qui peuvent venir aider sont les bienvenus ! Merci par avance de contacter Annabelle ou Caroline pour vous faire connaitre si vous souhaitez nous aider.

L'opportunité de prendre une personne en stage sera débattue lors de la prochaine réunion du conseil d'administration.

Assurances

Antoine et Bertrand vont approfondir les réponses obtenues auprès des assureurs afin que le dossier soit étudié à la prochaine réunion du conseil d’administration.  

Prochaines réunions de conseil d’administration : Samedi 1er mars, puis samedi 29 mars 2014.