Réunion du Conseil d'Administration du 16 mars 2024

Compte-rendu

Le samedi 16 mars 2024

Lieu / Location: Lorient

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Administrateurs présents / attending administrators : Romain Bigot, Hélène Clouet, Mathilde de la Giclais, Enora Ferezou, Mathieu Gobet, Jean Marre, Victoire Martinet

Administrateurs absents / absent administrators : Léo Debiesse, Gaël Ledoux, Anne Liardet (suppl), Hubert Maréchal, Antoine Perrin, Timothée Villain-Amirat

Invitées / Guests : Camille Croguennec, Annabelle Moreau

1/ Ressources Humaines

• Secrétariat : Audrey sera en congé maternité anticipé dès la semaine prochaine. la charge de travail au secrétariat est maitrisée actuellement.
  
  
• Conseil d'administration : attention à ne pas baisser le rythme de suivi des dossiers, réaliser un retroplanning pour permettre l'avancement des sujets demandant plus de temps.
  • Mise en place d'échanges plus réguliers CA-Secrétariat et administrateurs-administrateurs pour conserver une bonne dynamique

2/ Conseil d'administration

• Debriefing retour cargo 2023 : Echange avec Sergio.
  Bilan globalement positif, peu de problèmes constatés sur l'ensemble de la mission.
  La question du transport des protos est à travailler pour le prochain appel d'offres : déquillage non obligatoire,transport sur bers, levages avec élingues... dans le but de faciliter les manutentions et de limiter les casses liées à ces multiples manutentions.
  Un travail sur les assurances et les franchises devra également être réalisé.
  
  
• Création d'une nouvelle base de données : la base de données est un outil indispensable au fonctionnement du secrétariat (gestion des skippers, bateaux, courses, etc), l'outil actuel date de 2007 et sa technologie est obsolète. L'entreprise Azimut a été consultée pour la création de cette nouvelle base, 2 devis reçus (64k€ et 72k€ TTC). Un vote sera organisé la semaine prochaine avec les administrateurs absents ce jour.
  * Vote organisé le 25 mars : validation du devis d'un montant de 64k€
  
  
• Financement de la Classe : le système actuel de financement de la Classe (adhésions + redevances courses) ne permet pas de soutenir 3 salaires annuels. Un travail de simulation sur les budgets sera effectué dans les prochaines semaines pour envisager les différentes options d'augmentation des ressources pour équilibrer les comptes de l'association.

3/ Commission Qualification

• la Commission souligne que le nombre de demandes de dérogation de parcours est important et rappelle que toute demande doit être étudiée et requiert du temps pour les adminsitrateurs, alors même que parfois les skippers ne savent pas s'ils seront en mesure de réaliser le parcours demandé. Une dérogation doit être motivée et bien documentée.
  
  
• La Commission remarque par ailleurs que les départs et en qualif peu préparés ou hâtifs sont nombreux en ce début d'année et les abandons sont de fait nombreux également. La qualif de 1000NM n'est pas une navigation anodine, elle doit être bien préparée, avec un bateau en configuration pour la navigation au large.
  => une communication spécifique sera envoyée prochainement aux adhérents

4/ Commission Courses

• Rôle des administrateurs au départ des courses : les administrateurs ont principalement un rôle de conseil et d'accompagnement auprès des skippers et des organisateurs. Ils ne doivent pas exclusivement contrôler la conformité à la jauge des bateaux. Le contrôle d'éléments de sécurité est du ressort des arbitres.
  
  
• SAS : l'avis de course est en cours de finalisation, les inscriptions devraient ouvrir pendant la première quinzaine d'avril.
  Le cahier des charges pour les prochaines éditions sera revu pendant l'année afin d'élever les exigeances pour cette épreuve, qui est l'événement majeur des saisons paires et qui se doit d'être aussi qualitatif et attractif que la Mini Transat.

5/ Commission Communication

• Communiqué de presse : un seul communiqué sera réalisé cette année => proposition de Curve à valider.
  
  
• Vidéo de l'année : mise en place d'un espace de téléchargement des rushs skippers pour la réalisation d'une vidéo résumant la saison en fin d'année. Modalités de réalisation à définir (durée, contenu, objectifs...).
  Demande de devis auprès de plusieurs monteurs.

6/ Commission Technique

• Exemptions RSO : en attente du retour de la FFVoile pour finalisation de nos textes de jauge & règlements.
  
  
• Réparations des Maxis : nous constatons que la flotte des Maxis est sujette à la casse des lisses axiales. Une première proposition de réparation peu satisfaisante a été envoyée par le chantier. Une réunion avec IDB et David Raison sera organisée prochainement pour travailler sur une amélioration du process de réparation/renfort.
  
  
• Longueur des outriggers : la commission se questionne sur la limitation de la longueur des outriggers en protos, notamment pour la conformité aux règles de tirant d'eau à 95°. Cette réflexion doit se poursuivre pour la jauge 2025.
  
  
• Cadre de jauge : un nouveau cadre démontable sera fabriqué cette année afin de faciliter son déplacement (notamment pour les jauges des nouveaux bateaux en Italie au mois d'avril). Gianluca & Timothée gèrent.

7/ Commission Développement Durable

• Journée présentation du Bilan Carbone - 22 mars : peu de participants annoncés pour le moment. Une relance sur les réseaux sociaux sera programmée en début de semaine.
  
  
• Ateliers Classe Mini de Demain : le premier atelier de l'année a réuni une dizaine de personnes (dont 4 adhérents seulement - les autres participants étant les administrateurs). Bonne qualité des échanges et bon déroulement de l'atelier grâce à Anna.
  Pour les prochains ateliers une meilleure communication est indispensable (réseaux, mails). La définition des attentes pour ces ateliers doit être affinée afin de faciliter la compréhension par les adhérents et susciter l’envie de rejoindre le groupe (communication plus claire, planning et programme précisés).
  Les participants des ateliers 2023 ont été absents lors de la session du 6 mars, nous devons connaitre les raisons de ces absences pour augmenter le taux de participation lors des prochains échanges.

Prochain CA : Le Samedi 20 avril en visio