Réunion du Conseil d'Administration du 10 février 2018

Extraits du Compte rendu / Minutes

Le samedi 10 février 2018

Lieu / Location : Lorient

Administrateurs présents / attending administrators: Sébastien Pebelier, Davy Beaudart, Victor Turpin, Pierre Denjean, Julien Bozzolo, Guillaume Combescure, Fred Moreau, Sylvain Michelet

Administrateurs absents / absent administrators : Henri Patou, Valentin Gautier, Anna Corbella

Invitées / guests : Camille Croguennec et Annabelle Moreau

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1/ Ressources Humaines

* Le départ de Camille en vacances est prévu la semaine prochaine.

2/ Projets de l’année

* Application Déferlante :
Une proposition de partenariat a été envoyée à Azimut. La proposition a été acceptée. Le projet suit son cours au sein de la Classe. L’objectif reste un lancement de l’application au moment de la Chrono (septembre 2018).
Vote sur l’acceptation du devis après concertation avec Azimut
5 pour 3 - abstentions.

* Exercice de navigation à l’estime pendant la qualification hors course
L’objectif de ce projet est de :
- mettre en place un contrôle de la qualité de la navigation préparée par les candidats à la qualification hors course
- valider un savoir-faire de navigation sans GPS, sur une durée significative
Il est décidé que cette disposition pourrait être introduite pour les prochaines saisons. Pierre va faire une proposition pour intégrer ces dispositions dans le dossier de qualif hors course.
Ce sujet peut être lié avec le calcul astro, la qualification hors course évaluerait non plus un calcul astro mais plus généralement la capacité du candidat à naviguer sans GPS.

* Réception météo pendant les courses A
Reprise en cours du dossier monté par Ian Lipinski.

* Matériaux voile
Des contacts ont été établis avec différentes voileries pour faire un état des lieux des différents matériaux et des coûts au regard de la jauge. Le sujet suit son cours.

* Briefing bizuths
Présentation du briefing bizuths et des fiches récapitulatives annexées (quelles avaries techniques, comment contacter en cas d’urgence par VHF, fiches médicales – pharmacie).
Le résultat du travail est bon, il est décidé de faire ce briefing aux premières courses en le rendant obligatoire pour tous. Le briefing pourra être refait plus tard dans la saison en ciblant les bizuts. Il est décidé de rendre disponible en téléchargement sur le site la présentation et les documents annexes.

* Parrainage des nouveaux adhérents/zones géographiques
Les parrains sont en cours d’identification

* Traduction des briefings
Des moyens actuels performants existent mais sont onéreux. Suivant cette analyse, il est proposé d’adapter le format d’un briefing en utilisant un outil de type Skype. L’idée pour le traducteur serait de faire une conférence live accessible aux coureurs via tablette ou téléphone. Il sera nécessaire de demander aux organisateurs une connexion internet via wifi performante.
Il est proposé de tester ce dispositif avec Annabelle sur une course.
La réflexion pourra se poursuivre au prochain CA.

* Organisation de la Chrono
Des échanges sont en cours avec le port.
Il est décidé de ne pas monter de structure dédiée, distincte de la classe pour l’organisation de la course.
Le projet suit son cours un point sera fait au prochain CA.

* Communication sur les réponses officielles
Il est rappelé qu’il n’y a pas de communication officielle vers l’extérieur sur les réponses officielles qui ne regardent que le CA de la classe et l’auteur de la question. Le CA et ses membres ont un devoir de réserve et de confidentialité sur ces RO.

3/ Plan de communication

La communication des courses est laissée aux organisateurs, conformément aux conventions existantes.
Il est décidé que la communication de la Classe doit rester dirigée vers ses adhérents plutôt que vers l’extérieur. La communication des courses (suivi, réseaux sociaux, etc.) relève de la responsabilité de l’organisateur.
Les administrateurs doivent sensibiliser les organisateurs sur la communication de leur évènement. Les outils de communication sont des éléments de promotion efficaces pour rendre les courses attractives pour les coureurs, leurs partenaires et la presse. Dans ce but les administrateurs pourront rappeler les termes des conventions signées entre les organisateurs et la Classe.
Si besoin et si le contenu vidéo existe, la Classe peut apporter son aide pour réaliser des vidéos/résumés à l’issue des courses.

4/ Budget prévisionnel

Comme chaque année le gros des produits provient des adhésions et redevances courses. Même si l’année s’annonce bien en termes de fréquentation sur la zone Atlantique, il est anticipé un nombre plus faible d’adhérents comme pour chaque année paire.
Pour les charges, il est prévu une augmentation des frais de transport, compte tenu du calendrier des courses plus chargé. Il est aussi prévu une augmentation liée à la mise en œuvre de l’application « Déferlante » et l’organisation de la Chrono 6.50.
Un scénario pessimiste indique un exercice 2018 exceptionnellement déficitaire, dû à la mise en œuvre de l’application. Un scénario réaliste, compte tenu des premières adhésions et des premières dépenses engagées, conduirait à un budget équilibré.
Il est rappelé que les exercices bénéficiaires précédant ont permis la constitution de réserves, permettant des investissements en direction des coureurs comme « la déferlante » ou permettant d’assurer la pérennité de la classe en cas d’exercices difficiles à l’avenir.
Une mise à jour du budget sera faite tous les 2 mois avec un point global en juin (au moment où l’essentiel des adhésions sont collectées).

5/ Retour cargo (Mini Transat 2017)

Bons retours dans l’ensemble sur la prestation (9 dossiers de réclamation en cours).
Des difficultés ont été rencontrées à la livraison à La Rochelle à cause de coups de vent et de la période entre Noël et Nouvel an.
Compte tenu de la satisfaction des coureurs, de la Classe et du transporteur, le CA proposera de continuer à s’occuper du prestataire cargo pour la Mini Transat 2019. Un vote sera effectué lors de l’Assemblée Générale 2018.

6/ Courses de catégorie A

* Compte rendu de la réunion avec le CRMT
La réunion n’a pas eu lieu en raison de la neige et sera reportée.
Sébastien se charge de contacter le CRMT pour convenir d’une nouvelle date fin mars.

* Compte rendu de la réunion avec Marc Chopin pour les Sables – les Açores -les Sables 2018
La situation des LSOVCL s’est largement améliorée depuis l’édition 2016. L’organisateur a prouvé qu’il était capable d’organiser un bel événement lors de la Transgascogne 2017 et il semble toujours aussi enthousiaste.
L’accent est mis sur l’importance de la communication en amont de l’événement afin que les nouveaux skippers qui ne connaissent pas la course l’ajoutent à leur calendrier.
A ce jour, 10 skippers sont inscrits.
L’équipe d’organisation est nommée (communication, médical, directeur de course).
La Classe rappelle également l’importance de la traduction pour une course de catégorie A.
Camille enverra le compte rendu de la réunion à Muriel et à Marc dans la semaine. Un nouveau RDV de suivi sera planifié fin avril début mai.

7/ Calendrier des points de jauge à vérifier pendant la saison

Un email sera envoyé à tous les skippers avant les courses pour rappeler les points de jauge qui seront contrôlés.
Les vérifications au cours de la saison porteront principalement sur les filières, les lignes de vie, les numéros de coque et pont et le TOS.

* Jauge des bateaux de série
Afin de garantir l’homogénéité de la flotte des séries, certains bateaux de série seront tirés au sort pendant la saison pour une jauge (en accord avec l’article S-22). La Commission Technique proposera un calendrier et un protocole de tirage au sort avec la consultation de Joël.

8/ Tour d'horizon de chaque commission

* Commission de qualification
Le CA rappelle que la durée de la navigation doit être de 24h minimum. La nuit seule ne pourrait être considérée comme une navigation suffisante. Un écrit (bilan) devra être envoyé par mail à l’issue de cette navigation.

* Commission Technique
L’article S-17a n’est pas suffisamment clair et pose problème à la Commission Technique qui proposera une reformulation afin de marquer les limites de la règle (notamment la définition de l’équivalence au SORIC).
Pilotes automatiques : la Commission Technique réalisera un benchmark sur les pilotes au cours de l’année afin d’inscrire dans le règlement les configurations/modèles de pilotes autorisés.

* Commission Courses
Les conventions des courses B et C sont validées. Elles seront rédigées et envoyées dans la semaine.

* Commission Communication
Le choix de la couverture du Guide et des sujets pour la prochaine Gazette est en cours.
Toutes les réponses officielles seront envoyées dans la semaine.

9 / Dates des prochaines réunions de Conseil d’Administration

Les prochains CA auront lieu le 10 mars, le 5 mai et le 9 juin à Lorient.